Переплет (подшивка) дел

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают за исключением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела будет невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы вчетырепрокола в твердую обложку из картона.

При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.

К документам, не имеющим левого поля, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.

Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело.

Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетен-ными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям. Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации.

Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.

Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела;

• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

• заголовок дела;

• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

• дата дела (тома, части);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела;

• архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.

Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

Пример:

Государственная Архивная Служба России (РОСАРХИВ)
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.

Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи| с ЭПК архивного учреждения.

На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок каждое тома (части).

Пример:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т. 1,с №1 по № 85";

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".

В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

Пример:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, с № 1 по № 60 (копии)".

На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых имеются особо ценные документы (ОПД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.