Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют

даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами.

Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Пример:

2 января 2005 года или 02.01.2005;

Если дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой такого дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов руководителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения лица, на которое оно заведено.

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

Пример: [не ранее 21 сентября?] 2005г.

Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи. Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу с ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.