В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___

(цифрами и прописью)

_________________________________________________________ листа(ов)

в том числе: литерные листы _____________________________________

пропущенные номера ___________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Наименование должности

лица, составившего

заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

В заверительной надписи указывают:

• номер дела, к которому составлена надпись;

• количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

• количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак"+";

• номера литерных листов и пропущенные номера;

• номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

• номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

• номера листов - чертежей, фото и т.п.;

• номера конвертов с вложениями и количество вложений;

• номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;

• должность составителя с расшифровкой подписи;

• дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняют в деле.