Функції реферату

Цільове призначення документа найбільше повно розкривається при розгляді його функціональних властивостей. Самою істотною, відмітною функціональною властивістю реферату є інформативність. З усіх вторинних документів ні анотація, ні бібліографічний опис не розкривають так повно основний зміст першоджерела, як реферат.

Відповідаючи на питання: «Що сказано, що викладається в документі, який реферують?», реферат дозволяє в цілісному, узагальненому виді побачити головне в змісті первинного джерела. Спостереження показують, що читання рефератів може заощадити до 90% часу, необхідного для прочитання первинних документів. Більш того, нерідко реферати заміняють первинні документи. Насамперед це стосується розширених рефератів, типу публікаційних в експрес-інформації ВІНІТІ, реферативних журналах ІНІОН і т.п., а також коротких рефератів статей, що містять опис виробів, технологічних процесів, результатів експериментів. Часто споживачі обмежуються читанням рефератів, коли потрібна їм інформація відноситься не до основної теми їхньої роботи, а до суміжних питань, або коли первинний документ опублікований іноземною мовою і число його екземплярів у країні незначно. В останньому випадку споживач не завжди може скористатися оригіналом, позначаються психологічні, язикові й організаційні причини. Звідси випливає, що реферати необхідні як засіб поширення інформації про нові досягнення закордонної науки і техніки. Вони є засобом подолання язикових бар'єрів, сприяють наукової комунікації в міжнародному масштабі, інакше кажучи, виконують комунікативну функцію.

Реферат потрібно розглядати також як пошукову систему. Користуючись рефератами, споживач здійснює по них безпосередній пошук інформації, причому інформації фактографічної. У цьому виявляється пошукова функція реферату, а також функція довідкова, оскільки інформація, що витягається з реферату, багато в чому становить довідковий інтерес. Довідкові можливості рефератів доцільно враховувати при комплектуванні довідково-інформаційних картотек, при організації цілеспрямованого інформування і т.д.

Пошукові властивості рефератів не слід обмежувати, зв'язуючи їх тільки з рішенням довідково-інформаційних задач. У самому широкому змісті реферат. приходиться розглядати як пошуковий образ первинного документа. Завдяки цій найважливішій властивості реферат застосовується нині для поточного і ретроспективного пошуку документів у ІПС із використанням ручних, механічних і автоматичних засобів.

Ефективність інформаційного пошуку багато в чому залежить від семантичної адекватності й еквівалентності рефератів первинному документові і від їхньої лексичної і язиково-стилістичної якостей. Щоб реферат виконав пошукові функції, він повинний характеризувати джерело, що реферується, не тільки змістовно, але й описово (іноді в рефераті обмежуються назвою або перерахуванням окремих питань змісту). Це ще одна властивість реферату, що прийнято називати індиктивністю. У цілому реферат, виконуючи індикативну функцію, указує на існування, наявність відповідного документа (наприклад, депонованої рукопису); разом з тим реферат описово характеризує окремі елементи змісту і передає бібліографічні ознаки. Точним бібліографічним описом первинного документа одночасно досягається і те, що реферат здатний виконувати адресну функцію, без чого, природно, неможливий документальний інформаційний пошук.

Такий пошук неодмінно зв'язаний з переглядом рефератів, що можуть бути систематизовані в реферативному журналі, у картотеці або в інших зборах. Замічено, що чим ближче пошуковий апарат до фонду первинних документів, тим менше значення має інформативність реферату, тому що споживач може звернутися безпосередньо до первинного документа. І, як уже відзначалося, інакше обстоїть справа, якщо споживач обмежений у можливостях скористатися безпосередньо первинним документом.

У цьому випадку важливу роль грає реферативний журнал, публікуючи реферати, що відбивають первинні документи, що не. обов'язково знаходяться в одному фонді і місце збереження яких не фіксовано і віддалено від споживача. Без реферативного журналу споживачі були б позбавлені великої кількості потрібної інформації, насамперед по закордонній науці і техніці. Представляючи собою систематизовані збори рефератів, журнал зберігає і почасти збільшує значення їхніх окремих функціональних властивостей, особливо інформативних і довідкових.

Реферативний журнал у цілому і, отже, що входять у нього реферати виконують сигнальні функції, повідомляючи про вихід у світло і про наявність первинного джерела інформації. Сигнальні функції рефератів виявляються, коли з їхньою допомогою здійснюється оперативне інформування про плани випуску літератури, про існування неопублікованих, у тому числі депонованих робіт. Для науково-інформаційної діяльності важливо, щоб реферати підготовлялися і доводилися до споживача, випереджаючи вихід у світло первинних документів. У конкретних установах (НДІ, вузах) реферати можуть бути використані для сигнального оповіщення про нові надходження літератури у фонд бібліотеки.

Діапазон використання рефератів дуже широкий. Так, реферати описів винаходів не тільки оповіщають про нові технічні рішення, доносять до споживача суть цих рішень, допомагають пошукові патентної документації. Зібрані воєдино, вони можуть бути використані при попередній експертизі заявок на винаходи. Реферативна інформація про НІР і ОКР спрямована на те, щоб виключити паралелізм і дублювання при проведенні наукових досліджень і конструкторських розробок. Публікація рефератів по завершенні НІР і OKP або їхніх окремих етапів сприяє успішному впровадженню отриманих результатів, а також підвищенню темпів і якості проведених робіт.

Реферат придатний для рішення ще однієї важливої задачі. Він може бути використаний для індексування змісту тексту первинного документа, що істотно (у 2–4 рази) скорочує витрати часу і праці в порівнянні з витратами на виконання цієї роботи безпосередньо по першоджерелу. У зв'язку з цим реферування й індексування варто розглядати як процес розкриття змісту первинного документа. Тому що реферування передує індексуванню, важливо,. щоб у рефераті знайшли відображення ті ключові слова, що складають ядро тексту первинного документа.

За умови охоплення реферуванням всієї основної літератури в якій-небудь області науки і техніки по змісту рефератів можна судити про збільшення інформації у відповідній області знання. Оскільки реферати відбивають новітні зведення, їхній можна використовувати (не прибігаючи до первинних документів) при рішенні задач прогнозування.

Таким чином, реферат є багатофункціональним вторинним документом. Йому властиві функції: інформативного, індикативного, науково-комунікативного, довідкового, пошукового, адресного, сигнального, прогностична, індексування.