Предварительная подготовка.

Основной принцип: Чем больше сделаешь заранее, тем легче работать на соревнованиях и непосредственно перед ними.

1.Ознакомление с исходной документацией (Положение, таблицы очков - в случае командного или суммарного личного зачета, техническое задание службе дистанций, предварительная техническая информация, отчеты аналогичных соревнований за прошлые годы). Выявление «узких мест» и вариантов их смягчения.

2.Получение предварительной информации:

- ожидаемое число участников по группам,

- система отметки на КП и система подсчета штрафа при проведении маркировки,

- количество разных индексов дистанций,

- сроки награждения.

3.Назначение заместителя главного секретаря по информации, который:

- определяет и готовит (совместно с Организатором) наградной материал

- готовит стенды для информации и оборудование для радио-информации,

- готовит и размножает предварительную информацию (совместно со службой дистанции).

4.Назначение заместителя главного секретаря по компьютерному обеспечению, а также:

- выяснение возможностей технического (компьютерного) обеспечения, наличия электричества для работы на финише,

- выяснение особенностей программы, выдача технического задания по компьютерному обеспечению в связи с особенностями данных соревнований

5.Совместно с заместителями и с заместителем Главного судьи по оргвопросам:

- составление списка необходимой техники (компьютеры, принтеры, ксероксы) в том числе для старта, финиша и службы информации,

- определение необходимого количества бумаги, сменных картриджей, пакетов и других расходных материалов и канцтоваров

- составление списка необходимого оборудования для работы секретариата (палатки, столы, а также папки, планшеты для старта и финиша и т.д.)

6.Составление списка необходимых работ со сроками выполнения и ответственными (сетевой план-график).

7.Подготовка секретарской базы (в компьютерном файле) или изготовление секретарских карточек. «Чистка» компьютерной базы при повторном использовании: восстановить снятых, снять отметку, обнулить штраф.

8. Подготовка и размножение бланковой документации для работы:

- бланки заявок (и перезаявок – при необходимости),

- бланки для работы мандатной комиссии,

- бланки технических заявок на виды программы, в том числе – эстафет,

- бланки для ручного приема финиша и ведения дубля номеров,

- бланки назначенного штрафа и прохождения штрафных кругов,

- бланки анкет,

- контрольные карточки участников, если они не печатаются из программы.

9. Подготовка дипломов (грамот), печать на них текста.

10.Подготовка образцов протоколов и «шапок» для них - для зама по компьютерному обеспечению.

11.Подготовка табличек для работы секретарей при приеме заявок.

12.Составление схем работ для каждого участка. Составление схем документооборота. Определение необходимого количества судей-секретарей на различных участках,

13.Подготовка описи документов для составления отчета.

Date: 2016-08-30; view: 332; Нарушение авторских прав