Инвентарь и оборудование.

2.5.1.Места для работы секретариата до, во время и после соревнований:

Главный секретарь должен заранее составить техническую заявку для Организатора на организацию мест работы на всех этапах подготовки и проведения соревнований.

Особенно следует обратить внимание на следующие моменты при проведении соревнований:

- укрытия от дождя и ветра, как людей, так и техники, при работе на улице,

- наличие электричества на финише и в месте работы секретариата (генератор, или аккумулятор автомобиля с преобразователем, причем автомобиль должен проехать в точку финиша),

- достаточное освещение в секретариате, особенно при проверке маркировки,

- достаточное количество столов и стульев.

2.5.2.Компьютеры и оргтехника:

Количество используемой техники зависит от количества участников и возможностей организатора. При числе участников до 200 человек и старте 3-4 человека в минуту возможно обойтись одним компьютером на финише, на который «принимаются» финиширующие участники, и с которого печатаются предварительные протоколы, а также ведется радиоинформация. Если участников до 500, старт и финиш более плотные, то необходимо больше компьютеров: финишный, на который только принимается финиш и ведется радиоинформация по возможности, и секретарский. На секретарском вводятся дозаявки и изменения, и с него печатаются протоколы и выписки для награждения. Для обеспечения связи между компьютерами используются дискеты (флешки).

Если плотность финиша очень большая, на финишном компьютере нет возможности вести постоянную радиоинформацию. Тогда используется третий, информационный компьютер, при этом необходима организация сети между компьютерами. Кроме компьютеров необходимы принтеры (один для печати сплитов, другой для печати протоколов) а к ним обязательно запасные картриджи. Также нужны удлинители, тройники, переходники.

Возможно организовать сеть (проводную или беспроводную) между компьютерами. Возможно использование компьютера (или мини компьютера) на старте, и на смотровом КП

На многодневных соревнованиях всегда возникает необходимость размножить документы, файлов которых нет в компьютерах: например, сделать копию подписанного Положения, или паспорта, или билета. Для этого в секретариате должен быть ксерокс.

На многодневных командных соревнованиях приходится множить протоколы для выдачи командам. Желательно иметь отдельный ксерокс для службы информации, или дополнительный принтер к третьему, информационному, компьютеру. Опять же – с картриджами.

Даже при использовании компьютеров на соревнованиях в секретариате полезно иметь калькулятор.

2.5.3.Канцтовары. Для соревнованийнеобходимо приготовить:

Бумагу - при использовании компьютеров требуется в среднем пачка бумаги на вид программы, не считая бумаги для распечаток сплитов и размножения протоколов. Кроме того, часто требуется цветная плотная бумага (для табличек, карточек, иногда – для номеров). Лучше иметь избыточный запас бумаги, чем в выходные дни искать работающий магазин канцтоваров.

Файлы, пакеты А3 для выдачи карт и номеров - (кол-во видов программы плюс 1 умножить на число команд), пакетики для номеров и, иногда, для карточек.

Папки для заявок, выписок, отчетов.

Ручки, маркеры, карандаши, скотч, штрих-корректор.

Степлеры со скобами, ножницы, скрепки разных размеров.

При расчете необходимого количества канцтоваров следует иметь в виду, что почти все лучше иметь с запасом и резервом. Иногда приходится исправлять и переделывать ошибочные документы. Кроме того, у секретарей постоянно пропадают ручки: представители просят на минутку – и все. Быстро исчезают на соревнованиях также ножницы, скотч, степлеры, маркеры.