Бланки, работа с ними.

При проведении любых соревнований требуются разные бланки. По сути бланк - это заготовка для внутреннего документа (протокола). Сейчас не составляет проблемы изготовить на компьютере любой бланк нужной формы. Важно продумать последовательность и размеры граф – клеток для внесения необходимых данных, чтобы было удобно заполнять бланк и легко обрабатывать его после заполнения.

Обычно требуются бланки:

- для приема заявок и перезаявок,

- для приема технических заявок, в том числе на эстафеты,

- для протокола ручного приема финиша - «финишки»,

- для протокола порядка прихода участников – «дубль»,

- для назначенного штрафа и для фиксации прохождения штрафных кругов,

- контрольные карточки (если они не печатаются из программы),

при работе без компьютера нужны бланки секретарских карточек,

а в случае командного зачета - бланки для подсчета командных результатов.

Секретарская карточка. Если соревнования проводятся без компьютера, то вся необходимая информация об участнике (фамилия, группа, разряд и т.д.) содержится в секретарской карточке. В эту карточку вносят время старта, время финиша, в ней подсчитывают беговое время, туда же вписывают штраф и окончательный результат, место, командные очки и выполненный разряд. Секретарские карточки можно изготавливать из плотной бумаги, но можно и из обычной (тонкие карточки удобнее листать, когда какую-то из них нужно найти). В конце 70-х такие карточки для динамовских соревнований я расчерчивала карандашом (по 6 штук на лист), позже удавалось ксерить такой расчерченный лист.

К началу старта секретарские карточки имеют такой вид:

Когда номер участника появляется в «финишке», карточку вынимают из пачки, дальше с ней работают несколько секретарей по типу конвейера: один вносит время финиша, другой считает беговое время, третий заполняет штраф с карт или с протокола, следующий записывает результат, следующий – отрезает и вывешивает информационный талон (правую часть карточки). Еще один секретарь сортирует обработанные основные части карточек по группам, внутри групп – по возрастанию результатов. Если участников немного – секретари совмещают некоторые, или все функции для конкретной группы.

*) В этой клетке номер, присвоенный участнику, пишется дополнительно – крупно, иногда разными цветами для разных групп или дистанций, для удобства и быстроты поиска карточки с нужным номером. Карточки в пачке располагаются по возрастанию номеров, независимо от группы, скреплены большой скрепкой в левом углу, тогда перебором правых углов можно быстро найти нужный номер. Когда правая часть карточки отрезается для вывешивания, верхняя часть с этой клеткой загибается под скрепку.

Аналогичную секретарскую карточку можно придумать и для эстафет. Хотя гораздо удобнее расчертить лист ватмана, где в строке – вся информация о команде: фамилии, разряды, номера, время команды и на каждом этапе. Такой лист является одновременно и секретарской карточкой, и информационным щитом. После окончания соревнований лист разрезается на узкие полосы - команды, которые сортируют по времени внутри групп, дописывают места, разряды и очки. С такой «лапши» печатают протоколы результатов.

Контрольная карточка содержит клетки для отметки по количеству КП плюс не менее трех резервных клеток, а также некоторые данные об участниках. Минимально допустимая информация на контрольной карточке – номер участника и его группа. По группе секретарь определяет индекс дистанции – для проверки, а потом складывает карточки в пачки групп для последующей перепроверки. Номер и группу на контрольной карточке лучше заполнять секретарю, в любом случае судья на старте должен проверить карточку (см п.2.3.5). Для участника (да и для судьи на старте) удобно, если на контрольной карточке написано время старта, особенно, если номера участников не соответствуют стартовым минутам

Полезно написать еще фамилию, имя, коллектив, тогда можно быстро вызвать участника для разбора в случае проблем с отметкой. Написание этой информации, при недостатке времени на подготовку, можно доверить участникам. Если участники забудут написать – всегда можно по номеру и секретарской карточке выяснить то, что необходимо. В контрольной карточке должно остаться место для крепления.

Образец контрольной карточки.

Форма бланка для приема заявок и перезаявок (последовательность граф для заполнения) зависит от используемой программы и от системы работы в программе, принятой на данных соревнованиях. Если соревнования проводятся с секретарскими карточками, то дозаявки на резервные минуты вносятся сразу в них, без использования бланка. Номер и стартовая минута в резервные карточки должна быть внесена заранее. Для перезаявок лучше использовать чистые – запасные карточки.

В программе Winorient сначала вводится фамилия участника, а дальше – возрастная группа, разряд, год рождения и т.д. Поэтому обычный бланк дозаявки выглядит так (при проведении соревнований с компостерной отметкой):

Последовательность клеток бланка соответствует последовательности ввода

На дозаявке работает пара секретарей следующим образом: один секретарь берет резервную контрольную карточку нужной возрастной группы (или дистанции) с присвоенными номером и временем старта, записывает в нее фамилию, имя, коллектив, при необходимости – группу участника – если резерв делается на индекс дистанции, а не на группу. После этого находит номер участнику в пачке, разложенной по возрастанию (сверху – меньший номер). Второй секретарь в это время те же данные об участнике, а также присвоенные ему номер и время старта – из контрольной карточки, вносит в бланк.

Дальше бланк поступает к оператору, который вносит данные в компьютер. Часто используется общая «база» всех спортсменов, где участники данных соревнований – «помечены». Оператор в «базе» находит заявляемого участника Петрова Ивана (поиск - по фамилии), проверяет, соответствуют ли данные базы и бланка (группа, разряд, год рождения, коллектив), исправляет при необходимости, потом присваивает номер, время старта, ставит «отметку». Если Петрова в «базе» нет, все данные набираются заново.

В последний столбец бланка пишут или «Р» - резерв, или фамилию участника, вместо которого заявили данного. Этому участнику необходимо обнулить присвоенный ранее номер, иначе в базе окажутся два участника с одним номером, что приведет к ошибкам в определении результатов. Оператор находит фамилию Матвеев, присваивает ему номер 0 вместо 117, снимает отметку. После введения всех перезаявок и дозаявок весь резерв удаляется (стирается), опять же, чтобы в «базе» не было одинаковых номеров.

При такой системе приема перезаявок «база» - основные данные обо всех спортсменах - сохраняется, и она может быть использована на следующих соревнованиях. Это экономит время на подготовку в дальнейшем.

Но иногда важнее экономить время на самих соревнованиях. Например, если соревнования проводятся с электронной отметкой, кроме номера и времени оператору нужно внести еще 6 или 7 цифр номера чипа. А потом еще проверить, что такой номера чипа больше никому не присвоен. При большом количестве участников невозможно обойтись без ошибок (ошибки возникают как при заполнении бланка, так и при вводе в компьютер).

Поэтому в этом случае принимается следующая система работы: всем резервным номерам присвоены заранее не только время старта, но и номер чипа, участник, заявляющийся на месте, может бежать только с чипом Организатора.

Тогда бланк дозаявки – перезаявки выглядит так: (мы его называем «заявка – поверх»)

Оператор ищет в «базе» нужную строку не по фамилии, а по номеру. Если в графе «вместо кого заявлен» стоит «Р» - участник заявился на резервный номер, тогда оператор вносит данные (фамилия, группа и т.д.). Если участник перезаявлен (заявлен не на резервный номер, а вместо заболевшего спортсмена), то оператор перебивает (набирает вместо имеющихся) фамилию и другие данные из бланка. Номер, время старта и номер чипа не меняются. Графа «вместо кого заявлен» нужна для контроля, чтобы оператор не «забил» другого спортсмена. При такой системе внесения заявок нет необходимости удалять резерв, т.к. двойные номера не возникают. Тогда, даже если перезаявки не успели внести до финиша участника, его номер в предварительных протоколах результатов будет.

Последняя графа бланка заполняется только в том случае, когда спортсмен, заявленный со своим личным чипом, забыл его дома. Тогда ему выдают запасной, а в бланке заполняют графы: номер (для поиска), фамилия (для контроля) и номер выданного чипа (для исправления). Остальные графы не заполняются.

Такая система ускоряет работу на соревнованиях и значительно уменьшает ошибки, но «базу» повторно использовать уже нельзя.

Для приема технических заявок на индивидуальные виды иногда проще выдать представителям распечатки – списки участников. И представителю удобно – надо только расставить номера забегов, и секретарю легко внести изменения не с клочков (представители обычно пишут на чем попало).

А вот для эстафет всегда нужны бланки, иначе или забудете про команду, написанную на обороте листочка, или перепутаете, по какой группе бежит команда и присвоите ей не те номера. Да и просто неудобно работать с листом, на котором написаны команды из нескольких групп.

Образец бланка заявки на эстафету:

Удобнее, если на листе А4 размещается не более 4-х команд. Бланки представители заполняют по коллективам, на одном листе будут и мальчики, и девочки разных групп, а для присвоения номеров заполненные бланки складывают по группам, значит, лист надо резать. Если на листе размещено много эстафетных команд, после разрезки получается мелкая «лапша», которая не удобна в работе.

Бланков для эстафет требуется значительно больше, чем будет команд, (их теряют или неправильно заполняют), особенно, если по Положению формирование неполных команд проводится жеребьевкой.

В бланке эстафеты нельзя менять последовательность этапов. Если представитель ошибся в расстановке по этапам, не надо ставить стрелки в бланке (Сидоров не на 1-м этапе, а на 3-м), а нужно дать чистый бланк для записи в нужном порядке. В крайнем случае, можно зачеркнуть и написать нужную фамилию в клетке соответствующего этапа. Иначе секретарь может ошибиться при присвоении номеров (это удобно делать прямо в пачке группы, отгибая правую часть с номерами).

Во время жеребьевки неполных команд бланки удобно скреплять степлером, а позже переписывать на новый бланк окончательное распределение по этапам.

*)Если вместо слов «Не заполняйте эти клетки» написать «Номер» (а именно туда секретарь напишет номер, присвоенный участнику на эстафету), найдутся представители, которые в клетки впишут номера участников предыдущего дня.

Если для работы в другой программе для присвоения номеров на эстафету удобнее искать участника в «базе» по номеру предыдущего дня, лучше в клетке *) написать конкретно и однозначно, номер какого вида программы представитель должен написать

В процессе сбора технических заявок и заявок на эстафету полезно отмечать в общем списке команд те команды, заявки от которых получены, чтобы потом никого не забыть.

Бланк протокола финиша – «финишка» приведен в Приложении 7. В данном случае он рассчитан на 20 участников. Иногда удобнее, чтобы «финишка» содержала другое количество клеток: 10 – если финиш не очень напряженный, или 25, когда участники финишируют очень плотно. Иногда важнее, если размер «финишки» соответствует столбцу «дубля» (образец «дубля» на 200 участников, с 25 клетками в столбце - также в Приложении 7). Тогда легче искать сомнительные или пропущенные номера, сопоставляя «финишку» и «дубль».

Бланки протоколов штрафа. Такие бланки изготавливают для соревнований на маркировке - при штрафе в кругах, Самое главное, чтобы бланк был компактен и удобен для работы на холоде (по возможности располагался на одной странице). Его лучше изготовить из плотной бумаги.

Образец формы бланка:

Секретарь штрафного круга ставит палочки в клетках справа от номера в тот момент, когда участник с соответствующим номером проезжает мимо. (Либо в секретариате на основе протокола штрафного круга другой формы заполняется это бланк - см п 3.6.) В такой же бланк в секретариате вносят количество назначенных штрафных кругов с карт, далее заполненные бланки сверяют и выявляют «не доехавших штраф».

В случае подведения командного зачета на соревнованиях, полезно заготовить бланк для подсчета командных результатов Обычно форма этого бланка зависит от системы зачета: какие группы идут в зачет, сколько результатов учитывается, в какие дни. Такой бланк имеет смысл готовить для каждых соревнований – свой. Иногда удобнее завести на каждую команду отдельную карточку, а если команд мало - проще сделать все на одном листе.

Например: «Вкомандный зачет Первенства России идут очки 3-х лучших результатов юношей (группы М17, М20) и 3-х лучших результатов девушек (группы Ж17, Ж20) за каждый индивидуальный вид программы, а также результаты 2-х лучших эстафет (соответственно у юношей и девушек)». Состав команды – 4 спортсмена в каждой группе.

Тогда карточка команды может выглядеть так: (подчеркнутые очки – 3 лучших результата юношей из 5-ти участвовавших, которые идут в зачет).

Главный секретарь должен сам определить - какой бланк удобнее, и заготовить его

Иногда могут потребоваться дополнительные бланки. Например, на соревнованиях с большим количеством возрастных групп, отметкой в карточках и награждением «на месте» мы часто делаем бланк для «награждения» – перечень всех групп.

С бланком работает секретарь, ответственный за награждение, выполняя диспетчерские функции. В пустых клетках такого бланка удобно отмечать, участники какой группы уже финишировали полностью, карточки призеров какой группы кому из секретарей дали на перепроверку, на какую группу выписали грамоты.

Не стоит экономить на изготовлении бланков. Клетки для заполнения лучше делать крупными, чтобы легко было и писать (в том числе на холоде), и читать. Так, в бланках заявок и дозаявок мы делаем 20 – 25 строк на стандартном листе. Можно размещать несколько бланков на листе А4 (например, анкеты, заявки на эстафету), но нужно убедиться, что заполнять их и читать информацию с клеток бланка будет удобно.

Протоколы.

Как было сказано ранее, протокол - это документ, который должен быть составлен по определенным правилам. Условно, протокол можно разделить на 3 части: вводная, основная и заключительная.

Вводная часть протокола – далее «шапка», содержит основные данные о соревнованиях: наименование Проводящих организаций и Организаторов, полное название соревнований, место и сроки проведения, а также название самого протокола (протокол старта, протокол результатов, протокол мандатной комиссии). Кроме этого, в «шапку» протокола старта и протокола результатов включают данные о виде программы, возрастной группе, параметрах дистанции, контрольном времени, начальнике дистанции – в соответствии с Правилами, п.42.3.

Для внутренних протоколов («финишки», «дубль», протокол штрафа и т.д.) допустимо отсутствие «шапки», но обязательны дата и номер листа.

Основная часть протоколов старта и результатов содержит сведения об участнике: фамилия, имя, коллектив (команда), квалификация, год рождения, номер, а также – время старта (протокол старта) или результат (с перечислением всех слагаемых результата), занятое место, полученные очки, выполненный разряд (протокол результатов). В протокол результатов также включаются данные о классе дистанции, ранге соревнований и условия выполнения разрядов и званий.

В Приложении 7 приведен образец протокола старта. Жеребьевка в этом случае проводилась не по группам, а по дистанциям (например, мальчики и девочки групп 10 соревновались на одной дистанции). «Шахматка» для раздельного старта, приведенная там же, - соответствует этому протоколу.

Там же приведен более сложный вариант «шахматки» - для гонки преследования (соревнований с задержанным стартом). Для более удобной работы стартеров номера участников, стартующие на одной секунде, отделены пустыми клетками, а время их старта выделено жирным шрифтом.

Основная часть протокола мандатной комиссии – сведения об участниках, допущенных к соревнованиям:

- количество (и список) участвующих субъектов федерации, дополнительно - коллективов, если это предусмотрено Положением

- распределение спортсменов участвующих субъектов (коллективов) по возрастным группам,

- распределение спортсменов возрастных групп по квалификации.

Заключительная часть протокола, как и любого документа, – подпись. Внутренний протокол («финишки», «дубли», протоколы штрафа, и т.д.) подписывает секретарь, непосредственно с ним работавший. Секретарь также должен подписывать проверенные им карты и контрольные карточки. Протокол мандатной комиссии подписывают председатель и члены мандатной комиссии, протокол результатов – Главный судья и Главный секретарь. На официальные протоколы (для отчетов и для выдачи командам) также необходимо поставить печать.

В зависимости от Положения, особенно от системы командного зачета, могут требоваться разные формы протоколов результатов. Никакая программа не может дать все варианты необходимых протоколов. Поэтому окончательные протоколы результатов приходится оформлять в общих программах (word, excel), перегружая данные из файлов. Здесь многое зависит от квалификации и умения компьютерщика. В любом случае, формы протоколов лучше продумать и составить заранее, а также предоставить их заместителю по компьютерному обеспечению

В лично - командных соревнованиях часто по Положению участники, допущенные лично, не получают командных очков. А командные очки присваивают по таблице в зависимости от занятого места. В этом случае рекомендуется следующая форма протоколов:

В случае объединения соревнований (объединенный Чемпионат двух округов) очки присваивают отдельно по округам, а разряды – по общему протоколу. Рекомендуется форма протокола:

Иногда все участники заявлены и бегут по одной группе М-21, но в личном зачете выделяется дополнительная группа М-23 (не старше 23-х лет) для награждения, командный зачет определяется для всех участников. Форма протокола:

Образец такого протокола приведен в Приложении 7.

В случае выведения командного зачета, необходимо составить протоколы командных результатов. Формулы подведения командного зачета могут быть различны, для составления формы протокола необходимо внимательно прочесть Положение.

Для командных результатов в групповом зачете, например, может использоваться следующая форма протокола:

Группа МЭ.

Если командный зачет определяется, как сумма очков зачетных участников мужчин и женщин, то форма протокола может быть такой:

В случае включения в командный зачет лучших результатов, не зависимо от группы, используется форма протокола, аналогичная групповому зачету.