Приспособления для быстрой и удобной работы.

Для раскладки номеров и чипов, а также карт по командам можно использовать плотные прозрачные пакеты А4 (или других размеров, в зависимости от величины команд). Удобный вариант раскладки: в пакет кладутся номера, булавки и командная выписка, так чтобы название команды было хорошо видно, а также либо карточки, либо чипы (чипы лучше - в дополнительном пакете). Вместе с чипами кладется второй экземпляр выписки, представитель подписывает его после пересчета чипов и возвращает секретарю.

На однодневных соревнованиях без чипов удобно использовать для выдачи номеров и карточек большие папки на кольцах с прозрачными файлами. На столе эти папки располагаются боком, так, чтобы открытая сторона файлов была справа (для судьи – правши). Номера и карточки вкладываются в командную выписку, сложенную пополам так, чтобы название команды было наверху, и потом в файл папки по алфавиту. Для быстрого поиска нужной команды название команды располагается на дальней от колец стороне справа. Представителю выписка и номера выдаются без файла.

Если в некоторых командах участники получают номера индивидуально – на выписке (которую надо печатать в алфавитном порядке) отмечаются выданные номера. При этом карточки в таких командах полезно разложить по алфавиту, а номера - по возрастанию.

При работе на соревнованиях без электронной отметки, но с большим количеством групп, удобно использовать специальные коробки для карточек. Мы их делаем так: в крышке стандартной картонной коробки из под бумаги А4 делаем прорези на длинной стороне и вставляем перегородки, нарезанные из боковых сторон коробки. Соединение перегородок с коробкой по принципу бревен в русской избе. В коробке из крышки получается 10 – 12 отсеков, в которые вставляются карточки одной группы или индекса дистанции. Коробка используется сначала для приема дозаявок и перезаявок, а потом для проверки отметок. При этом один секретарь, отмечает поступившие с финиша карточки в дубле шахматки, ставит их в соответствующие отсеки коробки по дистанциям. Другие секретари занимаются проверкой карточек по мере их накопления, доставая их из отсеков вместе с проверочной карточкой. Проверочные карточки при этом должны быть такого же формата, что и карточки участников, но другого цвета. Если нет карточек другого цвета – проверочные карточки лучше сделать на треть больше, подклеив к ним скотчем дополнительную часть. Проверенные карточки можно ставить в другую коробку, но уже сортируя их по группам, или просто перетягивать банковской резинкой.

Секретари на старте (на «шахматке»), на финише («дубль» номеров, порядок прихода участников при общем старте, ручной прием финиша- резервный вариант) и на штрафном круге обычно работают стоя. Для удобства используются папки – планшеты с зажимом.

2.5.5.Документы Главного секретаря:

- Правила соревнований. Лучше иметь их в двух экземплярах и с написанной на обложке фамилией. Правила, как, впрочем, и ручки с ножницами, пропадают быстро.

- Очень удобна для работы Папка Главного секретаря. Используется папка средних размеров на 4-х кольцах. В ее файлы вставляют все необходимые для работы документы:

- Положение,

- финансовые условия,

- таблицы командных очков,

- информационные бюллетени,

- техническую информацию и схемы,

- выписки из ЕВСК для присвоения разрядов,

- бланки («финишки», «дубли», технические заявки) или их образцы,

- список команд (территорий) с фамилиями представителей,

- рабочие протоколы,

- сводные карты, акты приемки дистанций, полученные перед стартом,

- другие, нужные Вам, документы.

- Удобно в папке иметь выписку из Правил, где содержатся все пункты, по которым результат участника может быть аннулирован. В протокол результатов соревнований необходимо включать номера пунктов, а поиск их в книжке Правил занимает много времени. Такая выписка может иметь вид простой шпаргалки (Приложение 2)

Преимущества такой папки: все документы в одном месте, их легко найти, но трудно потерять.

Никакие документы из папки нельзя никому отдавать, даже на время, при необходимости их надо ксерить!

- Заявки – предварительные, официальные и технические в разных папках, подобранные по алфавиту. Удобнее, если названия команд в заявках выделены маркером.

- Списки команд очень полезны: по ним отмечают, кто из представителей сдал, или получил материалы: анкеты, номера, протоколы, и.т.п. Список должен быть составлен по алфавиту, он может также содержать информацию, где найти представителя (номер комнаты).

- Большая папка для отчетных документов. Часто отчеты требуются в разные организации (например, в ФСО и в Федеральное Агентство - Росспорт) и в разной комплектации, с разными формами и бланками. В этом случае папки удобнее завести разные.

- В многодневных соревнованиях полезно иметь в секретариате дубликаты командных выписок: из окончательной «базы», часто их используют как расписки представителей за выданные чипы, по ним легко проверить какие-то данные, не влезая в компьютер, например, кто из команды заявлен в личном зачете.

- Запас. Всегда нужно иметь – на случай потери, порчи или забывчивости участников - дополнительные (помимо резервных) бланки и материалы: номера, чипы, чистые контрольные и секретарские карточки, дипломы.