Отпуск товара в отделения и медицинской организации

Отпуск лекарственных средств материально-ответственным лицам отделений, кабинетов производится заведующим аптекой или его заместителем по накладным (требованиям), утвержденным руководителем учреждения или лицом, на то уполномоченным. Материально-ответственные лица отделений, кабинетов расписываются в накладной (требовании) в получении лекарственных средств из аптеки, заведующий аптекой или его заместитель - в их выдаче.

Накладные (требования) выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке, а второй возвращается материально-ответс­твенному лицу отделения или кабинета при отпуске ему лекарственных средств.

Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, должны выписываться из аптеки на отдельных накладных (требованиях) со штампом, печатью учреждения и утверждаться руководителем. В них должны указываться номера историй болезни, фамилии, имена и отчества больных, для которых выписаны лекарства.

Каждая накладная (требование) на выдачу медикаментов в отделения, кабинеты в аптеке таксируется по каждому наименованию, а также выводится сумма в целом по накладной (требованию).

Протаксированные накладные (требования) ежедневно записываются по порядку номеров в Книгу учета протаксированных накладных (требований), страницы, которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера. Номера накладных (требований) на лекарственные средства, подлежащих предметно-количественному учету, подчеркиваются.

По окончании месяца в книге подсчитывается итоговая сумма по каждой группе отпущенных материальных ценностей, стоящих на учете в аптеке, и общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.

В крупных МО на каждое отделение, кабинет отводится отдельная страница.

Бухгалтерия не реже одного раза в квартал осуществляет выборочные проверки правильности ведения расходных и приходных документов.

Первые экземпляры исполненных аптекой накладных (требований), пронумерованных с начала года, вместе с Книгой учета протаксированных накладных (требований) остаются у заведующего аптекой и хранятся в течение одного календарного года (не считая текущего) в сброшюрованном виде по месяцам.

Накладные (требования) на отпуск наркотических и психотропных веществ - в течение 10 лет.

Накладные (требования) на отпуск лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, хранятся у заведующего аптекой в течение трех лет.

Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и бухгалтерии МО в денежном выражении по мере их поступления в аптеку.

Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списывании лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств, списывается с подотчета заведующего аптекой в расход.

Оборотная тара по мере сдачи ее поставщику или тарособирающей организации включается в отчет заведующего аптекой, а возвращенные организации за нее денежные средства относятся на восстановление кассовых денег.

При установлении потерь от порчи лекарственных средств составляется акт на списание ценностей, хранящихся в аптеке и пришедших в негодность, в 2-х экземплярах.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается в аптеке.

По недостачам и потерям от порчи медикаментов вследствие злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы для предъявления гражданского иска.

Составление отчета

Вконце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выраже­нии.

Составление отчета начинается с указания остатка стоимости ле­карственных средств по каждой их группе на начало отчетного месяца. Эти остатки переносятся из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается стоимость лекарственных средств, поступивших в аптеку за месяц согласно счетов поставщиков, зарегистрированных в книге регистрации счетов, поступивших в аптеку. В расход записывается стоимость отпущенных аптекой лекарственных средств отделениям и кабинетам по накладным (требованиям), записанным в книгу учета протаксированных накладных (требований), На основании актов и других документов, служащих основанием для списания, в расход записывается также стоимость испорченных лекарственных средств, возвращенной (реализованной) обменной тары и суммарные разницы от лабораторно-фасовочных работ.

В конце отчета показывается остаток - стоимость лекарственных средств и прилагаются подлинные документы, кроме протаксированных накладных (требований), остающихся на хранение в аптеке.

Отчет аптеки составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отчета подписывается заведующим аптекой и представляется в бухгалтерию МО не позднее 5-го числа следующего за отчетным месяцем, Второй экземпляр остается у заведующего аптекой. После проверки отчета бухгалтерией и утверждения его руководителем МО, отчет аптеки служит основанием для списания бухгалтерией учреждения израсходованных лекарственных средств. Все материальные ценности, находящиеся в аптеке, подлежат ежегодной инвентаризации.