Процедура оценки рисков

8.1 Оценка рисков при разработке проекта.

8.1.1 Участники проектной группы, готовящие разделы предварительного ТЭО, производят оценку рисков каждый по своему разделу.

8.1.2 РП, после разработки разделов предварительного ТЭО также заполняет таблицу оценки рисков (форма ИП-9) по каждому разделу.

8.1.3 РП направляет перечень рисков по проекту в ПО служебной запиской.

8.1.4 ПО присваивает каждому риску коэффициент весомости в пределах от 0 до1, так чтобы сумма коэффициентов весомости рисков была равна 1 и направляет РП в течение 7 дней с момента получения служебной записки от РПГ.

8.1.5 РП готовит сводную таблицу оценки рисков, которая входит в состав предварительного ТЭО.

8.1.6 В ходе проведения экспертизы проекта эксперты анализируют полученный средневзвешенный риск проекта и при подготовке рекомендаций о дальнейшей реализации проекта руководствуются шкалой оценки риска. Чем выше средневзвешенный риск проекта, тем более рискованный проект

8.2 Оценка, анализ и действия по предотвращению рисков при реализации проекта.

8.2.1 Ежемесячно РП при подготовке плана работ на 3 следующих месяца проводит совещания с членами рабочей группы и представителями подразделений исполнителей.

8.2.2. Участники совещания обсуждают каждое мероприятие плана работ на следующие 3 месяца, подразделения исполнители указывают, какие могут быть угрозы для невыполнения данного мероприятия по срокам, по затратам и по платежам. Участники совещания совместно вырабатывают предложения по устранению этих угроз.

8.2.3. Если угроза реальна (вероятность еще осуществления очень велика) и нет возможности ее предотвратить, на совещании принимается решение о необходимости корректировки параметров реализации проекта, по итогам этого совещания РП готовит заявку на корректировку параметров реализации проекта.

8.2.4 Если мероприятия будет реализовано без каких-либо отклонений, исполнитель также заявляет об этом.

8.2.5 Все решения, принятые на совещании, а также заявления исполнителей протоколируются. Все задания являются обязательными к исполнению.

8.2.6 В случае реализации с отклонениями мероприятия, по которому исполнитель заверял о том, что все будет в пределах установленных параметров, РП имеет право привлечь исполнителя к ответственности путем обращения в хозрасчетную комиссию.

8.2.7 Если мероприятие, по которому существовала реальная угроза срыва сроков, усилиями исполнителя выполнено без отклонений, РП имеет право премировать исполнителя в рамках выделенного ему ЛЗ проекта в соответствии с «Положением о премировании работников предприятия за достижение результатов при реализации проектов (программ)».

8.2.8 РП имеет право проводить совещания по рассмотрению угроз чаще, чем раз в месяц (по своему усмотрению) и анализировать на нем не только работы ближайших трех месяцев, но и работы на протяжении всего срока реализации проекта.

ПРОЦЕДУРА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТ, КОРРЕКТИРОВКИ И КОНТРОЛЯ ЗА ХОДОМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

9.1 РП и участники проекта на основании утвержденных общего плана-графика реализации проекта (форма ИП-4) и лимита затрат по проекту (форма ИП-6) разрабатывают детализированный план-график работ с приложенными к нему функциональными графиками включающими:

9.1.1. График приобретения, модернизации, изготовления, капремонта, монтажа и пусконаладки оборудования (форма ИП-10)

9.1.2. График изготовления, приобретения оснастки и приспособлений (форма ИП-11)

9.1.3. График поставки МЦ (форма ИП-12)

9.1.4 Прочие планы-графики мероприятий в зависимости от специфики проекта.

Капитальные затраты планируются в графиках в том месяце, когда произойдет ввод основных средств в эксплуатацию. Затраты по НИОКР планируются в графиках в том месяце, когда произойдет их отнесение на расходы будущих периодов.

Текущие затраты планируются в графиках в том месяце, когда произойдет их списание на себестоимость.

Платежи указываются в том месяце, в котором планируется произвести оплату.

В случае если члены рабочей группы, не имеют возможности корректно подготовить какой-либо из вышеперечисленных графиков, или же требуется дополнительная проработка вопроса, с привлечением служб или организаций с соответствующей специализацией, то РП направляет служебные записки в соответствующие подразделения или же делает запрос в сторонние организации от имени ОАО «ВАСО», где обозначает проблему и определяет задачу. Данная возможность предусматривается в распорядительном документе о запуске проекта.

Ответственным за подготовку и утверждение планов работ является РП.

9.2. Планы-графики согласуются и утверждаются с заказчиком проекта и руководителем продуктового проекта.

В случае если детализированные и функциональные планы-графики готовятся на стадии подготовки предварительного ТЭО (раздел 6), то они включаются в приказ о запуске проекта.

Срок подготовки и согласования планов-графиков ежемесячно.

9.3. Если при подготовке планов-графиков возникает необходимость общей корректировки всех мероприятий с изменением контрольных сроков их выполнения (утвержденных в приказе о запуске проекта), то новые графики с обоснованием изменений первоначальных планов и сроков передаются на согласование заказчику проекта.

9.4. Если при подготовке планов-графиков помимо корректировки сроков и мероприятий, возникла необходимость увеличения общего ЛЗ по проекту, то новые затраты должны быть согласованы с Заказчиком проекта, ПО и вынесены на рассмотрение Инвестиционного комитета с предоставлением всех обоснований.

9.5.На основании утвержденных планов-графиков и утвержденного сводного ЛЗ по проекту РП распределяет ЛЗ по участникам проекта в разрезе выполняемых ими мероприятий

9.6. РП составляет сводный Лимит платежей по проекту (форма ИП-7), согласует и утверждает его у Директора по управлению проектами. Утвержденный ЛП предоставляется в ПО, а также доводится до ФУ и всех участников проекта осуществляющих взаимодействие с контрагентами в рамках реализации проекта.

9.7. Детализированные и функциональные планы-графики доводятся до всех участников проекта, а также представляются в ПО.

9.8. Подразделения-участники проекта в соответствии с утвержденными планами-графиками, осуществляют выполнение мероприятий. В случае если выполнение мероприятий связано с выдачей заданий, заявок, оформлением заказов сторонним организациям и открытием внутренних заказов, то данная процедура осуществляется согласно принятого на ОАО ВАСО» порядка, в рамках лимита затрат установленного для данного мероприятия. Мероприятие считается выполненным только после принятия бухгалтерией к учету первичного документа с визой РП. Принятие к учету документов без визы РП не допускается.

9.9. Если при выполнении мероприятий по проекту подразделение не укладывается в лимит или в сроки, оно должно обосновать данное обстоятельство руководителю проекта, до момента проведения платежей или работ по проекту. Обоснование причин отклонений от заданных параметров, осуществляется путем подачи пояснительной записки (форма ИП-13) на имя РП.

9.10. РП в случае принятия обоснованности доводов может в рамках проекта перераспределить лимит между мероприятиями (подразделениями), а в случае выдерживания общих сроков выполнения проекта скорректировать и сами мероприятия.

9.11. В случае если согласования достичь не удалось, РП выносит этот вопрос на Инвестиционный комитет

9.12. В случае если принимается решение о корректировке параметров проекта, как на Инвестиционном комитете, так и на уровне Заказчика проекта, РП готовит соответствующий проект приказа по заводу

9.13. Приказ утверждается Генеральным директором и рассылается всем участникам проекта.

9.14. РП проводит корректировку планов реализации проекта, ЛЗ и ЛП (по необходимости), все данные по корректировке (планы, обоснования, заявки, протоколы и проч. Информация) передаются в ПО.

9.15 Подразделения-участники проекта, по окончании текущего месяца формируют отчеты о выполнении плана работ за месяц по своим мероприятиям и представляют их руководителю проекта до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Ответственным за формирование отчетных данных и своевременное предоставление отчета является руководитель подразделения– участника проекта.

В случае необходимости подразделения– участника проекта,, обязаны по первому требованию РП предоставить ему следующие материалы:

· отчет о выполнении плана работ за месяц в электронном виде;

· справку о выполнению ЛЗ

9.16 РП на основании полученных от подразделений отчетов о выполнении плана работ за месяц формирует общий отчет о выполнении плана работ по проекту за месяц (форма ИП-15) и предоставляет его в ПО до 20 числа месяца, следующего за отчетным. Ответственным за формирование, достоверность и своевременное предоставление отчетов является РП.

9.17 РП на основании полученных от подразделений отчетов о выполнении плана работ за месяц формирует общий отчет о соответствии лимита затрат по проекту за месяц (форма ИП-6) и предоставляет его в ПО до 20 числа месяца, следующего за отчетным. В случае необходимости РП обязан по первому требованию предоставить в ПО копии отчетов подразделений о выполнении плана работ за месяц, а также свои отчеты в электронном виде.

Ответственность за составление, своевременное предоставление отчетов по проекту и достоверность данных в отчете несет РП.

9.20 РП на основании аналитических данных бухгалтерского учета[1] формирует общий отчет о соответствии лимита платежей по проекту за месяц (форма ИП-7) и предоставляет его в ПО до 20 числа месяца, следующего за отчетным. В случае необходимости РП обязан по первому требованию предоставить в ПО копию отчета ФО об оплате оборудования и услуг сторонних организаций за месяц, а также свои отчеты в электронном виде.

Ответственным за своевременное предоставление данных для отчета является Главная бухгалтерия.

Ответственность за составление, своевременное предоставление отчетов по проекту и достоверность данных в отчете несет РП.

9.21 Если ЛЗ и ЛП на следующие 3 месяца не изменяются, по сравнению с поданными ранее и согласованными ЛЗ и ЛП на эти же месяцы, РП имеет право представить в ПО данные ЛЗ и ЛП только за своей подписью.

9.22 РП обязан по первому требованию заказчика проекта представить ему копии всех плановых и отчетных документов.

Схема процедуры планирования работ и контроля за ходом реализации проекта прилагается (рис.3).