Отметка о наличии приложения

Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (указание вида, наименование, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента санкционирования их соответствующим распорядительным органом. Формулируется эта санкция в распорядительном документе. Например: "Утвердить прилагаемое Положение о..." или "Одобрить мероприятия... (прилагаются)".

На прилагаемом документе в этих случаях делается надпись, свидетельствующая об его утверждении, одобрении или введении в действие.

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи слова "согласно", употребляемого с существительным в дательном падеже (например: "согласно приложению", "согласно указаниям").

Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака "№" (например: "согласно приложению 2", "Приложение 3 к...").

При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно приложениям 1 - 4", а не "согласно приложениям 1,2,3 и 4".

При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного документа (до реквизита "подпись") делается отметка: "Приложение".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они повторно не именуются.

Например:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка об использовании оборудования на 5 л. в 2 экз.

2. Перечень оборудования на 10 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:

Приложение: письмо Минэкономики от 22.10.1996 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Подпись

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными правовыми актами.

В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

При оформлении подписей документов (в том числе и распорядительных), выполненных на используемых в организации бланках, наименование должности допускается в сокращенном виде.

Например:

Председатель Т.В.Иванов

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Председатель Витебского областного

объединения профсоюзов В.И.Фурсов

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Подпись инициалы, фамилия

Подпись инициалы, фамилия

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Например:

Председатель подпись инициалы, фамилия

Секретарь подпись инициалы, фамилия

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций, и др.). Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, или на одном уровне, если документ подписывается должностными лицами одного ранга.

Не допускается подписание документов с проставлением предлога "за" или черты перед наименованием должности;

Гриф приложения

Реквизит "Гриф приложения" состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается отметка, указывающая, к какому документу относится приложение.

Например: Приложение

к постановлению Президиума Совета Федерации профсоюзов Беларуси

30.02.2006 №35

Гриф согласования

Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита "Подпись", включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласован, дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Гродненского областного объединения профсоюзов

Подпись И.И.Гайдукевич 03.09.2005

Если согласование производится с коллегиальным органом или профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания... 10.05.2006 №4

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Лист согласования

проекта Соглашения об общих принципах сотрудничества

Заполненный лист согласования подписывается и датируется в соответствующей организации, затем прилагается к проекту документа. При наличии замечаний по тексту документа гриф согласования не подписывается;

Визы

Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа.

Проекты документов, представляемые на подпись, должны быть завизированы. В состав визы входят личная подпись, ее расшифровка и дата визирования.

Проекты постановлений, распоряжений, приказов и проекты других документов (письма, справки, докладные записки), а также текстовые приложения к ним до представления на подпись должны быть завизированы (в порядке очередности) работником, готовившим данный проект, руководителем структурного подразделения, осуществляющего подготовку проекта, юристом (иным уполномоченным работником).

Нетекстовые приложения визируются работником, готовившим проект, и руководителем структурного подразделения на оборотной стороне последнего листа.

Исполнитель визирует многостраничный текст проекта документа и нетекстового приложения на оборотной стороне каждого листа.

Визы проставляются ниже реквизита "подпись" на лицевой, а при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

Фамилии и инициалы визирующих документ должностных лиц печатаются после слова "Визировали" и располагаются в порядке, обратном установленному порядку визирования документа.

Например:

Визировали:

В.В.Гарунович (подпись, дата)

С.Н.Кухарчик (подпись, дата)

Г.В.Калиновская (подпись, дата)

Проект постановления, распоряжения или приказа после переноса на бланк визируется исполнителем на оборотной стороне каждого листа. Визы других должностных лиц на бланк документа не переносятся.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в структурных подразделениях. Визы проставляются на последнем листе документа, ниже реквизита "подпись" в приведенном выше порядке.

Если в процессе согласования и визирования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

В случае несогласия с содержанием проекта визирующее лицо обязано завизировать документ с примечанием: "См. замечания", изложить замечания в письменной форме в виде докладной записки с точно сформулированным предложением или мотивированным возражением, которая прилагается к проекту документа.

Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения их юридической силы: на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, на договорах, финансовых документах, на актах выполнения работ, приема-передачи оборудования и др., а также в иных случаях, специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи;