Регистрационный индекс

Регистрационный индекс документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в канцелярии, по личному составу - в отделе кадров, бухгалтерские документы - в бухгалтерии и т.д.

Обязательным элементом реквизита "Регистрационный индекс" является его порядковый номер в течение года с января по декабрь.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным индексом структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшиты документ или копия отправленного документа. Например, 12-34/89, где 12 - индекс структурного подразделения (например, отдел кадров), 34 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего
документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка входящего (инициативного) документа, на который пишется ответ, и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию входящего (инициативного) документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что, писали и полностью ли учтены просьба или предложение.

При подготовке ответов следует указывать индекс и дату документа, на который дается ответ, под датой и номером исходящего документа.

Например:

10.02.2005 № 07-6/12

На №02-16/381-4 от 24.01.2005

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо);