Почтовый адрес отправителя

Порядок оформления реквизита "Почтовый адрес отправителя" должен

соответствовать требованиям Почтовых правил, действующих на территории Республики Беларусь. Этот реквизит необходим при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.

Почтовый адрес проставляется следующим образом: название улицы, номер дома, почтовый индекс, название населенного пункта (района, области, государства);

Коммуникационные и коммерческие данные

В состав реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные" входят номера телефонов, телексов, факсов, код автоматической междугородной телефонной связи, адрес электронной почты и WWW-страницы (если есть), наименование банка, номер счета в банке и др.

При оформлении этого реквизита на бланке указывается общий номер телефона справочной службы, секретариата, канцелярии, приемной и т.д. Данные о номере счета в банке должны содержать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные данные.

Справочные реквизиты коммуникационных и коммерческих данных располагаются только на бланке письма;

Название вида документа

Реквизит "Название вида документа" должно соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма название вида документа не указывается;

Дата

Все служебные документы датируются и индексируются.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами.

Основной датой документа является дата его подписания, принятия, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для протоколов, актов и некоторых других документов).

Датой принятия постановления, издания распоряжения считается дата его подписания руководителем организации ФПБ.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой отправки.

Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документов. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата проставляется при оформлении ссылки на индекс и дату входящего документа, грифа согласования, визы, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, а также при заверении копии, переносе данных на машинный носитель.

Дата подписания (принятия) документа и индекс наносятся на специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Даты в документах оформляются двумя способами:

9 января 2006 г. или 09.04.2006 (год - четырьмя цифрами).

Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте финансовых документов, а также в нормативных правовых актах, второй - при датировании документов после подписания, утверждения, согласования, а также в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель".

Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число проставляется руководителем, подписавшим документ.

Даты и индексы должны приводиться в одной строке;