Описание концепции информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники

В процессе исследования деятельности администрации МОГП г. Соль-Илецка были выявлены основные направления деятельности организации, организационная структура на макроуровне, организационная структура отдела информационных технологий. На основе собранной информации выявлены общие сведения о задачах, проведена их декомпозиция.

Анализ деятельности администрации МОГП г. Соль-Илецка позволил сформировать множество информационных потоков, которые структурированы в виде схемы информационных потоков, описанной выше.

Проведены обоснования по выбору задач, входящих в проектируемую информационную систему, целесообразности использования компьютерной техники, по информационному, программному и техническому обеспечению комплекса задач. Среди множества неавтоматизированных задач были обоснованно выбраны задачи, подлежащие автоматизации.

Анализ литературы по исследованию и разработке программного обеспечения позволил выявить основные подходы к проектированию информационных систем [26, 27]. На основе полученных данных был проведён анализ средств автоматизации деятельности, используемых на данный момент в процессе функционирования администрации.

Проведёны обзор и анализ имеющихся инструментальных средств разработки программного обеспечения. Определено, что среди множества представленных на рынке программного обеспечения, оптимальным для разработки информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники является система «1С:Предприятие 8».

В результате проведённой работы определено, что информационная система для учёта ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка должны быть многопользовательской. Основными пользователями информационной системы являются следующие сотрудники отдела информационных технологий:

– начальник отдела информационных технологий;

– системный администратор;

– инженер-системотехник;

– ведущий программист;

– программист.

Для каждого пользователя должен быть разработан удобный, функциональный и эргономичный интерфейс, позволяющий с учётом разграничения прав доступа предоставлять возможности по работе с соответствующими документами.

В информационную систему должны быть заложены следующие основные функции, направленные на:

– сбор информации по оргтехнике и программному обеспечению администрации;

– анализ информации по ремонту и обслуживанию оргтехники администрации;

– обработку информации по имеющейся оргтехнике и программному обеспечению, ремонту оргтехники, их характеристиках и параметрах использования;

– формирование отчётной информации по оргтехнике, её ремонту и обслуживанию, программному обеспечению, его использованию и сопровождению, по выполнению сотрудниками отдела информационных технологий администрации соответствующих работ в соответствии с их должностными обязанностями.

В соответствии с выбранными для автоматизации задачами в проектируемой информационной системе должны быть разработаны следующие модули:

– модули организации ввода в систему первичной информации по наличию оргтехники, её характеристиках, стоимости, сроках использования, периодичности проведения планового обслуживания и ремонта;

– модули организации ввода в систему информации об имеющемся программном обеспечении, его стоимости, сроках лицензии, условиях сопровождения;

– модули ввода информации по проведению инвентаризации в администрации;

– модули по ведению учёта всех видов оргтехники и программного обеспечения в целом по организации и по подразделениям;

– модули ввода и проверки сведений по анализу работоспособности и безопасности информационных ресурсов;

– модули анализа работоспособности и безопасности информационных ресурсов, обеспечивающих бесперебойное функционирование за счёт контроля показателей качества работы с различными видами ресурсов;

– модули ввода, корректировки, обработки и анализа данных о проверках использования оргтехники;

– модули ввода в систему данных о фактах неправильного применения оргтехники;

– модули внесения и обработки данных о заявках на ремонт оргтехники администрации;

– модули ввода информации о характеристиках и условиях выполнения ремонта оргтехники с последующим анализом выполнимости ремонта собственными средствами;

– модули внесения сведений об обслуживании оргтехники для обеспечения бесперебойного функционирования;

– модули по обработке ввода в систему сведений об установке оргтехники, ремонту и списанию оргтехники;

– модули ввода и обработки информации об используемом программном обеспечении, включающие внесение в систему сведений об имеющемся, вновь закупленном и установленном программном обеспечении;

– модули обработки информации по учёту программного обеспечения в разрезе подразделений по видам обеспечения, назначению, стоимостной категории, степени использования и других параметров анализа;

– модули ввода и обработки информации по использованию лицензионного программного обеспечения с возможностью хранения всех необходимых характеристик;

– модули по формированию списка программного и технического на основе информации по заявкам и сведений о наличии денежных средств, выделяемых на закупку обеспечения;

– модули формирования отчётной информации в виде списка необходимого и возможного для закупки программного и технического обеспечения;

– модули формирования отчётности по использованию оргтехники и программного обеспечения;

– модули формирования отчётности по учёту ремонта и обслуживания оргтехники на основе данных по имеющейся оргтехнике, сведений о ремонте, списании и закупке новой оргтехники.

Включение перечисленных модулей в проектируемую систему позволит вести точный и оперативный учёт ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка.

Заключение

В процессе исследования деятельности администрации МОГП г. Соль-Илецка:

– выявлены основные направления деятельности организации;

– определена организационная структура на макроуровне и на уровне отдела информационных технологий;

– проведён анализ должностных инструкций сотрудников отдела информационных технологий;

– описаны общие сведения о задачах и проведена их декомпозиция;

– описана схема информационных потоков отдела информационных технологий;

– проведены обоснования по выбору задач, входящих в проектируемую систему, целесообразности использования компьютерной техники, по информационному, программному и техническому обеспечению комплекса задач;

– изучены подходы к проектированию информационных систем и разработке программного обеспечения;

– описана концепция информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка.

В результате проведённой работы получены выводы:

– на основе анализа деятельности администрации МОГП г. Соль-Илецка определена необходимость разработки информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники;

– выбраны задачи, подлежащие автоматизации с обоснованием целесообразности использования компьютерной техники, а также информационного, программного и технического обеспечения;

– описана концепция информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка с указанием списка пользователей системы и подлежащих разработке модулей;

– информационная система позволит сократить количество ошибок при вводе информации, уменьшить временные затраты на сбор и обработку информации по оргтехнике и повысить оперативность обслуживания оргтехники администрации.

На основе описанной концепции информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка следует разработать и внедрить в деятельность программное средство.