Обоснование проектных решений по учёту ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка

1.6.1 Обоснование выбора задач, входящих в проектируемую информационную систему

На основе анализа деятельности администрации МОГП г. Соль-Илецка были выявлены цели, задачи, приведено описание общих сведения о задачах и их декомпозиция. С учётом сведений о должностных инструкциях сотрудников отдела информационных технологий и данных о декомпозиции задач администрации выявлены задачи, подлежащие автоматизации.

Задачи, подлежащие автоматизации и входящие в проектируемую информационную систему, следующие:

– сбор первичной информации о наличии оргтехники, программного обеспечения, периферийных устройств в виде записей с инвентарными номерами, данными о лицензиях и т.д.;

– учёт всех видов оргтехники и программного обеспечения в целом по организации и по подразделениям с возможностью учёта в различных разрезах по видам оргтехники и программного обеспечения;

– анализ работоспособности и безопасности информационных ресурсов, обеспечивающих бесперебойное функционирование за счёт контроля показателей качества работы с различными видами ресурсов;

– контроль использования оргтехники по назначению, включающий непосредственную проверку оргтехники и внесение в систему данных о корректном использовании или фактах неправильного применения оргтехники не по назначению;

– сбор заявок на ремонт оргтехники, анализ выполнимости ремонта собственными средствами, проведение ремонта;

– внесение сведений об обслуживании оргтехники для обеспечения бесперебойного функционирования, которое включает внесение в систему сведений об установке оргтехники, ремонту, списанию и т.д.;

– сбор и обработка информации об используемом программном обеспечении, включающий внесение в систему сведений об имеющемся программном обеспечении, вновь закупленном, установленном, имеющим просроченную лицензию и т.д.;

– учёт программного обеспечения в разрезе подразделений по видам обеспечения, назначению, стоимостной категории, степени использования и т.д.;

– контроль использования лицензионного программного обеспечения и его обновления, заключающийся в ведении карточек программных средств с возможностью хранения о них всех необходимых характеристик;

– поддержка принятия решений по формированию списка необходимого программного и технического обеспечения, заключающаяся в том, что происходит сбор и анализ информации по заявкам и с учётом имеющихся денежных средств, выделяемых на закупку обеспечения, формируется выходная информация в виде списка необходимого и возможного для закупки программного и технического обеспечения;

– формирование отчётности по использованию оргтехники и программного обеспечения на основании данных, собранных по организации;

– формирование отчётности по учёту ремонта и обслуживания оргтехники, заключающееся в сборе и обработке данных по имеющейся оргтехнике, сведений о ремонте, списании и закупке новой оргтехники.

Выбор приведённых задач обусловлен следующими причинами:

– необходимостью проведения комплексного учёта ремонта и обслуживания оргтехники;

– большим объёмом информации, необходимой для хранения сведения по оргтехнике, её ремонту и обслуживанию;

– частотой использования информации по учёту ремонта и обслуживания оргтехники;

– необходимостью быстрого формирования отчётной информации по оргтехнике в различных разрезах.

Включение в проектируемую информационную систему перечисленных задач позволит проводить комплексный учёт ремонта и обслуживания оргтехники как в целом по администрации, так и по подразделениям. Такая информационная система позволит:

– сократить количество ошибок при вводе информации по учёту ремонта и обслуживания оргтехники;

– уменьшить временные затраты на сбор и обработку информации по оргтехнике и программному обеспечению;

– упростить процесс формирования различных видов отчётности;

– повысить качество обслуживания оргтехники администрации;

– расширить возможности анализа работоспособности оргтехники.

1.6.2 Обоснование целесообразности использования компьютерной техники

Информация является неотъемлемой частью деятельности любой организации. Её виды являются индикаторами той или иной деятельности любого предприятия и организации. В современном мире, информация все больше принимает электронную форму представления. Такая тенденция легко объясняется большим объемом данных, хранение которых на бумажных носителях проблематично и не безопасно [5].

Проблема хранения информации в бумажном виде обусловлена, прежде всего, тем, что для этого требуется много места, поиск необходимых данных затруднен, а сама информация может быть потеряна или испорчена с течением времени. Также, необходимо принимать во внимание то, что некоторая информация не предназначена для всеобщей огласки и имеет ту или иную степень секретности, следовательно, необходимо принимать меры для защиты такой информации.

Использование средств вычислительной техники для хранения и обработки данных помогает избежать рассмотренных проблем. Кроме того, использование вычислительной техники позволяет ускорить процесс ввода данных и снизить количество ошибок, так как часть данных вводится автоматически или выбирается из справочников [6, 7].

Создание информационной системы для учёта ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г.Соль-Илецка позволит:

– осуществлять первичный ввод информации в единую базу данных и в дальнейшем использовать ее многократно с возможностью дополнения и обновления информации;

– обеспечить компактное хранение, быстрый и удобный поиск информации;

– создать дополнительные возможности анализа использования оргтехники и программного обеспечения;

– формировать различные отчётные формы для предоставления сотрудникам отдела, начальнику отдела информационных технологий и вышестоящему руководству.

Необходимость использования вычислительной техники для решения выбранного комплекса задач объясняется большим объемом хранимой и обрабатываемой информации об оргтехнике, её ремонте и обслуживании, а также необходимостью формирования различных видов отчётности.

1.6.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Решение предметных задач невозможно без осуществления вспомогательных (обеспечивающих) видов деятельности, непосредственно не преследующих нормативно определенных целей, но необходимых для их достижения. Одним из таких видов деятельности является информационное обеспечение.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих на предприятии, методология построения баз данных.

Необходимость информационного обеспечения вызывается тем, что подавляющие число задач субъектов деятельности характеризуется информационной неопределенностью и возникает, когда состояние информированности сотрудников организации о значимых элементах окружающей действительности не позволяет результативно решать задачи предметной деятельности. Иными словами, несоответствие между фактическим и желаемым состоянием информированности порождает проблему получения информации определенного качества, т. е. информации, отвечающей потребностям предметной области [8].

Информационная потребность – это определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающие в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности. Другими словами, информационная потребность – совокупность тех сведений (данных), которые необходимы для эффективного функционирования организации (подразделения, сотрудника). Содержание же любого объекта определяется теми целями, для достижения которых он создается. Таким образом, первичным определяющим информационные потребности, являются цели функционирования организации.

Проблема определения, описания, измерения информационных потребностей сотрудников является одной из основных в комплексе проблем информационного обеспечения. Определив характеристики информационной потребности пользователей, можно формулировать требования к информационному обеспечению, состав и функции информационной системы [5].

Информационные потребности определяют цель информационного обеспечения, которая состоит в предоставлении сотрудникам (пользователям) информации требуемого качества в заданные сроки и в рамках действующих технической и организационно-штатной структуры организации, правового регулирования и финансирования.

В рамках информационного обеспечения имеются внемашинные и внутримашинные массивы информации, воспринимаемые человеком без технических средств, например, наряды, акты, накладные и т. п.

Внутримашинные массивы информации содержатся на носителях и состоят из файлов. Они могут быть созданы как совокупность отдельных файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (нарядов, накладных и т. п.), или как базы данных [9].

Организация информационного обеспечения определяется составом объектов отражаемой предметной области, задач, данных и совокупностью информационных потребностей пользователей автоматизированной системы.

Качество информационного обеспечения проектируемой системы непосредственно влияет на оперативность, достоверность и правильность принимаемых управленческих решений по вопросам ремонта и обслуживания оргтехники.

1.6.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Программное обеспечение (ПО) представляет собой совокупность программ, реализующих функции и задачи информационных систем и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств.

Программное обеспечение выполняет три основные функции:

– обеспечивает работоспособность компьютеров, так как без соответствующего ПО компьютеры не могут осуществлять никакие операции;

– расширяет ресурсы вычислительной системы и повышает эффективность их использования;

– облегчает взаимодействие пользователя с компьютеров и повышает производительность его труда [10].

В зависимости от выполняемых функций программное обеспечение условно делится на три группы:

– системное (общее) программное обеспечение, необходимое для управления ресурсами компьютера и их распределения между разными потребителями, для организации и контроля вычислительного процесса, для выполнения пользовательских программ и предоставления пользователю набора различных услуг (тестирование и подготовка оборудования к работе, создание архивных копий используемой информации и др.);

– прикладное (специальное) программное обеспечение, предназначенное для обеспечения решения профессиональных задач пользователя в различных сферах человеческой деятельности (редактирование текстов, создание таблиц, рисование картинок и др.);

– инструментальное программное обеспечение, используемое для создания новых программных продуктов, в том числе общего и специального программного обеспечения [9].

По другой классификации программное обеспечение делится на две группы:

– базовое программное обеспечение, необходимое для функционирования вычислительной системы (это операционная система);

– дополнительное программное обеспечение, включающее часть общего ПО, например программы, расширяющие возможности операционной системы, обеспечивающие работу с разными типами новых устройств или позволяющие соединяться с другими вычислительными системами, а также все специальное ПО – оригинальные программы для решения специфических задач пользователя в различных сферах деятельности [6].

Для разработки информационной системы для учета ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г.Соль-Илецка требуется выбор инструментального программного обеспечения, которое позволит создать и внедрить в деятельность администрации спроектированную систему. В качестве инструментального программного обеспечения рекомендуется использовать систему «1С:Предприятие 8», так как:

– данная система уже используется в администрации для ведения бухгалтерского учёта;

– сотрудники отдела информационных технологий знакомы с данной системой, что сократит затраты на разработку и привлечение новых сотрудников для создания информационной системы;

– система «1С:Предприятие» является гибкой и может применяться во многих сферах деятельности;

– данная система включает в себя платформу и прикладные решения, которые могут работать на основе этой платформы, что позволит интегрировать проектируемую систему с уже имеющимися в администрации типовыми конфигурациями;

– платформа «1С:Предприятие» представляет среду быстрой разработки прикладных решений, которая позволит спроектировать полноценную информационную систему в короткие сроки;

– система «1С:Предприятие» имеет предметно-ориентированную среду быстрой разработки, существующую в платформе 1С:Предприятия и реализованную в составе конфигуратора. Она предоставляет разработчику интегрированный набор инструментов, необходимых для быстрой разработки, распространения и поддержки прикладного решения для автоматизации бизнеса [11];

– данная система имеет широкий набор средств разработки удобных интерфейсов, экранных и печатных форм, встроенных механизмов анализа данных и прогнозирования, а также интеграции с другими программными средствами.

1.6.5 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению комплекса задач

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на средства и технологические процессы. Данный вид обеспечения включает в себя:

– технические средства сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи, отображения, вывода, размножения информации;

– компьютеры любых моделей (персональные компьютеры и высокопроизводительные компьютеры); компьютеры могут объединяться в вычислительные сети;

– все виды оргтехники;

– устройства автоматического съема информации;

– эксплуатационные материалы и др.

Технические средства обеспечивают полноценное функционирование информационной системы. Используемое программное обеспечения предъявляет требования к аппаратному обеспечению [8]. При реализации информационной системы по учёту ремонта и обслуживания оргтехники администрации МОГП г. Соль-Илецка необходимо выполнение минимальных требований к аппаратному обеспечению:

– процессор Pentium с тактовой частотой не ниже 1 Ghz;

– оперативная память 256 Mb;

– накопитель на жестких магнитных дисках (винчестер) емкостью не менее 10 Gb;

– монитор с диагональю экрана не менее 17 дюймов;

– клавиатура;

– операционная система Windows XP.

Рекомендуемые требования к аппаратному обеспечению:

– процессор Pentium с тактовой частотой не ниже 1,5 Ghz, либо AMD с тактовой частотой не ниже 2,2 Ghz;

– оперативная память 1 Gb и больше;

– накопитель на жестких магнитных дисках (винчестер) емкостью не менее 20 Gb;

– монитор с диагональю экрана не менее 17 дюймов;

– манипулятор мышь, клавиатура;

– принтер;

– операционная система Windows XP или выше.

В качестве системного программного обеспечения выбрана операционная система линейки MS Windows по причинам ее широкой распространенности и наличия на компьютерах администрации, а также набор утилит, архиваторов и других вспомогательных программ (WinRar, WinZip, 7Zip и прочих). Линейка операционных систем MS Windows представлена четырьмя основными системами: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 и Windows 8. Для функционирования разрабатываемой системы возможно использование любой из указанных операционных систем, но ввиду того, что на компьютерах организации установлена версия Windows XP минимальные и рекомендуемые требования к аппаратному обеспечению следуют из требований для обеспечения эффективной работы данной операционной системы.