Функции, принципы и методы менеджмента

Сущность любого явления выражается в его функциях, то есть тех задачах, для решения которых оно предназначено. Для менеджмента таких функций можно насчитать пять; они сформулированы в начале XX столетия “отцом научного управления” Анри Файолем.

Функцией менеджмента “номер один” общепризнанно считается планирование. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы.

Образно говоря, речь идет об определении того, “где мы находимся в настоящее время, куда хотим двигаться и как собираемся это делать”.

Реализацию планов берут на себя другие функции, и прежде всего функция организации. В ее”обязанности” входит создание фирмы, формирование ее структуры и системы управления, обеспечение ее деятельности необходимой документацией.

Фирма живет людьми, а их совместной деятельностью необходимо управлять, чтобы не сложилась ситуация, описанная в известной басне Крылова, когда Лебедь рвется в небеса, Рак пятится назад, а Щука тянет в воду, в результате чего “воз и ныне там”. Поэтому важное значение приобретает функция координации трудовой деятельности людей.

Чтобы эта деятельность протекала нормально, сопровождалась высокой активностью участников, хорошим качеством работ, сотрудников фирмы важно заинтересовывать в ней, мотивировать. Для этого необходимо определить, чего же они хотят (а зачастую они и сами этого не знают) и выбрать наиболее подходящий для фирмы и действенный для персонала способ удовлетворения этих потребностей, то есть поощрения. Другую сторону мотивации составляют наказания, которые также иногда приходится применять по отношению к нерадивым сотрудникам. Мотивация таким образом становится четвертой функцией менеджмента.

Небезызвестный Козьма Прутков оставил в своих сочинениях наказ потомкам: “Бди!”. Он составляет суть пятой классической функции менеджмента — контрольной. Контроль призван заблаговременно выявлять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов и тем самым создавать основу для процесса корректировки деятельности фирмы.

Главная задача контроля состоит, таким образом, не в поиске “козлов отпущения” за содеянные ошибки, а в определении причин последних и возможных путей выхода из сложившегося состояния.

Все перечисленные функции не просто составляют единое целое; они переплетены друг с другом, проникают друг в друга, так что порой их трудно разделить. Реализация их всех планируется, организуется, координируется, мотивируется, контролируется. Они реализуются с помощью определенных методов, то есть способов приведения их в исполнение. Практика выработала четыре группы таких методов: организационные, административные, экономические, социально-психологические.

Суть организационных методов состоит в том, что прежде чем какая-то деятельность будет осуществляться, она должна быть должным образом организована: спроектирована, сориентирована, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, фиксирующими правила поведения персонала в различных ситуациях.

Иными словами, необходимо сначала создать фирму, расставить по местам людей, дать им задания, показать, как действовать, и уже после этого руководить их действиями. Таким образом, организационные методы управления предшествуют самой деятельности, создают для нее необходимые условия, а следовательно, являются пассивными, составляя базу трех остальных групп — активных методов.

К первой из них относятся методы административные, появившиеся исторически раньше других. По-иному они называются методами властной мотивации и сводятся прежде всего к открытому принуждению людей к той или иной деятельности или созданию возможностей для такого принуждения. Наиболее широкое распространение в настоящее время они имеют в армии и в других подобного рода структурах.

Условием применения этих методов является преобладание однозначных способов решения задач, отклонение от которых недопустимо. Например, машинист поезда не может проявить творчество в области маршрута или графика — все это предопределено расписанием, в случае нарушения которого возможна авария. Поэтому на практике эти методы реализуются в виде конкретных безвариантных заданий, допускающих минимальную самостоятельность исполнителя, вследствие чего вся ответственность возлагается на руководителя, отдающего распоряжения.

В результате значительного усложнения форм деятельности, потребовавшего от людей оперативного решения многих возникающих проблем, административные методы перестали отвечать реальным потребностям управления. Нужны были другие, позволяющие исполнителям самим проявлять инициативу на основе материальной заинтересованности и отвечать за принятые ими решения. Такие методы, получившие название экономических, появились в начале XX века во многом благодаря усилиям основоположника научного менеджмента американского инженера Фредерика Тейлора.

Экономические методы управления предполагают косвенное воздействие на его объект. Исполнителю устанавливаются только цели и общая линия поведения, в рамках которых он самостоятельно ищет наиболее предпочтительные для него пути их достижения. Проявляемая инициатива, выгодная не только для работника, но и для фирмы, своевременное и качественное выполнение (а в желательных случаях и перевыполнение) заданий всячески вознаграждаются, прежде всего с помощью денежных выплат. Таким образом, в основе этих методов лежит экономическая заинтересованность работника в результатах своего труда.

Однако экономические методы также довольно быстро показали свою ограниченность, особенно при управлении деятельностью лиц интеллектуальных профессий, для которых деньги, конечно, существенный, но отнюдь не самый главный стимул работы.

И здесь на помощь пришли социально-психологические методы, появившиеся в 20-х годах XX столетия. Они сводятся к двум основным направлениям: во-первых, к формированию благоприятного морально-психологического климата в коллективе, способствующего большей отдаче при выполнении работы за счет повышения настроения людей; во-вторых, к выявлению и развитию индивидуальных способностей каждого, позволяющему обеспечить максимальную самореализацию личности в производственном процессе.

Перечисленные методы реализуются в соответствии с определенными принципами, то есть правилами. Таких принципов может быть сколько угодно много, поэтому рассмотрим лишь наиболее важные.

Едва ли не главным принято считать научность в сочетании с элементами искусства. Как уже отмечалось, менеджер в своей деятельности использует данные и выводы множества наук, но в то же время должен постоянно импровизировать, искать индивидуальные подходы к ситуации и к людям, что помимо знаний предполагает владение искусством межличностного общения, умением найти выход из казалось бы безвыходных ситуаций.

Управленческий процесс должен подчиняться принципу целенаправленности, то есть быть всегда ориентированным на решение конкретных проблем, осуществляться не "просто так", а ради чего-то определенного.

Другим принципом управленческой деятельности должна быть функциональная специализация в сочетании с универсальностью. Суть его состоит в том, что к каждому объекту управления имеется свой подход, учитывающей его специфику — футбольной командой нельзя руководить так же, как актерами на сцене, а группой ученых по аналогии с воинским подразделением. Но поскольку во всех этих случаях имеет место руководство людьми как таковыми, то должен существовать некий универсальный подход к ним, безразлично — кто они, солдаты или академики, строители или чиновники.

Любой управленческий процесс строится в соответствии с принципом последовательности, иначе говоря, элементы или стадии, из которых он состоит, должны следовать друг за другом в определенном порядке. Нельзя, например, сначала отдать распоряжение, а затем уже обдумывать его правомерность. В ряде случаев последовательность управленческих действий может иметь циклический характер, когда все они повторяются через определенные промежутки времени. Цикличности подчиняется планирование, составление отчетов, контроль.

Жизнь общества непрерывна; непрерывны соответственно и обеспечивающие ее процессы — производство, обмен, научные исследования и т.п., а следовательно, и управление ими, которое должно постоянно учитывать появление новых проблем и открытие новых, не существовавших прежде перспектив; непрерывно приходится контролировать и поведение объекта управления, который все время стремится вырваться из-под опеки.

С учетом последнего обстоятельства важным принципом менеджмента необходимо считать оптимальное сочетание централизованного регулирования управляемой подсистемы с ее саморегулированием в определенных рамках. О роли этого уже говорилось выше, поэтому дополнительно задерживаться на данном принципе мы не будем. Однако он тесно связан с другим принципом, без которого саморегулирование невозможно.

Имеется в виду учет личных особенностей работников и общественной психологии, которые лежат в основе принятия самостоятельных решений.

Одним из важнейших принципов управления считается обеспечение соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена системы управления. Избыток прав по сравнению с обязанностями приводит к управленческому произволу; недостаток же парализует деловую инициативу, поскольку проявление излишней активности может грозить крупными неприятностями.

К принципам менеджмента относится обеспечение общей заинтересованности всех участников управления в достижении целей, стоящих перед фирмой, путем материального и морального поощрения отличившихся работников, а также максимального вовлечения исполнителей в процесс подготовки решений на самых ранних стадиях работы над ними. Это также один из основополагающих принципов менеджмента, базирующийся на том, что решения, в которые вложен собственный труд и идеи, будут реализовываться с большей заинтересованностью, чем спущенные сверху.

Наконец, нельзя не отметить такой принцип менеджмента, как всемерное обеспечение состязательности его участников. Речь идет не только о стремлении выполнить лучше других порученное дело, что должно всячески стимулироваться руководителем, но и о необходимости поощрения конкуренции при замещении должностей в сфере управления.

Как воплотить перечисленные и другие принципы в практику? На это дает ответ господствующая система представлений о фирме в целом и механизме ее функционирования, которая получила название управленческого подхода. В XX веке последовательно сформировались и сменили друг друга несколько таких подходов.

Первым можно считать традиционный, который рассматривал фирму как нечто, состоящее из отдельных изолированных элементов, функционирующих, однако, по общим закономерностям. Он состоял в выявлении и использовании этих закономерностей применительно к каждому отдельному элементу. Таким образом игнорировалось реальное единство фирмы и системы управления ею, а следовательно, неполно использовались имеющиеся возможности производства.

Взгляд на процесс управления как на что-то единое, целостное, взял на себя процессный подход, в соответствии с которым управленческая деятельность рассматривается не как ряд самостоятельных актов, а как серия непрерывных взаимосвязанных действий, последовательно реализующих пять основных функций менеджмента: организацию, планирование, контроль, координацию и мотивацию, то есть как непрерывный процесс, в свою очередь состоящий из отдельных процессов. Главной задачей менеджеров было поддержание этой непрерывности. Таким образом произошла смена управленческой парадигмы: традиционный подход делал акцент на самостоятельности отдельных элементов управленческой системы; процессный — на их взаимной обусловленности.

Усиление взаимосвязанности всех сторон деятельности организации — производственной, финансовой, социальной, экологической и пр., а также расширение, усложнение, интенсификация как внутренних отношений, так и связей с внешней средой, привело к зарождению в 1950-е гг. системного подхода. В соответствии с ним элементы, образующие управленческую деятельность, не просто функционально вытекают один из другого, но все без исключения связаны друг с другом.

Под влиянием научно-технической революции внутренняя и внешняя среда организаций стала стремительно меняться, причем зачастую резко и в самом неожиданном направлении, в противоположность прежнему плавному, размеренному и вполне определенному ходу развития событий.

Новое положение отразил ситуационный подход к менеджменту, который, впрочем, не исключал прежние. Суть его состоит в том, что одни и те же функции управления по-разному реализуются в зависимости от конкретных ситуаций. Поэтому задача менеджмента состоит в том, чтобы на основе всестороннего анализа подобрать подходящие приемы и методы решения возникших проблем с учетом их достоинств, недостатков и возможностей применения.

Ситуационный подход можно проиллюстрировать действиями пожарной команды. В зависимости от того, что горит, она может использовать самые различные способы тушения огня: пылающую нефть бессмысленно заливать водой, а электропроводку — просто опасно, для этого существует пена или песок; лесной пожар тушат встречным огненным валом.

Понятно, что успешная реализация ситуационного подхода требует от менеджеров глубоких знаний, умения быстро ориентироваться в меняющейся обстановке, творческого подхода к делу, способности принимать не только индивидуальные решения, но и организовывать разработку коллективных.

На этом первое беглое знакомство с тем, что называется менеджментом, можно закончить.

В следующих темах нам предстоит погрузиться в его глубины и при этом взглянуть по-новому на казалось бы обыденные, давно знакомые вещи и отношения, научиться понимать людей и обстоятельства, превращать их в своих союзников и с их помощью добиваться поставленных целей.

Вопросы для самопроверки:

1. Назовите характерные черты и виды управленческой деятельности.

2. Назовите основные функции менеджмента.

3. Назовите основные принципы и методы менеджмента.

ЛЕКЦИЯ № 2