Тема 4. Кадровый потенциал организации и его структура

План

1. Персонал фирмы.

2.Виды трудовой деятельности в рамках организации.

Персонал фирмы

Персонал, или кадры, — это основной штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции. Персонал характеризуется прежде всего своей численностью, которая отнюдь не произвольна, а определяется масштабами, сложностью, трудоемкостью, особенностью технологических процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации.

Все эти факторы задают нормативную численность работников. Но обеспечить ее на деле практически никогда не удается, поэтому кадровый потенциал чаще всего характеризуется списочной численностью персонала, то есть тем количеством сотрудников, которые официально заняты в

фирме в каждый данный момент. В условиях дефицита кадров списочная численность может отличаться от нормативной весьма существенно.

К списочной численности персонала относятся все категории работников: постоянные, сезонные, временные, оформленные не менее, чем на пять дней (принимаются на работу на срок до двух месяцев, а если они замещают временно отсутствующих, за которыми сохраняется должность — то до четырех месяцев с заключением трудового договора).

Поскольку не все работники по тем или иным причинам ежедневно бывают на рабочем месте, истинную величину персонала фирмы в каждый данный момент характеризует его явочная численность.

Поскольку списочная и явочная численность постоянно меняется, на практике принято определять ее среднюю величину. Для этого суммируются соответствующие каждодневные показатели, включая праздничные и выходные дни (они приравниваются к предшествующим рабочим дням) и полученный результат делится на общее число дней за период.

Число принятых или выбывших работников за соответствующий период называют оборотом персонала. Оборот делится на необходимый и излишний. Первый составляют работники, выбывшие по объективным причинам: не зависящим от организации (призыв в армию); производственным (сокращение штатов); личным уважительным (уход на пенсию). Второй включает работников, уволенных по собственному желанию или за различного рода нарушения.

Одной из наиболее распространенных характеристик движения персонала является его текучесть — добровольный официальный уход работника на основании самостоятельно принятого решения, вызванного неблагоприятными социально-экономическими факторами в данной фирме, или увольнение за нарушение дисциплины.

Коэффициент текучести определяется отношением перечисленной совокупности лиц к среднесписочному персоналу. Понятно, что состав персонала неоднороден. Люди различаются как по естественным признакам, таким как пол, возраст, а приобретенным — образованию, стажу работы, профессиональности, занимаемой должности, квалификации, месту приложения труда и т.п. Соотношение между отдельными группами работников, сформированными по различным признакам, составляет структуру персонала фирмы, которая может быть статистической и аналитической.

Статистическая структура персонала отражает его распределениеи движение по категориям должностей, таких как руководители, специалисты, инженерно-технические работники, служащие, рабочие и т.п. Для получения данных о ней достаточно сведений текущей отчетности.

Аналитическую же структуру можно определить как правило на основе специальных исследований и расчетов; она разделяется на общую и частную. В разрезе общей структуры персонал рассматривается по таким признакам, как пол, возраст, образование, стаж, профессия.

Частная структура отражает состояние отдельных групп работников, например: “занятые тяжелым трудом с помощью простейших приспособлений ”; “выполняющие работу вручную”; "выполняющих ручную работу по обслуживанию машин и механизмов”. Познакомимся теперь более подробно с некоторыми важнейшими элементами структуры персонала, такими как группы должностей, специальностей, профессий, категорий, видов деятельности и т.п.

Так, в любой фирме выделяется персонал основных видов деятельности, то есть работники, занятые созданием продукции, услуг, или обслуживающие этот процесс. Это лица, работающие в основных и вспомогательных подразделениях, в том числе осуществляющие подготовку производства, а также в аппарате управления организацией, в ее научно-исследовательских и проектно-конструкторских подразделениях. К персоналу неосновных видов деятельности относятся работники ремонтного, жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы.

Однако с практической стороны более важной является характеристика структуры персонала фирмы по таким элементам, как профессия, специальность, должность, категория, уровень квалификации и т.п. ее работников.

Под профессией принято понимать комплекс специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретенных человеком в результате специальной подготовки и опыта работы в данной области. Например, можно говорить о профессии врача, учителя, инженера, юриста, экономиста, менеджера.

В пределах каждой профессии всегда существует ряд относительно обособленных функций, связанных с выполнением определенного, более узкого круга обязанностей.

Эти функции и обязанности служат основой выделения специальностей. Так, специальностью в рамках профессии учителя может быть биология, география, история и т.п.

Степень профессиональной подготовки, необходимая для выполнения данных трудовых функций, называется квалификацией. Различают квалификацию вида работы, то есть степень ее сложности, ответственности, точности, и квалификацию работника, характеризующую уровень его профессиональной подготовки. Последняя присваивается специальной комиссией на основе всесторонней проверки личных знаний и опыта работника в форме категории, разряда или диплома.

Совокупность прав и обязанностей работника, определяемая его трудовыми функциями и границами компетентности, называется должностью. Будучи закрепленной за ним юридически, она делает работника должностным лицом, осуществляющим постоянно или временно функции, связанные с руководством или выполнением организационно-распорядительных обязанностей.

Любая должность имеет свое наименование, которое отражает содержание и характер работы, выполняемой лицом, ее занимающим, и его роль в ней. Это наименование состоит из базового элемента и дополнительных сведений, таких как сфера деятельности, ее содержание, место и время осуществления, напримep: “инженер-электрик”, “мастер сборочного участка”, “сменный администратор” и т.п. Таким образом, дополнительные сведения в наименовании должности могут стоять как до базового наименования, так и после него, а если базовое исчерпывает все содержание функций, присущих данной должности, то используется только оно.

Если должность замещается работником строго определенной специальности, их названия совмещаются, иными словами, не говорят, например “экономист-экономист”. В то же время, если должность предполагает исполнение функций двух самостоятельных должностей, для нее применяется и двойное наименование, причем на первом месте ставится наименование базовой должности, скажем “режиссер-постановщик”.

В ряде случаев наименования должностей могут ранжироваться. Так, для руководящего состава фирмы и подразделений существуют ранги руководителей, заместителей, помощников, причем вторые и третьи могут значиться еще и под порядковыми номерами — “первый помощник капитана”.

По характеру трудовых функций должности внутри организации подразделяются на четыре группы: рабочих, младшего обслуживающего персонала (МОП), служащих, инженерно-технических работников (ИТР).

Лица, занимающие рабочие должности, непосредственно создают материальные ценности или оказывают услуги производственного характера, например осуществляют ремонтные работы.

Принято различать основных и вспомогательных рабочих. Первые заняты в технологических процессах, изменяющих форму, структуру, свойства предмета труда, его положение, в результате чего создается готовая продукция или оказываются услуги. Вторые связаны с обслуживанием оборудования и рабочих мест во вспомогательных подразделениях — ремонтных, инструментальных, транспортных, складских.

Рабочие различаются между собой в основном по степени квалификации, которая отражается в тарифном разряде — более высокий разряд соответствует и более высокой квалификации. Иногда, например на транспорте, последняя характеризуется классностью, но отсчет здесь идет в обратном направлении, то есть первый класс в отличие от первого разряда — самый высокий.

Присвоение квалификационного разряда рабочим осуществляется в России на основе Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий (ЕТКС), по отраслевым справочникам такого рода или по аналогии с ними.

В справочниках для каждой профессии и разряда перечислены такие параметры, как “характеристика работ”, отражающая совокупность трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего разряда; “должен знать”, под чем подразумевается минимум специальных знаний и навыков, требующихся для выполнения работы по разряду, а также “примеры работы”, наиболее характерные для него и этой профессии.

Кроме того, любой рабочий обязан знать и уметь выполнять Правила эксплуатации и ухода за оборудованием, техники безопасности, предохранения от пожара.

По своему характеру к рабочим близки должности младшего обслуживающего персонала (МОП), который занят оказанием непроизводственных услуг. К нему относятся дворники, курьеры, уборщицы непроизводственных помещений, шоферы личных автомобилей руководства и автобусов, осуществляющих перевозку работников фирмы.

К инженерно-техническим работникам (ИТР) относятся лица, занятые организацией деятельности людей и техническим руководством производства. Это — руководители организации, ее подразделений и служб, главные специалисты, инженеры, техники, экономисты.

Поскольку ИТР представляют собой группу весьма разнородных должностей, уровень и характер образования работников, занимающих их, остается в определенной степени “за скобками”. К ИТР могут относится, например, лица, имеющие ученые степени и звания, занятые в научных подразделениях, и мастера, не обладающие подчас даже средним образованием.

Наконец, еще одну группу должностей составляют служащие. Лица, связанные с ней, выполняют административно-хозяйственные, финансовые, бухгалтерские, снабженческие, юридические, исследовательские и некоторые другие функции, не присущие ИТР. Но, как и последние, служащие могут быть руководителями, специалистами и техническими исполнителями.

Совокупность должностей инженерно-технических работников и служащих находит свое отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом первым руководителем и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единиц) по каждой должности, наименования должностей, должностные оклады, надбавки к заработной плате.

Для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием, разрабатывается должностная инструкция, в которой содержатся правила, регулирующие деятельность занимающего ее лица. Не составляется должностная инструкция только для первого руководителя, поскольку его деятельность регламентируется уставом организации или положением о ней.

Все должности фирмы, в зависимости от их места в системе управления, подразделяются на две группы: руководителей и исполнителей. Однако “чистым” руководителем является только первое лицо, остальные же одновременно оказываются и ответственными исполнителями, имеющими в качестве рядовых исполнителей своих подчиненных — специалистов, технических работников, рабочих, младший обслуживающий персонал.

Руководителями считаются также те сотрудники фирмы, которые, хотя и не имеют непосредственных подчиненных, но отвечают за один из ключевых участков работы, например главный бухгалтер.

Руководители фирмы и ее подразделений, их заместители, помощники и главные специалисты составляют администрацию, которой состоит в достижении с помощью непосредственных исполнителей поставленных целей.

В зависимости от характера должностных обязанностей руководители делятся на линейных и функциональных. К линейным относится первый руководитель фирмы и руководители подразделений, где осуществляется ее производственная деятельность.

В промышленном предприятии это директор, начальники цехов, участков, смен, мастера. В современной фирме линейные руководители в основном сконцентрированы на решении вопроса ч т о нужно делать, чтобы достичь поставленных целей, и решения эти носят директивный, то есть обязательный для исполнения характер.

Познакомимся ближе с деятельностью линейных руководителей различных рангов. Так, первый руководитель, или главный администратор, представляет собой доверенное лицо пайщиков, акционеров, вышестоящей организации или государства, назначаемое или освобождаемое от своей должности собранием учредителей или решением соответствующего органа власти.

Он организует работу фирмы в рамках, определяемых законодательством, уставом и другими документами, и несет полную ответственность за ее результаты. В частности, он распоряжается имуществом и средствами фирмы, заключает и расторгает хозяйственные договоры, открывает счета в банках, выдает доверенности, утверждает штатное расписание и решает другие кадровые вопросы, осуществляет поощрение и наказание подчиненных.

Руководители подразделений назначаются и освобождаются от должности первым руководителем или его заместителями и в своей работе подчиняются им, неся перед ними ответственность за своевременное и качественное выполнение их заданий и сохранность имущества подразделений. Через подчиненных руководителей они управляют деятельностью подразделения: устанавливают задания группам и создают необходимые условия для их выполнения; осуществляют текущий контроль; проводят мероприятия по совершенствованию организации и технологии основных видов деятельности, условий труда, соблюдению производственной, технологической и трудовой дисциплины, санитарных норм; в пределах своей компетенции решают кадровые вопросы (часть — непосредственно, часть — выходя с предложениями к руководству организации); в соответствии с имеющимися полномочиями поощряют подчиненных или налагают на них дисциплинарную или материальную ответственность; в обязанности руководителей подразделений входит также рациональное использование средств, предназначенных для оплаты труда.

Руководители низового уровня, возглавляющие различного рода группы, назначаются на должность и освобождаются от нее главным администратором фирмы по представлению руководителя соответствующего подразделения и непосредственно подчиняются последнему. В их обязанности входит организация труда исполнителей на вверенном им участке, обеспечение выполнения качественно и в срок производственных заданий, доводимых до подчиненных; контроль за соблюдением графика работы, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной дисциплиной, техникой безопасности, следованием подчиненными правилам внутреннего распорядка.

В обязанности руководителей низового уровня входит работа по развитию рационализаторства, изобретательства и инициативы рядовых работников, внедрению передовых приемов труда и его организации, например, совмещению профессий, расширению зон обслуживания; при необходимости осуществление инструктирования.

Руководитель низового уровня имеет право в установленном порядке премировать подчиненных, налагать на них дисциплинарные взыскания или делать соответствующие представления руководству подразделения организации. Наконец, он несет ответственность за деятельность вверенной ему группы рядовых исполнителей и успешное выполнение ею поставленных задач.

Функциональные руководители управляют подразделениями, обслуживающими производственную деятельность линейных, воздающими необходимые организационные условия ее успешного осуществления, принимая в основном решения о том, как выполнять те или иные предписания линейного руководства.

К Функциональным относятся руководители таких служб, как плановая, финансовая, бухгалтерская. Но по отношению к своим подчиненным они играют роль линейных руководителей. Обычно первый руководитель, занимающий свою должность нa основании контракта с собственником, в котором оговариваются его права, обязанности, ответственность, условия материального обеспечения и т.п., сам подбирает себе “команду” заместителей, руководителей основных подразделений и служб и после необходимых согласовании назначает их приказом. В то же время подбop руководителей может происходить на конкурсной основе.

Кадровый резерв для выдвижения формируется из числа руководителей нижнего и среднего звена и специалистов. К последним относятся лица, имеющие высшее и среднее профессиональное образование — экономисты, юристы, бухгалтеры, инженеры, программисты и т.п., занятые разработкой вариантов решения отдельных производственных и управленческих проблем, выбор и принятие которых входит в компетенцию руководителей. В наименование должностей специалистов входят категории их квалификации: “старший”, “главный”, “ведущий”.

Старший специалист наряду с исполнением собственных должностных обязанностей руководит группой рядовых специалистов, осуществляющих чисто исполнительские функции. Однако это руководство не носит административный характер, а в основном сводится к координации и консультированию.

Старший специалист может быть также ответственным исполнителем и руководить самостоятельным участком работы без выделения в отдельное подразделение. Ведущий специалист выполняет те же обязанности, что и старший, но осуществляет еще методическое руководство работами, а главный координирует деятельность всех ведущих и старших специалистов.

Решения руководителей и рекомендации специалистов воплощают в практику исполнители, имеющие узкую конкретную профессионально-техническую подготовку в той или иной сфере производственной или управленческой деятельности. В составе исполнителей выделяется группа технических исполнителей, обслуживающих руководителей и специалистов — секретарей, машинисток и т.п. Технические исполнители занимаются получением, первичной обработкой, хранением, выдачей информации, необходимой для принятия и реализации управленческих решений.