Организация выдачи архивных документов во временное пользование

Не выдаются из архивохранилища архивные дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления

Выдаются из хранилищ архивные дела (документы):

- для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, подшивки, нумерации листов и др.);

- в рабочие помещения сотрудникам архива;

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- особо ценные документы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров (автографы, открытки, марки и др.).

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

Сроки выдачи архивных документов:

- до одного месяца – пользователям в читальный зал и работникам архива

- не более двух недель – особо ценные документы

- до трех месяцев – фондообразователям;

- до шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

- на срок, определенный договором о проведении выставки – для экспонирования

Продление сроков допускается с разрешения руководства архива (куратора).

Описи выдаются на срок не более 5 дней.

Оформление выдачи архивных документов, учет.

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, регистрируется в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища в читальный зал. Исполненный заказ (требование) хранится в личном деле пользователя.

Выдача архивных документов во временное пользование производится по гарантийному письму из организации (учреждения), письменному заявлению фондосдатчика (физического лица), с разрешения руководства (куратора) архива. Выдача дел (документов) оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование, регистрируется в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища во временное пользование (фондообразователям).

Выдача архивных дел специалистам архива для использования в служебных целях регистрируется этими специалистами в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища сотрудникам.

Если в архиве выдачу дел осуществляет один специалист, то выдача дел также оформляется заказом (требованием) и регистрируется этим специалистом в книге учета выдачи дел сотрудникам архива под личную роспись получателя дел.

Выдача архивных документов из архивохранилищ регистрируется в книгах выдачи архивных документов из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи (заносятся сведения о дате выдачи, NN фонда, описи, дела, кому выданы, отметка о возврате).

При выдаче дел из архивохранилищ:

- проверяется оформление обложек (шифр, заголовок, крайние даты, количество листов);

- при наличии неоформленной обложки и больших исправлений, следует оформлять (переоформлять) обложки;

- проверяется наличие листа использования, листа-заверителя, листа проверки (вклеивать при их отсутствии);

- сверяется архивный шифр и заголовок с описью дел;

- проводится полистная проверка дел (в установленных случаях).

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных документов, изъятых из дела, на оборотной стороне каждого листа вне текста проставляется архивный шифр.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 23

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ.

Система мер по обеспечению сохранности АД включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ.

Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

2. Электронные документы и архивы.

Согласно ГОСТ различают следующие виды электронных документов в архиве:

Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. (ГОСТ Р 7.0.8. - 2013)

Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

В целом, под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.).

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

· разработка принципов хранения информации;

· защита информации;

· активизация вторичного использования информации;

· стандартизация критериев описания данных;

· оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

· регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

· реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп:

1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;

2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии).

Однако в 1990-е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадиционных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хранение «достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 24

1. Проверка наличия и состояния архивных документов в ведомственном архиве.

Важнейшим мероприятием, имеющим целью обеспечить сохранность материалов ведомственного архива, наряду с учетом, является проведение проверки их наличия и состояния.

Под проверкой наличия и состояния документов понимается проверка их фактического наличия и физического состояния, сопровождаемая выверкой учетно-справочного аппарата.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:

· установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

· выявление дел, требующих консервационно-профилактической об- работки и реставрации;

· устранение недостатков в учете;

· организация розыска отсутствующих дел.

Помимо основной цели – содействовать обеспечению сохранности документов, проверка их наличия и состояния помогает выявить недочеты в проведении ряда других работ архива: фондирование документов, их систематизация, описание, соблюдения правил при выдаче документов из архивохранилища и других работ.

Проверка наличия и состояния документов проводится в ведомственном архиве периодически. Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу – 10 лет, документов на электронных носителях – 3 года.

Внеочередная проверка проводится до и после перемещения дел в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива, реорганизации (ликвидации) организации.

При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт. По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с предоставлением записи «Проверено» и даты. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и предоставления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

При проведении проверки особое внимание обращается на физическое состояние материалов и режим их хранения, поэтому проверка предупреждает порчу материалов от сырости и других неудовлетворительных условий хранения.

2. Должностная инструкция архивиста

Архивист относится к категории специалистов. На должность архивиста принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение" без предъявления требований к стажу работы;

- архивиста I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.

Архивист должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

- нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

- вспомогательные исторические дисциплины;

- состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;

- системы хранения и классификации архивных документов;

- нормативы условий и режимов хранения документов;

- виды справочно-поисковых средств архива;

- порядок составления планово-отчетной документации;

- отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;

- основы документационного обеспечения управления;

- основы применения компьютерной техники;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка организации;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;

Архивист в своей деятельности руководствуется: законодательными актами РФ; Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; положением об архиве; настоящей должностной инструкцией.

Архивист исполняет следующие обязанности:

Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации.

Составляет отчеты о проделанной работе.

Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

Ведет работу по топографированию документов.

Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.

Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.

Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

Ведет вспомогательные учетные документы.

Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.

Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования.

Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

Исполняет запросы различного характера.

Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.

Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

Участвует в разработке методических документов и их внедрении.

Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.

Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией.

Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 25

1.Организация управлением государственным архивом.

Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральным архивным агентством России (ФАА). В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом. Положение об архиве должно включать в себя следующие разделы:

· Основные положения.

· Состав документов архива.

· Задачи и функции архива.

· Права архива.

· Организация работы архива.

Положения о структурных подразделениях архива разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных ФАА России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность.

Обязанности лица, ответственного за архив:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы.

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

9. Осуществляет контроль соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

11. Составляет установленную отчетность.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной ФАА России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности. Структура и штатное расписание архива утверждаются его директором.

2. ВНИИДАД

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДад)

В 1966 г. в системе Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР), был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Официальным днем рождения института считается 2 марта 1966 г., когда было издано соответствующее распоряжение Совмина СССР. ВНИИДАД был призван осуществлять научно-исследовательскую работу (НИР) в сфере архивного дела и документоведения и вырабатывать на основе полученных результатов методические рекомендации по организации архивного дела и делопроизводства во всех организациях Советского Союза.

Отдел документоведения проводит исследования по следующим научным направлениям:

· разработка теории документоведения;

· проведение прикладных исследований в области документационного обеспечения управления;

· разработка проектов нормативных правовых актов, методических документов, регламентирующих документационное обеспечение управления в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и негосударственных организациях;

· разработка принципов организации и технологии электронного документооборота;

· мониторинг документооборота в органах государственной власти;

· участие в разработке международных стандартов ИСО по управлению документами;

· исследование терминологии документоведения и документационного обеспечения управления, разработка словарей терминов и терминологических стандартов;

· проведение работ в области унификации и стандартизации документации, форм и методов работы с документами.

Отдел архивоведения:

Основными задачами отдела являются развитие научных исследований и Отдел архивоведения ВНИИДАД осуществляет фундаментальные и прикладные научные исследования в области комплектования и экспертизы ценности документов, описания и классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации, научно-справочного аппарата и учета документов АФ РФ, использования архивных документов.

Основными задачами отдела являются развитие научных исследований и совершенствование форм и методов архивного дела в рамках направлений его деятельности на основе современных исследований в области управления, архивоведения, документоведения, библиотековедения, источниковедения, автоматизированных архивных технологий.

Отдел осуществляет экспертную и консультационную деятельность по профильным направлениям.
В отделе формируются перспективные направления исследований, разрабатываются проекты нормативных и методических документов в рамках стоящих перед ним задач.
При выполнении научных исследований отдел организует и координирует работу с соисполнителями, изучает и обобщает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения.

Отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела

осуществляет фундаментальные и прикладные исследования отраслевого и межотраслевого характера в области архивоведения, в том числе: изучение тенденций и закономерностей развития архивного дела с учетом региональных особенностей, участие в разработке концепций и прогнозов развития архивного дела в условиях информатизации общества, нормативных и методических документов в области обеспечения сохранности документов на бумажных носителях, исследованиях в области экономики архивного дела и научной организации труда архивах, разрабатывает и внедряет новые автоматизированные архивные технологии, базирующиеся на применении современных технических средств. Отдел состоит из трех структурных подразделений:

- лаборатория автоматизированных архивных технологий;

- лаборатория обеспечения сохранности архивных документов;

- сектор экономики архивного дела.

Основными задачами отдела являются: развитие научных исследований в области информатизации отрасли, обеспечения сохранности документов на бумажных носителях, экономики архивного дела; совершенствование форм и методов автоматизированных архивных технологий, обеспечения сохранности архивных документов, управления деятельностью архивов и решения экономических вопросов; разработка и внедрение результатов научно-исследовательских и проектных работ отдела в практику работы архивных учреждений; экспертная и консультационная деятельность по направлениям деятельности отдела.

3.Практическое задание: