Организация учета документов Архивного фонда РФ

Все документы государственной и негосударственной части АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Принципы, цели и порядок учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ в настоящее время определяется «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», который содержится в Приложении к приказу Федеральной архивной службы России N 11 от 11 марта 1997 г.

Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее – Регламент) основной целью установления определенного порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является обеспечение государственного контроля за их сохранностью.

Государственному учету подлежат только те архивные документы, которые были отнесены к постоянному хранению после экспертизы их ценности. При этом документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

В Регламенте определяются основные понятия, которые являются ключевыми для понимания смысла и особенностей процедуры учета архивных документов, входящих в состав Архивного фонда РФ, а именно:

учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

учетный документ—документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

единица учета архивных документов—единица измерения количества документов в архиве;

единица хранения архивных документов—учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Учет складывается из следующих этапов:

· подсчет количества документов в архиве;

· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления АФ субъектов Федерации;

· составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представления их в Росархив.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета (внешние) и различают по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления АН субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. К внутренним учетным документам относятся: список фондов (перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получаю по мере поступления); книга поступлений (предназначена для первичного учета поступающих в архив документов); дело фонда (комплекс документов, отражающих историю архивного фонда); лист фонда (включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, наличие описей и т.д.); архивная опись (является учетным документом, на основе которого ведется путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Внешние Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве является паспорт архива организации, в него включаются данные об условиях хранения документов, кол-ве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря каждого года.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивные коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.