Описание дел личного происхождения

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно- хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на каталожных карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

1.фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

2.заголовок дела;

3.крайние даты документов дела;

4.количество листов;

5.архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а.

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов. При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения. В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например: А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например: Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например: Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например: Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бархатном переплете.

В заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например: Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например: Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 17

1. Использование архивных документов. Цели и формы.

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Направления использования архивных документов:

· укрепление государственности;

· удовлетворение информационных потребностей общества;

· обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

· политические;

· организационно-управленческие;

· научные;

· экономические;

· культурно-просветительные;

· учебные;

· социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

2.информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов); исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

3.инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности (осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Потребителями информации являются юридические лица);

4.предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

5.выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

6.публикация документов;:

7.экспонирование документов на выставках;

8.использование документов в СМИ;

9.проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

· 5 дней – для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом запрашивающего;

· 15 дней – для исполнения запроса по НСА архива;

· 30 дней – при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Порядок использования архивных документов и правила доступа к ним закреплен в ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. (с изменениями от 27 июля 2010 г.).

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, ОМС, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами архивные справки или копии архивных документов, оформленные в установленном порядке, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, ОМС, муниципальных музеях, библиотеках, организациях РАН определяется ими в соответствии с законодательством РФ, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации предоставляют государственным органам и ОМС необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством РФ, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

2. Роль экспертной комиссии при проведении экспертизы ценности.

Непосредственная работа по ЭЦД возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

 организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

 рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

 участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Функции ЭПК: разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов ГА РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения и др.

Состав и функции экспертных комиссий. Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три-пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем Экспертной комиссии должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав Центральной Экспертной комиссии включается также представитель архивного органа.

Основные задачи Экспертной комиссии. Из основных задач экспертной комиссии выделяют:

 рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

 организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

 рассмотрение актов о выделение к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседание протоколируются.

Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии или утверждает руководитель организации.

ЦЭК осуществляет следующие функции:

 разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов АФ РФ, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций;

 рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями;

 осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы;

 рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

 организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав АФ РФ (в том числе научно-технической документации и специальной документации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях;

 оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистов отрасли;

 совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 18