Регулирование доступа

Доступ к документам АФ РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Порядок использования архивных документов и правила доступа к ним закреплены в ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. (с изменениями от 27 июля 2010 г.). Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается:

· путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

· путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

· путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет, с возможностью их копирования.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Доступ к архивным документам может быть ограничен законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Доступ к архивным документам может быть ограничен законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам АФ РФ, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен. В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

a) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством РФ тайны;

b) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

c)архивные документы, собственники или владельцы кот, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляется в установленном порядке.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных, документов и к документам АФ РФ, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Все архивы можно условно классифицировать по условиям доступа к АД на открытые – публичные и закрытые архивы. В настоящее время к категории публичных архивов можно отнести все государственные архивы России (включая и муниципальные). Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к архивной информации и ее использования, периодически корректируемые распорядительными и методическими документами Росархива.

К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы ряда министерств и ведомств, например Министерства обороны Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность получить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосредственно в них существует своеобразное разграничение пользователей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализма, определяющее возможности знакомства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной информации и ее использования.

Для доверительного типа архивов характерны еще более жесткие ограничения использования документов. Уже сама возможность получения доступа в такие архивы существует не для каждого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный характер. Он и создавался изначально не в научно-информационных целях, а для обеспечения определенных ведомственных интересов. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспособленные читальные залы, регламентированные процедуры работы с архивными документами, правила их копирования.

Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ведомств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы еще не приобрели признаков исторических источников, исключительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради которых они были созданы. Закрытый тип архивов — естественное и нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей в отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются после регулярных передач их документов в систему публичных и ограниченно-публичных архивов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 11

1. Классификационные признаки архивных документов.

Классификационный признак документа – 1) Признак документа для определения его принадлежности к фонду архива, или типу или профилю архива. 2) Признак документа, по которым происходит организация документов на уровне Архивного фонда страны.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

1) принадлежность к историческим эпохам: феодализму (условно с XI в. по 1801 г), капитализму (условно с 1801 по 1917 г.), социализму (условно с 1917 г.); На практике архивы (центральные), существовали отдельные архивы документов феодализма, капитализма и социализма. На региональном уровне в госархивах отдельные фонды по этим видам документов.

2) принадлежность к комплексам, имеющим общесоюзное (например, фонды высших органов власти и управления), республиканское (например, фонды высших органов советских (союзных, автономных) республик) и местное (например, фонды губернских, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений) значение;

3) принадлежность к определенным административно-территориальным единицам (в каждой административно- территориальной единице должен быть архив);

4) принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; Например архивы литературы и искусства, военно-исторические архивы.

5) принадлежность к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда); т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

6) способу и технике закрепления информации. (например, архивы кино-, фото-, фоно- и видеодокументов)

Признаки, по которым шла организация документов на уровне АФ страны окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство – Российская Федерация – с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и др. формы собственности. Изменения коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в АФ РФ. Изменилась и сама организация документов и дел АФ РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в ведении РФ;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

По степени ценности выделяют следующие категории документов: на ценные, особо ценные и уникальные. Все отнесенные к составу АФ РФ документы вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности являются ценными. В составе АФ РФ выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которой устанавливается особый режим учета, хранения и использования. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фондов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зависимости от места учреждения-фондообразователя в системе государственного управления: 1-я категория — высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.; К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные справочники. 2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.); 3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).

2. Архивная эвристика

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива (регистрационный номер документа или индекс дела по номенклатуре в делопроизводстве или при поиске в госархиве – это название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи и номер листа). Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя.

Для поиска документов, неоконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД). Поиск можно осуществлять по любому реквизиту документа или по сумме реквизитов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отметке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

В архиве учреждения основными справочниками для поиска документов являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно. Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и выписать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и др. Целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Если необходимы документы более чем десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует внимательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением.

При поиске в госархиве На 1 этапе следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования. Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне Архивного фонда РФ. На 2 этапе следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. На 3 э т а п е необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. Для архивистов сейчас появилась возможность для просмотра заголовков прибегнуть к помощи ЭВМ, однако лишь немногие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. На 4 э т а п е (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют вспомогательные справочники-указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 12

1. Первый уровень организации документов: классификация АД на уровне АФ РФ.

Организация документов на первом уровне, т.е. АФ РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки, где хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Сама организация документов и дел АФ РФ осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

 архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

 архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в ведении РФ;

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

 архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

 архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

 кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

 архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное (бессрочное), временное (до передачи на пост хранение в учреждения Федеральной архивной службы России), постоянное в собственности государства (хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, акционерных обществ и т.д., которые переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки), депозитарное (временное хранение документов АФ РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов).

2. Работа с запросами.

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально- правовых. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

1.тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

2.персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

3.социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы: о трудовом стаже; размере заработной платы; службе в вооруженных силах; участии в Великой Отечественной войне 1941 -1945 гг. и других;

4.консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально- правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

a) прием запроса и работа с заявителем;

b) поиск запрашиваемой информации;

c)составление и выдача заявителям ответов на запросы.

При п р и е м е з а п р о с а необходимо уделить большое внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.

Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива.

При с о с т а в л е н и и и в ы д а ч е з а я в и т е л я м о т в е т о в на з а п р о с ы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: архивной справки; архивной копии; архивной выписки; информационного письма; тематического перечня документов; тематической подборки; тематического обзора документов

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов. Составление архивной справки предполагает изучение НСА архива для выявления необходимых документов, изучение выявленных документов, составление справки. Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список использованных документов с их поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов — систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов — комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов — информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

 справки, выписки, копии – бесплатно;

 тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов – могут быть платными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с полным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 13

1. Второй уровень организации документов: классификация АД в пределах архива.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

I. принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

II. логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица – фондообразователя, составляет его документальный фонд. Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд. Разновидностями АФ являются:

• АФ организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

• АФ личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

• объединенный АФ, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи, а для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам. (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

Примеры АК:

Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и ОКНА ТАСС в Музее книги (по номинальному признаку)

Монастырские дела (1612 — 1729) в РГАДА — разрозненные документы по истории монастырей (по тематическому признаку)

Коллекция материалов о А. Барбюсе и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым (1917-1949) в РГАЛИ (по авторскому принципу)

Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже; (по географическому принципу)

Основными принципами фондообразования являются: недробимость фонда; единое название фонда; единый номер фонда; единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – физически обособленный док-т или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

2. Правила работы в читальном зале архива.

Для работы исследователей с архивными документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место работы, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. Допускаются отдельные виды платных услуг. Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.

При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. Исследователям предоставляется НСА архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10–20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально – на 10 дней со дня выдачи.

При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер. При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи документов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 14

1. Третий уровень организации документов: Фондирование архивных документов.

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием (третий уровень организации документов). Фондирование складывается из следующих видов работ:

 определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

 определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании. Пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII–XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи – материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

· стихийные бедствия и пожары;

· война, эвакуация, вывоз документов захватчиками, последующая реэвакуация;

· военные действия вследствие социальных потрясений, переворотов;

· реформы государственного аппарата, органов власти и управления.

Перед тем, как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, затем познакомиться с нормативными актами и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него. Надо уточнить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уясните функции учреждения в различные периоды его деятельности. Большое значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатным расписанием и др.). В этих документах можно найти основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка, Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему. Кроме названных выше данных о фондообразователе, в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения об истории фонда. Необходимо выяснить, когда поступил фонд на хранение, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

2. Нормативно-правовая база архивного дела

З а к о н о д а т е л ь с т в о — это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающийся в издании органами власти законов.

Появление нового архивного законодательства в России связывают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства в Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» – первого в отечественной истории архивного закона. Это основной закон в сфере архивного дела, с появлением которого в общеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 декабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам народного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство», что специалисты рассматривают как факт рождения нового специфического подотдела права.

Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция РФ и ее субъектов. В «Основах законодательства» выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

 исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

 к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

 к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В «Основах законодательства» впервые в архивной сфере законодательно были определены две части АФ РФ: государственная и негосударственная. В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре комплекса архивных документов, фактически, а порой и юридически обособленных по следующим хранилищам: государственным архивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отраслевым архивным фондам. Итак, существуют три формы хранения документов в государственной части АФ РФ:

· постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях, а также фактически в отраслевых архивных фондах);

· депозитарное (в отраслевых архивных фондах);

· временное (в отраслевых архивных фондах).

В 2004 г. был принят и вступил в силу ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом закреплено существование государственной, муниципальной и частной собственности на архивные документы, определена ответственность за неправомерное уничтожение архивных документов или несоблюдение условий их хранения, приведшее к гибели документов и т.д. Кроме того, законом предусматривается разграничение вопросов компетенции РФ и субъектов Федерации.

Законодательную и нормативно-правовую базу отечественного архивного дела на современном этапе составляют:

1.ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

2.Закон РФ от 15 апреля 1993 г. «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Закон направлен на защиту культурных ценностей от незаконного вывоза, ввоза и передачи права собственности на них. Закон призван также способствовать развитию международного культурного сотрудничества, взаимному ознакомлению народов РФ и других государств с культурными ценностями друг друга;

3.ФЗ от 29.12.94. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». ФЗ определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование;

4.Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами;

5.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук. (2007);

6.Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (1998);

7.ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела;

8.Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» (1999);

9.Основные правила работы ведомственных архивов (1985 г.);

10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009);

11. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010).

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 15

1. Федеральное архивное агентство (Росархив).

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. ФАА находится в ведении Министерства культуры РФ.

Росархив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, ОМС, общественными и иными органами.

Основными задачами Росархива являются: оказание государственных услуг в области архивного дела; государственный учет документов Архивного фонда РФ, ведение Государственного реестра уникальных документов АФ РФ; обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Росархиву подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация (Центр хранения страхового фонда, Тюменская область, г. Ялуторовск).

Росархив обеспечивает государственное регулирование развития архивного дела и научно-технический прогресс в этой области, осуществляет межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов, контролирует соблюдение законодательства РФ в области архивного дела.

В систему Росархива входят федеральные государственные архивы и центры хранения документации, научные учреждения и другие организации, подчиненные Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Росархив организует комплектование и хранение док АФ РФ в государственных архивах и центрах хранения документации, контролирует соблюдение установленного порядка передачи док в указанные архивы и центры; ведет централизованный государственный учет документов АФ РФ, осуществляет контроль сохранности и использования этих документов; организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в государственных архивах и центрах хранения документации; выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам специальные разрешения на собирание старинных документальных памятников на территории РФ; определяет порядок использования документов в государственных архивах и центрах хранения документации, согласовывает порядок использования документов в ведомственных архивах и др.