Архивные путеводители

Архивный путеводитель - Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Различают 3 вида путеводителей: Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Структура описания фонда в путеводителях - Характеристики фондов в путеводителе, а именно это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании Документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

Особенности Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

1.высшие и местные органы государственного управления;

2.органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

3.органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

4.культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

5.органы суда и прокуратуры;

6.органы сословно-городского и земского самоуправления;

7.учреждения религиозного культа;

8.общественные организации;

9.фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов Могут располагаться по такой схеме:

1.высшие и местные органы государственного управления;

2.органы народного и государственного контроля;

3.органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения,

4.организации, предприятия;

5.органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства;

6.подведомственные им учреждения и организации;

7.органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

8.общественные организации;

9.фонды личного происхождения и архивные коллекции.

элементы характеристики фонда:

1.Название фонда,

2.справочные данные о фонде,

3.историческая справка,

4.аннотация,

5.библиографический список литературы о фонде.

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это — информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания. Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов для любого архивного справочного документа.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 8

1. Архивный фонд РФ. Понятие, структура, цели и задачи.

Архивный Фонд РФ – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. В состав АФ РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Цель создания Государственного Архивного Фонда — централизованный учет, хранение и исследование документов.

Отдельно следует привести определения архивного документа и архива. Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.

Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1.в пределах АФ РФ в целом;

2.в пределах архива;

3.в пределах архивного фонда.

2. Понятие обзора документов. Виды и структура.

Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем – на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда:

 структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора; применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой.

 отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда; применяется в обзорах фондов,когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

 тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам; применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности

 хронологическая – группировка и изложение содержания документов по хронологии; применение ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

 номинальная – группировка и изложение содержания документов по их видам. применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа; оглавления; предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя).

К тематическому обзору составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография; сведения о наличии документов по теме в других архивах.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 9