Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается описанию. Описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

1.название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

2.название структурной части (функции, отрасли);

3.индекс дела по номенклатуре;

4.заголовок дела;

5.аннотация;

6.крайние даты документов дела;

7.количество листов;

8.архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно- грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 4