Каталог как архивный справочник. Виды каталогов

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека.

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА).

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры. Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидности, именной и географический. В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

Примеры каталогов:

3.Каталог фондов государственного архива Вологодской области и его филиалов. (Новые поступления за 1966-1982 гг.) / Сост. А.А.Базова, Т.Ф.Отева, Н.С.Юношева. Вологда, 1986. – 48 с.

4.Систематический каталог к документальным материалам на бумажной основе (периодов до и после 1917 г.).

5.Тематические каталоги и картотеки: по истории госучреждений, именной (на персонали), по награждению медалью "За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945г.г.", медалью "Ветеран труда" и значком "Победитель соцсоревнований", по выделению земельных участков под строительство, по эвакуации населения в годы Великой Отечественной войны, на репрессированных в 30-е годы, именная (учетные карточки) на беспризорных и безнадзорных детей и воспитанников детдомов и интернатов, в т.ч. эвакуированных в годы ВОВ и др.

6.Систематический каталог на фотодокументы (позитивы и негативы) периодов до и после 1917 года

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности.

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хранятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге дается по времени их создания или по времени освещаемых событий.

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.).

Для организации каталогов с конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК). Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.

Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 6

1. Развитие архивного дела в Постсоветский период

Реформы 1990-х годов в России не обошли стороной и архивы. Начало изменениям в архивном деле и структуре архивной сети положили августовские события 1991 года. Радикальные изменения в политической системе страны заставили новое руководство обратить внимание на архивы.

24 августа 1991 года вышли в свет два Указа Президента РСФСР - “О партийных архивах” и “Об архивах Комитета государственной безопасности СССР”.Указами 1991 года была проведена национализация этих документов: они были объявлены государственной собственностью и введены в Архивный Фонд страны.

В июне 1992 года был создан новый орган для руководства архивами и архивным делом - Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив), однако уже в конце этого же года он был преобразован в Государственную архивную службу Российской Федерации (Росархив). С 28 декабря 1998 года эта служба называется: Федеральная архивная служба России (Росархив). В начале 2000 года возник план ликвидации Федеральной архивной службы России и передачи ее функций Министерству культуры РФ, однако архивная общественность и руководство архивами выступили категорически против и отстояли Росархив.

Изменения в архивном деле нашли отражение в ряде правительственных постановлений. 19 июня 1992 года вышло постановление Верховного Совета РФ, согласно которому документы, составлявшие государственную тайну, подлежали рассекречиванию через 30 лет, через 75 лет - все личные фонды. Процесс рассекречивания документов продолжается до сих пор.

Реорганизации подверглась и сеть архивов. 24 июня 1992 года появилось постановление Правительства РФ, которым - впервые после распада СССР и слома сети центральных госархивов СССР, - утверждалась Сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации. В эту сеть тогда были включены 17 федеральных архивов и центров хранения документации. Затем 15 марта 1999 года постановлением Правительства РФ “О федеральных государственных архивов” сеть их была реорганизована еще раз.

Таким образом, сеть федеральных госархивов включает сейчас 15 архивов:

1) Государственный архив РФ (ГАРФ);

2) Российский государственный архив древних актов (РГАДА);

3) Российский государственный исторический архив (РГИА);

4) Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);

5) Российский государственный архив экономики (РГАЭ);

6) Российский государственный архив социально-политической истории (РГА СПИ);

7) Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ);

8) Российский государственный военный архив (РГВА);

9) Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГА ВМФ);

10) Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);

11) Российский государственный архив научно-технической документации (РГА НТД);

12) Российский государственный архив кино-фотодокументов (РГА КФД);

13) Российский государственный архив фонодокументов (РГА ФД);

14) Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ);

15) Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).

В субъектах РФ существует сеть центральных госархивов.

Важнейшим документом архивной реформы стали вышедшие 7 июля 1993 года “Основы законодательства Российской Федерации Об Архивном Фонде РФ и архивах”. Это основной закон, который регулирует и определяет всю деятельность архивов в России. “Основы законодательства РФ об АФРФ и архивах” дали толчок развитию регионального законодательства в сфере архивного дела. Архивное законодательство РФ продолжает совершенствоваться. В 1998 году появился проект Федерального закона “О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства РФ Об Архивном Фонде РФ и архивах”. В нем, например, вводилось понятие “документы по личному составу” - комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых или иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц. Сейчас создано по стране 328 архивов с такими документами - “архивов по социально-правовой защите граждан”.

Конец XX - начало XXI века ознаменовался созданием огромного числа путеводителей и справочников по архивам России - в том числе архивам регионов. За десять лет их было издано более 150.

В архивы стали поступать огромные комплексы новых категорий документов. В мае 2000 года в Москве была создана Ассоциация аудиовизуальных архивов России. Все большее значение в деятельности архивов приобретает работа с электронными документами (они были включены в состав ГАФ СССР еще постановлением Правительства СССР от 4 апреля 1980 года). Вскоре начнется массовая передача в госархивы книг записей актов гражданского состояния.

Согласно приказу Росархива от 16 декабря 1992 года “Об организации работы по выявлению и возвращению зарубежной архивной Россики” и решением коллегии Росархива от 26 января 1994 года “О работе Росархива, федеральных архивов и архивных учреждений субъектов РФ по пополнению АФ РФ документами, находящимися за рубежом” - архивы ведут активную работу по выявлению и возвращению в Россию документов российской эмиграции, документов, имеющих отношение к России и ее истории. В связи с этим активизировалось сотрудничество Росархива с зарубежными странами - сейчас он имеет 36 соглашений с архивными службами разных стран.

В настоящее время завершена работа над “Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации”, включившими восемь разделов, отражающих правовую базу и существующую типологию архивов, регулирующих работу по фондированию, организацию архива, обеспечение сохранности документов, их учету, комплектованию и экспертизе, описанию и созданию научно-справочного аппарата, использованию документов архивов. Правила признают все документы АФ РФ ценными.

Date: 2016-05-25; view: 3852; Нарушение авторских прав