Організація документообігу

Документообіг в організаціях представляє собою рух документів з моменту їх отримання або створення до моменту затвердження виконання або відправлення.

Залежно від обсягу документів, які проходять через організацію протягом року визначають три основні форми організації роботи з документами:

Централізована – усі операції з документами виконуються канцелярією або секретарем установи.

Децентралізована – усі операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розділені територіальне.

Змішана – частину операцій з документами здійснює канцелярія, а інші операції виконують секретарі структурних підрозділів.

Визначають три основні потоки документів:

- вхідні;

- вихідні;

- внутрішні.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному забезпеченню необхідною інформацією підрозділів та працівників в апараті управління, рівномірному завантаженню інформацією підрозділів та посадових осіб, позитивно впливає на процес управління в цілому. Ефективність документообігу суттєво залежить від здійснення контролю. Документ вважається виконаним тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і адресату дана повна відповідь.

Ефективність управлінської діяльності з точку зору організації документообігу визначається рівнем кваліфікації працівників, які працюють з документамита відповідним матеріально-технічним забезпеченням цього процесу.

Основні джерела [5, 9, 21, 27 ]

Запитання для самоперевірки:

1. Охарактеризуйте основні напрями наукової організації праці керівника.

2. Дайте характеристику самоменеджменту.

3. Охарактеризуйте зміст, робочі прийоми та досягнуті результати з точки зору виконання функцій самоменеджменту.

4. Визначте зміст функцій самоменеджменту

5. Визначте основні риси єдиної державної системи діловодства

6. Визначте особливості індивідуальної інструкції з діловодства.

7. Охарактеризуйте основні класифікаційні ознаки організаційних документів.

8. Визначте вимоги до оформлення документів.

9. Охарактеризуйте форми організації роботи з документами.