Технология работы в текстовом процессоре

Н астройка Word для работы. 1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа. Одним из вариантов загрузки текстового процессора Word является использование Главного меню Windows. В этом случае надо выполнить следующие действия: [Пуск] ► Программы ► Microsoft Word.

2. Установка параметров страницы. Страница – отдельный фрагмент документа, который определяется набором параметров: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями и др. Полями страницы называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Параметры устанавливаются командой Файл ► Параметры страницы. 3. Выбор режима отображения документа. Выполняется с использованием команд меню Вид. При первичном наборе текста рекомендуется выбирать вид отображения – Обычный или Разметка страницы. 4. Задание масштаба отображения документа. Варьирование масштабом позволяет создавать оптимальный для конкретного пользователя режим работы. Установка масштаба осуществляется командой Вид ► Масштаб 5. Задание параметров абзаца. Установка способа выравнивания текста, междустрочного интервала, абзацных отступов и интервалов, отступа первой строки абзаца и др. выполняется командой Формат ► Абзац. 6. Выбор шрифта. Шрифт – набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими как размер, начертание, гарнитура, эффекты, анимация и т.д.). Выбор необходимого шрифта и его параметров выполняется командой Формат ► Шрифт. 7. Расстановка переносов. Эта процедура позволяет более компактно расположить текст на странице. Она выполняется командой Сервис ►Язык► Расстановка переносов► флажок Автоматическая расстановка переносов.

Набор, редактирование, форматирование и сохранение документа

8. Набор текста. Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Принудительный переход на новую строку, не прерывая абзаца, можно осуществить нажатием комбинации клавиш [Shift+Enter]. 9. Сохранение документа. Набранный текст рекомендуется сохранить. Периодическое и окончательное сохранение документов выполняется несколькими способами: 1) первичное сохранение файла или сохранение с прежним именем – команда Файл►Сохранить; 2) автосохранение для периодической автоматической записи на диск. Параметры задаются командой Сервис ►Параметры► вкладка Сохранение. Здесь же задаются идополнительные режимы и условия сохранения файлов, например, с паролями для чтения, записи или без них; 3) сохранение файла с изменением его имени и/или местоположения или типа – команда Файл►Сохранить как.

По умолчанию документы сохраняются со стандартным расширением.doc. Word позволяет также сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить как в поле Тип файла можно выбрать необходимый тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных, например,.html,.txt,.rtf.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной информации производится на вкладке Документ диалогового окна команды Файл►Свойства.

10. Редактирование текста. Редактирование – это изменение содержания документа при помощи добавления, перемещения, копирования или удаления фрагментов. Для того чтобы не терять скорость при наборе текста, не рекомендуется в процессе его набора сразу производить редактирование. Его лучше произвести после набора всего текста. После выполнения редактирования документ снова рекомендуется сохранить.

11. Форматирование текста. Форматирование – это придание документу визуально приятного вида. При форматировании обычно выполняются следующие операции: установка размера и типа шрифта, его начертание, выравнивание текста и др.

64. Табличные процессоры, их функциональные возможности.

Табличные процессоры – комплекс программ для управления электронной таблицей. ЭТ – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Основные функции электронных таблиц:

• вычисления различной сложности;

• анализ и моделирование;

• построение диаграмм, графиков;

• создание и ведение баз;

сохранение, редактирование, печать итоговых документов.

65. Табличный процессор MS Excel. Основные понятия: ячейка, адрес ячейки, диапазон ячеек, лист, страница, электронная таблица, рабочая книга.

Excel (Calc) входит в пакет Microsoft Office (OpenOffice) и предназначен для обработки электронных таблиц под управлением Windows..

Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением.XLS (. ods). Такой файл называется рабочей книгой.

Лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений.

Рабочий лист состоит из 256 ( от A до IV ) столбцов и 65536 строк ( 2¹⁶ ).

Над рабочими листами книги можно выполнять следующие операции: - выделять рабочие листы;

- вставлять новые листы; - удалять листы; - переименовывать листы; - перемещать и копировать листы в пределах одной книги или в другую книгу; - защитить данные на рабочем листе.

Режимы просмотра листа

Для изменения режима просмотра листа используют команды меню Вид. По умолчанию установлен режим просмотра Обычный.

В режиме Разметка страницы в окне отображается только сама таблица и границы страниц.

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);

Текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки;

Блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13.

66. Типы данных в Excel. Числовые и текстовые данные, дата и время. Форматы числа.

Типы данных в Excel (Calc):Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов. Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Формулы (алгебраические и логические выражения), всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2). В ЭТ существуют следующие виды функций:

− математические – выполняют различные математические операции; − статистические – выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений; − текстовые – выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов; − логические – используются для построения логических выражений; − финансовые – используются в финансовых расчетах; − функции даты и времени и т.д.

Стандартные ошибки при создании формулы или функции:

##### – числовые данные не помещаются в ячейку по ширине;

#ДЕЛ/0 – в знаменатели формулы находится нулевое значение, или ссылка на пустую ячейку; #ССЫЛКА! – формула указывает на ячейку, которая отсутствует на рабочем листе; #ЧИСЛО! – при вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы; #ИМЯ? – опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазона); #ЗНАЧ! – у функции пропущен обязательный параметр.

Правила ввода чисел: Если ввод числа начинается со знака «+» или «-», Excel опускает «+» и сохраняет «-», интерпретируя введенное значение как отрицательное число. Числовые значения, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5) интерпретируется, как -5. Символ Е или е используется при вводе чисел в экспоненциальном представлении. Например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестой степени). Если ввод числа начать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат. Если ввод числа закончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат.

Текст — это произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата, время или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel выводит его, перекрывая соседние ячейки. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойным щелчком на границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроится по максимальной ширине значений в этом столбце.

В Excel дата и время интерпретируются как числа.

67. Ввод и редактирование данных, форматирование ячее к.

Данные можно вводить в ячейку или в строку формул.

Для ввода данных с использованием клавиатуры следует выделить ячейку, ввести данные клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул и подтвердить ввод, одним из трех способов:

нажать клавишу клавиатуры Enter, Tab или клавиши перехода: ←, ↑, →, ↓;

нажать кнопку Ввод (зеленая галочка) в строке формул;

выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

В ячейке может находиться до 32767 символа, но отображаются только 1024. Исключение составляют формулы -- длина записи до - 1024 символа.

Ввод текста

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа.

Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается. При этом текст в строке формул отображается полностью.

Ввод чисел

При первоначальном вводе числа в ячейке может отобразиться число из 11 цифр. При вводе большего числа происходит автоматическое форматирование ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3).

Если же ширина столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы #.

Способы упрощения и ускорения ввода данных: - копирование; - автозаполнение; - ввод прогрессий.

Формат ячеек - Для изменения формата необходимо выбрать: меню Формат / Формат ячеек, либо использовать контекстное меню.