Мәлiметтерді сұрыптау және сүзгілеу

Мәлiметтер базасымен атқарылатын негiзгi жұмыс оның қүрамынан айрықша белгiлерiне қарай мәлiметтердi iздеу болып табылады. Жазбалар саны неғүрлым көп болған сайын мәлiметтi iздеу қиындай бередi. Excel бұл қиындықты шешудi мәлiметтердi сұрыптау арқылы орындау мүмкiндiгiн бередi.

Деректер®Фильтр (Данные®Фильтр) командасын орындау арқылы қажеттi жазбаларды басқалардан бөлiп алуға, екшеп терiп алуға болады. Екшеп терiп алуды автоматты түрде Автофильтр командасының, ал жәй әрекеттер арқылы (қолмен) Кеңейтiлген фильтр (Расширенный фильтр) командасының көмегiмен орындауға болады.

Автофильтрдi пайдаланып, жазбаларды екшеп теру әрекеттерiн орындау үшiн, алдымен курсорды мәлiметтер базасы ретiнде қарастырылатын кестенiң iшiне орналастырамыз немесе жазбаларды белгiлеймiз. Одан кейiн Данные®Фильтр®Автофильтр командасын орындаймыз. Нәтижесiнде өрiс аттары маңында төмен қарай бағытталған тiксызық батырмалар пайда болады. Осы батырмаларды шерту арқылы әрбiр өрiстегi мәлiметтердi екшеп терiп алу критерийлерiн таңдай аламыз. Пайда болған iшкi мәзірдегi Барлығы (Все) бөлiмi фильтрден өткiзудi тоқтатады, ал Шарт (Условие) бөлiмiн таңдау нәтижесiнде екшеп алу параметрлерiн тағайындау мүмкiндiгiн беретiн сұхбат терезе ашылады. Бiр өрiсте орналасқан мәлiметтердi ЖӘНЕ не НЕМЕСЕ логикалық функцияларымен байланысқан екi шартты бiруақытта тексере отырып, екшеп теруге болады.

Кеңейтiлген фильтрдi (Расширенный фильтр) пайдаланбас бүрын мынадай үш аймақты анықтап (қүрып) алу қажет:

-Т iзiм аралығы (интервал списка), яғни мәлiметтер базасы аймағы;

- Критерийлер аралығы (интервал критериев) – екшеп теру әрекетi өткiзiлетiн аймақ;

- Шығарып алу аралығы (интервал извлечения) – екшеп теру нәтижесi орналасқан аймақ.

Кеңейтiлген фильтр көмегiмен мәлiметтердi екшеп терiп алу үшiн Данные®Фильтр®Расширенный фильтр командасын орындаймыз. Экранда пайда болған Кеңейтiлген фильтр сұхбат терезесiнде аралықтардың координаталарын көрсету керек. Егер екшеп теру нәтижесiн басқа орынға көшiру қажет болса, онда Нәтиженi басқа орынға көшiру (Скопировать результат в другое место) ауыстырғышын iске қосамыз.

MS Excel программасында мәлiметтер базасы ретiнде қарастырылатын кестенi сүрыптау мүмкiндiгi бар. Сұрыптау әрекетiн орындау үшiн, мәлiметтер базасын белгiлеп немесе курсорды сол аймаққа орналастырған соң, Деректер®Сұрыптау командасын орындаймыз. Осы мезетте Сұрыптау ауқымы (Сортировка диапазона) сұхбат терезесi ашылады. Бұл терезеде Жазбаларға (Ауқымның бiрiншi қатары) (Подписям, первая строка диапазона) ауыстырғышын қосып, сұрыптау жүргiзiлетiн өрiс атын таңдаймыз. Сонымен бiрге, сұрыптау тәсiлiнiң өсу ретiмен немесе кему ретiмен екi мүмкiндiгiнiң бiрiн таңдап алғанннан кейiн ОК батырмасын шертемiз.

Мәлiметтер базасы осы әрекеттер орындалған соң өзiмiз тағайындаған параметрлерге сәйкес реттеледi. Символдық мәтiндерден тұратын өрiстер алфавиттiк ретпен сұрыпталады.

Date: 2016-05-14; view: 3276; Нарушение авторских прав