V Історичний екскурс

Мовні формули, різновиди офіційної кореспонденції, способи оформлення й роботи з нею шліфувалися віками. Багато видів листів мають тисячолітню історію.

Князі Київської Русі зберігали важливі листи в своїх скарбницях разом із кош­товностями.

Зберігалися листи також у церквах і монастирях. Через пожежі, князівські міжусобиці, татаро-монгольські набіги письмові доку­менти епохи Київської Русі не збереглися.

Завдяки літописанню до наших днів дійшли безцінні матеріали, такі як «Повість вре-менних літ»; міжнародні акти-договори з греками (з Візантією) 907,911,971 років.

Композиція, мовні формули сучасних листів у своїх витоках близькі до дого­ворів, описаних ще в літописі Нестора.

У XVIII ст. з'являються різновиди листів — рапорт, промеморій, реляція, реск­рипт, доношеніе тощо; формуються вимоги до складання текстів листів: стислість викладу, ясність, точність, небагатослів'я тощо.

Рапорт, -у — донесення, звіт; усне або письмове повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву.

Реляція, -ї — письмове повідомлення про хід бойових дій війська.

Рескрипт, -у — доведений до загального відома лист царя на ім'я певної службової особи з покладенням на неї тих чи інших доручень, з висловленням про нагороду та ін. У Стародавньому Римі — письмова відповідь імператора на подане йому для ви­рішення питання, що мала силу закону.

Промеморій — офіційне повідомлення; цікаві дані про розвиток конярства в Україні; про збирання теплого одягу в населення для погоничів, які вирушали в далеку дорогу.

Нормою офіційного письмового спілкування в державних установах було ви­знано уніфікацію текстових форм документів.

Так, у царській Росії виникла практика складання різних т. зв. письмовників, що вміщували поради, рекомендації, тексти листів — на всі випадки життя. Потрібно було відшукати в письмовнику взірець потрібного документа, підставити відповідні дані — і лист був готовим для відправлення.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила введення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

Пам'ятайте про етикет ділового листування

• Починати листа потрібно із звертання як загальноприйнятої форми ввічливості:

Шановний (ім'я, по батькові)!

Шановний пане / пані...!

Шановні добродії!

Шановні колеги!

Глибокошановний (ім'я, по батькові)!

Високошановний пане / пані...!

Високоповажний добродію!

• В українській мові звертання до адресата вживають у формі кличного відмінка.

Ненормативною є заміна його формою називного відмінка.

Правильно: Шановний Вікторе Степановичу!

Неправильно: Шановний Віктор Степанович!

• Після звертання зазвичай треба ставити знак оклику. Перше слово тексту листа потрібно писати з абзацу і з великої літери.

• Залежно від виду листа треба обмірковувати початкову фразу. Якщо це лист-подяка, доречно розпочати його:

Ми щиро вдячні Вам за...

Вдячні Вам за запрошення...