ВОПРОС 19. Виды и технология участия в выставочных мероприятиях

Выставочные мероприятия являются своеобразным зеркалом развития отрасли, важным информационно-аналитическим центром, позволяющим прогнозировать конъюнктурные изменения. Участие в выставочной деятельности необходимо предприятиям туризма и гостеприимства для формирования успешных маркетинговых коммуникаций, которые в конечном итоге определяют эффективность всей коммуникационной политики предприятия.

Наиболее распространенные выставочные мероприятия – ярмарки и выставки.

Выставка – регулярно организуемые оптовые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения, где экспоненты представляют услуги и товары одной или нескольких отраслей на основе демонстрации выставочных образцов; процесс показа производится в заранее определенном интервале времени. Главная направленность любой выставки – реклама и продвижение инноваций в виде товаров и услуг, заключение контрактов на продажу образцов, поставку партий показанного товара.

Ярмарка – регулярно организуемые оптово-розничные рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения, где значительное количество экспонентов реализуют характерные услуги и товары одной или нескольких отраслей.

Выставки и ярмарки обладают множеством сходных признаков и характеристик деятельности, в частности направленностью на целевое распространение информации о производимых услугах или продукции в целях их продвижения на внутренние или внешние рынки. Однако на ярмарках проводится не только демонстрация выставочных образцов, но и прямая продажа продукции как оптом, так и в розницу посетителям.

Кроме выставок и ярмарок существует ряд мероприятий выставочного характера, имеющих место в индустрии туризма и гостеприимства:

Салон – демонстрация туристского продукта оптовым посредником с помощью различных средств печатной рекламы.

Биржа – коммерческое выставочное представление и реализация турпродуктов на рынке. На бирже устанавливаются деловые контакты, подписываются соглашения между производителями туристских услуг и их продавцами. Они обычно открывают либо заканчивают период активной рекламы туров, объявленных на следующий год.

Турмагазин – специализированный магазин для продажи турпродуктов на рынке. Они осуществляют оптово-розничную продажу собственного продукта и продукта других фирм – туроператоров на основании агентских соглашений, а также предоставляют справочную информацию клиентам о турпродуктах.

Конференция – демонстрация передового опыта в сфере туристской деятельности. На этих мероприятиях выявляются основные проблемы функционирования туристской отрасли и намечаются пути их решения.

Выставка состоит из 3-ех логических этапов: подготовительного, непосредственно, работы на выставке и заключительного этапа.

Подготовительный этап включает в себя выбор выставки, участие в которой наиболее эффективно и прочие организационные мероприятия, связанные с ней. Необходимо знать, что подготовка к предстоящей выставке начинается за 2-3 месяца до момента ее открытия. На наиболее популярных выставках места бронируются за полгода. Для того, чтобы определить, эффективно ли будет участие в выставке, необходимо изучить каталог участников; анализируя мнения прежних участников, определить степень отдачи выставки; ознакомиться со статистической информацией, предоставляемой организаторами выставки (проходимость выставочных площадей, время работы выставки, среднее количество и состав посетителей).

Типы посетителей:

1. постоянные клиенты;

2. неактивные старые клиенты;

3. заинтересованные лица или потенциальные клиенты;

4. корпоративные клиенты, организации;

5. поставщики или партнеры.

Перед непосредственным участием в выставке необходимо также уделить внимание предлагаемым на ней рекламным материалам. Изготовление раздаваемой продукции – довольно дорогостоящее удовольствие, поэтому необходимо разработать раздаточный материал таким образом, чтобы он надолго сохранился у посетителя выставки и принес максимальную отдачу. Для этого:

• необходим оригинальный макет рекламного раздаточного материала;

• «срок жизни» рекламного материала тем длительнее, чем больше вариантов его дополнительного использования может придумать посетитель выставки (например, пакеты с логотипом, календари, плакаты)

• дизайн раздаточного материала должен отвечать и гармонировать с дизайном самого стенда;

• информация, содержащаяся в раздаточном материале, должна определяться целями участия в данной выставке;

• количество раздаточного материала также определяется целями участия в выставке (например, раздавать рекламную продукцию всем посетителям или только работникам турбизнеса), популярностью и проходимостью самой выставки, длительностью работы выставки.

Существует ряд общепринятых правил работы стендовой команды во время выставки:

• приветливое отношение к каждому посетителю;

• обслуживание стенда коллективом не менее чем 2-ух человек;

• необходимо иметь на стенде необходимый запас рекламного материала;

• обязательна регистрация всех посетителей, проявивших интерес к стенду;

• запрет курения или употребления спиртных напитков на стенде во время работы выставки;

• параллельный с работой стенда анализ работы стендовых команд конкурентов.

Принципы оформления выставочного стенда:

• более удачное размещение стенда на выставочной территории;

• нестандартное решение стенда (например, двухуровневый стенд, стенд из необычного строительного материала);

• привлекающая внимание надпись на стенде (цветовое решение, шрифт, которыми изображены название фирмы, город, который она представляет);

• оригинальный дизайн и декор стенда (использование флагов, оригинальных конструкций, манекенов, воздушных шаров);

• оригинальный способ обращения работников стенда с посетителями;

• возможности дополнительного рекламирования стенда на самой выставке (например, сообщение по радио, размещение указателей).

Для принятиярешения о выставочном стенде необходимо также учитывать тот факт, какие действия и мероприятия планируется проводить на стенде во время работы выставки:

• демонстрация нового современного оборудования, строительных и отделочных материалов, посуды, белья, мебели и многого другого;

• пристендовые мероприятия (лотереи, розыгрыши призов, выступление артистов);

• презентация новых возможностей управления гостиницей (автоматизация работы всех подразделений отеля);

• подписание договоров о сотрудничестве с агентствами;

• проведение переговоров с оптовыми покупателями.

Планируемые на выставке действия и мероприятия прямо воздействуют не только на величину стенда, но и на его конфигурацию, расположение, контингент работников стенда.

Участие в выставке – только начальный этап в приобретении интересных деловых контактов. После закрытия выставки могут последовать следующие мероприятия:

- пресс-конференция;

- продолжение переговоров с заинтересовавшимися посетителями выставки;

- различные семинары, мастер-классы.

В любом случае сам экспонент должен для себя проанализировать эффективность состоявшейся выставки, сравнить степень проявленного интереса посетителей к стенду и уровень его затрат на участие в выставочной деятельности.