Обоснование выбора и системный анализ с применением CASE-средств

Как видно из структуры организации филиал РГГУ в г. Всеволожск состоит из множества подразделений, основные процессы которых могут быть автоматизированы. В рамках проекта планируется провести автоматизацию учебно-методического отдела.

Существует два подхода разработки программного обеспечения информационных систем один из них - это структурный подход.

В его основе лежит идея декомпозиции. Вся структура описывается функциональными блоками, между которыми протекают определенные процессы.

Второй подход разработки программного обеспечения ИС заключается в объектной декомпозиции. Структура описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Каждый объект системы обладает своим собственным поведением, моделирующим поведение объекта реального мира.

Система управления учебным процессом состоит из двух аспектов – оперативной обработки данных и анализа полученной информации. Говоря о процессе получения новых данных мы имеем ввиду систему оперативной обработки данных, а формируя сложные отчеты и выборки, имеем дело с системой аналитической обработки данных.

В реализации информационной системы эти два аспекта тесно переплетены между собой. Таким образом, создание единой информационной системы помогает:

1. Автоматизировать и оптимизировать деятельность управления процессами управления.

2. Формирует полную и достоверную информацию необходимую для принятия управленческих решений.

Для решения данной задачи выделим ряд функций и задач методистов учебно - методического отдела, на которые он затрачивает большую часть времени.

Такими задачами являются:

- заполнение и изменение личных карточек студентов;

- первоначальная сортировка и распределение вновь поступивших студентов по группам;

- формирование аттестационных ведомостей по группам;

- формирование индивидуальных ведомостей;

- формирование сводных ведомостей по итогам сессии.

Результат и повышение эффективности будет замечено на оптимизации и сокращении времени потраченного на сбор и каталогизацию информации. Уменьшенное количество документов в бумажном виде и их оцифровка приведет к существенному уменьшении времени на поиск необходимой информации, что, в конечном счете, приведет к ускорению документооборота в целом. Ускорение документооборота уменьшит задержки на получение необходимой информации для принятия необходимых решений. Компьютерная обработка полностью исключает проведение однотипных операций и их дублирования.

Автором описана функциональная модель формата IDEF0 деятельности филиала РГГУ в г. Всеволожск.

IDEF0 - представляет собой иерархическую систему диаграмм описывающих основные бизнес процессы. Функции и интерфейсы систем на данных диаграммах представляют собой дуги и блоки. От места соединения дуг и блоков зависит тип представляемого ими интерфейса. Если дуга соединяется с блоком сверху, то она является управляющей. Если слева, то она представляет собой информацию, которая подвергается обработке этим блоком. Нижняя дуга отвечает за механизмы и ресурсы, которые в процессе обработки не подвергаются изменению и являются ресурсами. Стрелка, исходящая из блока справа представляет собой результат обработки блока.

На рис. 1.3. представлена контекстная диаграмма процессов филиала РГГУ в г. Всеволожске.

Рис. 1.3. Контекстная диаграмма процессов филиала РГГУ в г. Всеволожск

Декомпозиция контекстной диаграммы процессов филиала РГГУ в г. Всеволожск рассмотрена на Рис. 1.4.

Рис. 1.4. - Декомпозиция контекстной диаграммы процессов филиала РГГУ в г. Всеволожске

Процесс отражения поступления студента в филиал РГГУ г. Всеволожск начинается с момента заключения договора. После чего полученные данные о студенте передаются на бумажных носителях в учебно-методический отдел.

Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности канцелярии представлена на Рис. 1.5.

Рис. 1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности канцелярии

На рис.1.6 изображена контекстная диаграмма деятельности учебно-методического отдела.

Рис.1.6. Контекстная диаграмма деятельности учебно-методического отдела

В учебно-методическом отделе находятся два методиста, один занимается студентами очного, а другой заочного отделения. Полученная информация о новых студентах попадает к соответствующему методисту, который в дальнейшем формирует на бумажном носителе личную карточку студента. После чего личные карточки группируются по группам и хранятся в отделе.

Исследование показало, что данная операция трудоемка и занимает много времени методистов. Низкая производительность обусловлена ручной обработкой всей поступающей информации, а недостаточная компьютеризация процесса отрицательно сказывается на поиске и сортировки информации.

При изменении одного из свойств или параметров, например Фамилии студента, методистам будет необходимо «поднять» весь архив документов и внести в них корректировки.

Данный процесс можно автоматизировать, возложив весь контроль, сортировку, поиск и мониторинг информации на информационную систему.

На Рис.1.7. показана декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста очного отделения.

Рис.1.7. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста очного отделения.

Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста заочного отделения представлена на Рис. 1.8

Рис. 1.8. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста заочного отделения

В процессе обучения на каждую группу и каждого студента методистами учебного отдела заводятся ведомости. В процессе обучения в ведомостях отражается текущая успеваемость групп и их участников, что позволяет не только принимать какие либо управленческие решения или корректировки в обучении, но и собирать статистические данные о качестве обучения университета в целом.

Индивидуальная ведомость представляет собой документ на бумажном носителе отражающий сводку успеваемости студента. Формирование индивидуальных ведомостей происходит на основе ведомостей составленных на группу после проведения экзамена или зачета.

В ходе исследования установлено, что дублирование и ввод информации с групповой ведомости на индивидуальные в филиале РГГУ в г.Всеволожске осуществляется вручную методистами учебного отдела. Таким образом, после одного экзамена в группе из 30 человек методисту придется вручную сформировать 30 индивидуальных ведомостей, только на одну группу.

Контекстная диаграмма деятельности кафедры ГСЭД изображена на Рис. 1.9.

Рис. 1.9. Контекстная диаграмма деятельности кафедры ГСЭД

На Рис. 1.10. рассмотрена декомпозиция контекстной диаграммы деятельности преподавательского состава кафедры ГСЭД.

Рис. 1.10. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности преподавательского состава кафедры ГСЭД

Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности директора филиала представлена на Рис. 1.11.

Рис. 1.11. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности директора филиала