Введение. Методическое руководство для выполнения лабораторных и самостоятельных работ по дисциплине «Информатика»

Методическое руководство для выполнения лабораторных и самостоятельных работ по дисциплине «Информатика», включает в себя задания, которые помогают постепенно освоить основные возможности системы управления базами данных (СУБД) Access.

Назначение любой СУБД - создание, ведение и обработка баз данных.

Система управления базами данных представляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Каждая база данных храниться на диске в виде файла с расширением accdb.

Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут рассматриваться в данном практикуме.

Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица - совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки - записями. Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей. Для описания полей используются следующие характеристики: имя поля, тип и размер поля. Таблиц в базе данных может быть несколько. Для работы таблицу следует открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются по ключам; ключ может состоять из одного или нескольких полей.

Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами управления.

Запросы. Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос - изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования и предоставления их в компактном виде. Запрос можно создавать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Отчеты. Отчет это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать в том виде, в котором требуется пользователю. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросы и модули. Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Модуль - это программа на языке Access Basic.

Лабораторная работа № 1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ.