Почтовые конструкции

Лайфхак: используйте в письме конструкции «если… то…».

Этот совет мы нашли в книге Тима Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю»[9]:

«Подобно началу телефонного разговора, общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: “Мы можем встретиться в 16:00?”, можно составить иначе – “Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени”.

Эта конструкция “если… то…” приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: “Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-5555 или по электронной почте jоhn@dое. соm (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555-4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо”. Таким образом удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию “если… то…” и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос».

Здесь, кстати, встречается и еще один почтовый лайфхак – ставить всех заинтересованных людей в копию.

Что все это нам дает?

Это сокращает время переписки. Ведь обычно человек не сразу отвечает на ваше письмо, а спустя какие-то часы. Он ждет ответа, но вы тоже не сразу проверяете почту. Снова потеряны часы. Такой «теннис» может продолжаться несколько дней.

Составляя свои почтовые конструкции «если… то…», будьте предельно лаконичны (см. предыдущий лайфхак). Цените время окружающих!