Информационное обеспечение управления

В управлении потребность в информации определяется:

- необходимостью достижения определенной цели организации, отдельного ее подразделения;

- свойствами отдельного лица, коллектива или какой-либо системы, отражающими необходимость получения информации, соответствующей характеру выполняемых действий или работы;

- объективно существующими (действующими) факторами, вытекающими из задач, для решения которых необходима информация.

При решении информационной потребности необходимо учитывать три компонента:

1) потребителя информации, который формирует свои задачи, требования, устанавливает ограничения для учета информационных данных;

2) информационный массив, в котором сосредоточена необходимая информация, сконцентрированная структурно и функционально таким образом, чтобы упростить и облегчить поиск необходимых данных;

3) информационную систему, являющуюся посредником между потребителем и информационным массивом.

Информационная система

Информационная система – это совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы управления в целях эффективной ее деятельности.

Система управления - некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого (совокупность взаимосвязанных элементов, представляющих единое целое).

Целью информационной системы является:

- оказание помощи в процессе принятия решений;

- оценка деятельности управленческого персонала по принятию качествен-ных управленческих решений.

Информационная система должна отвечать следующим требованиям:

- информация должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить удобное хранение и оперативный поиск, своевременное представление;

- информация, выдаваемая системой, должна быть актуальной, своевременной и полезной для решения проблемы;

- информационные данные в системе должны быть сгруппированы по определенным признакам (временному фактору, применительно к сферам управления и т.д.).

Показатели, характеризующие информационную систему управления:

1) объем информации в звеньях ее сосредоточения - количество листов:

- количество документов на одного работника управленческой деятельности как отношение количества входящих и исходящих документов к среднесписочной численности работников;

- коэффициент исполнительности как отношение количества фактически использованных документов к количеству документов, подлежащих исполнению;

- коэффициент абсолютного использования информации;

- коэффициент эффективного использования информации;

2) объем движущейся информации, величина ее потоков;

- коэффициент использования информации как отношение количества использованной информации за определенный период к общему количеству информационных сообщений;

3) пропускная способность каналов информационной связи:

- коэффициент непрерывности информационных потоков;

4) быстродействие (как быстро руководитель находит нужную ему информацию):

- коэффициент оперативности информации;

- качество учета информации;

- коэффициент оперативности работы аппарата управления.

Информационный массив

Создание информационного массива допускается осуществлять двумя способами: прямым и косвенным.

Прямой метод предполагает производить сбор информации с помощью привлечения специалистов (экспертов) различных уровней управления при помощи метода анкетирования, интервьюирования и др.

Косвенный метод подразумевает под собой анализ документных источников (плановых документов, отчетов о деятельности и т.д.).

Каждый из указанных методов имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому на практике применяют различные методы, что в результате дает возможность получить объективные данные.

При формировании информационного массива необходимо учитывать затраты на получение информации. Величина затрат является ограничивающим фактором. Практика показала, что даже сбор информации внутреннего характера требует значительных затрат в процессе непосредственно сбора, хранения, обработки и поиска данных (комплексный анализ, локальный, пролонгированный, экспессивный).

Комплексные оценка и анализ – это наиболее сложный и ответственный вид оценки, т.к. состоит в получении общего впечатления о деятельности.

Локальное оценивание, в противоположность комплексному, производится на основе результатов выполнения какой-то одной функции или даже ее части (с точки зрения назначения информации). Локальная оценка имеет большое значение для дальнейшего совершенствования системы информационного обеспечения, т.к. выявление причинно-следственных связей позволяет обнаружить типичные особенности востребования информации и на этой основе вести перегруппировку информационных данных.

Пролонгированная оценка осуществляется на основе изучения длительного периода деятельности объекта исследования. Данный вид оценки может приводить к значительным искажениям, т.к. в зону анализа попадают только следы этой деятельности (разовых документов, субъективных мнений участников событий). При подготовке информации для представления по требованию следует учитывать: чем длительнее оцениваемый период, тем больше значимость этих источников.

Экспрессивное оценивание относится исключительно к текущей деятельности. Недостаток таких источников информации проявляется в психологической окраске: категорических суждениях, пристрастном анализе и пр.

Потребители информации.

При создании информационного массива необходимо учитывать - кто запрашивает информацию, какая информация (какого рода) необходима, где будет использоваться, какие объемы и качество устроят потребителя. Например, у руководителей разных уровней управления различная потребность в информации с позиции полноты охвата, точности, структурированности по времени, сферам приложения и т.д. Выявлена следующая тенденция в изменениях потребности в информации при перемещении от уровня управления к выше стоящему уровню: руководителю становятся необходимы все более общие данные для планирования и принятия решений, изменения стратегии организации, формирования перспективных направлений развития. При подготовке информации конкретному руководителю, необходимо учитывать:

- на каком уровне управления находится руководитель;

- какие функции выполняет;

- каковы его полномочия в области принятия управленческих решений;

- каков его опыт, характер и уровень образования.