Microsoft Project

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распростра­ненной в мире системой планирования проектов. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ.

MS Project может быть рекомендован для планирования несложных проектов пользователями-непрофессионалами и новичками.

Отличительной особенностью пакета является его простота.

Microsoft Projectобеспечивает информационную поддержку менеджера на всех стадиях жизненного цикла проекта:

1) Инициация:

- определение целей и ограничений по проекту;

- ввод справочника ресурсов. Возможно планирование трудовых ресурсов, материалов и механизмов. Указывается уровень доступности ресурса, индивидуальный календарь и несколько ставок оплаты. Имеется возможность импорта списка ресурсов из Active Directory и адресной книги;

- использование шаблонов планов проектов.

2) Планирование:

- ввод и структурная декомпозиция состава работ, длительностей работ и ограничений по срокам работ, установление логических связей между работами;

- расчет расписания проекта методом критического пути. Планирование расписания от даты начала или к дате окончания проекта;

- планирование работ с учетом календарей выполнения работ и доступности ресурсов;

- расчет трудоемкости работ, перерасчет длительностей работ в зависимости от использования ресурсов на работах;

- ввод потребностей работ в ресурсах;

- ручное и автоматическое выравнивание уровня загрузки ресурсов с целью оптимального распределения ресурсов между работами;

- расчет стоимости работ и стоимости ресурсов, затрачиваемых на работы.

3) Реализация и контроль исполнения:

- создание базового плана (до 11 экземпляров) с целью отслеживания отклонений;

- учет фактических сроков выполнения работ, трудозатрат (в т.ч. сверхурочных), ресурсов, расхода материалов и денежных средств;

- выдача отчетов по отклонениям от намеченных показателей, использование наглядных индикаторов;

- экспорт данных в Microsoft Excel для дальнейшего анализа.

4) Завершение:

- подготовка итоговых отчетов по всем параметрам плана проекта: сроки выполнения работ, стоимости работ, трудозатраты исполнителей и расход ресурсов;

- архивация плана проекта.

Вывод данных в Microsoft Project производится с помощью представлений:

1) таблицы работ, ресурсов, назначений;

2) диаграмма Ганта;

3) сетевой график;

4) график загрузки ресурсов;

5) вычисляемые пользовательские поля.

MS Project позволяет сортировать, фильтровать и группировать данные, произвольно настраивать коды структуры работ и ресурсов.

Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет облегчить и систематизировать групповую работу с проектами. Настройка сооб­щений для команды проекта включает возможность определения со­става проектных данных пересылаемых участникам проекта по электронной почте и установку ограничений на коррекцию пересыла­емой информации получателями. Хранение проектов в папках Exchan­ge обеспечивает дополнительные средства разграничения доступа к файлам проектов.

Среди достоинств пакета также следует отметить достаточно удоб­ные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Возможность одновремен­но иметь до шести планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа «что если...». В то же время MS Project предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами.

Как и все продукты MS Office программа MS Project содержит внутренний макроязык программирования Visual Basic for Application (VBA). Благодаря VBA, опытные пользователи могут быстро и легко расширить функционал системы, производить нестандартные расчеты, интегрировать Project с другими приложениями.