Цели и принципы создания, базовые черты информационной системы управления проектом

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом (ИСУП) – это организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

Решение о необходимости использования автоматизированной ин­формационной системы для управления проектом в первую очередь связано с ответом на вопрос о необходимости системы управления. Несистемное (неформальное) управление проектом может работать хорошо для малых проектов с ограниченными задачами и ресурсами, но перестает работать уже на проектах относительно невысокой слож­ности. Без некоторой формализованной системы управления руково­дитель и участники проекта неизбежно будут сталкиваться с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений и отчетности. Потери, связанные с ошибками управления и с дополнительными затратами времени и ресурсов, расходуемых на разрешение возникающих конфликтов, неизбежно влияют на качество результатов и приводят к удорожанию проекта. В данной ситуации держать проект под контролем позволяет разработка и внедрение формализованной информационной системы, которая поддерживала бы выполнение основных функций контроля и управления.

Наибольшую пользу приносит использование автоматизированной модели для поддержки планирования крупных проектов. Основные преимущества данного подхода включают:

1) централизованное хранение информации по графику работ, ре­сурсам и стоимостям;

2) возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;

3) возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;

4) возможности автоматизированной генерации отчетов и графиче­ских диаграмм, разработки документации по проекту.

Прежде чем переходить к описанию структуры ИСУП, важно понять, почему существует необходимость в созда­нии специализированной системы для управления проектами.

В современной организации, как правило, функционирует целый ряд автоматизированных систем, обеспечивающих информационную поддержку текущей управленческой деятельности. Системы поддержки принятия решений (СППР) (Decision Support Systems – DSS) разрабатываются и используются для поддержки специфических управленческих про­цедур. Структура данных систем обычно соответствует функциональ­ной структуре организации и уровням управления. Например, корпоративные финансовые приложения могут включать системы автоматизации бухгалтерии, начисления зарплаты, планирования вы­плат поставщикам. Для автоматизации отдела продаж могут использо­ваться системы учета продукции на складах, выписки счетов, база данных клиентов и т.п. Информационные системы высшего руковод­ства (Executive Information Systems – EIS) предоставляют обобщенную информацию о результатах деятельности и состоянии компании в виде, удобном для принятия решений стратегического характера.

Руководитель проекта может использовать ту или иную информа­цию, получаемую из корпоративных информационных систем. Однако, в основном, данные, структурированные для поддержки деятельности функциональных руководителей, оказываются избыточными и в ко­нечном счете бесполезными для менеджера проекта.

Итак, следующие отличия ИСУП от корпоративных информационных систем являются принципиальными:

1) если корпоративные информационные системы в основном разрабатываются для поддержки отдельных функциональных подраз­делений, то ИСУП объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному про­екту;

2) если цикл сбора и анализа информации и выдачи отчетности в корпоративных информационных системах обычно привязан к календарным периодам (месяц, квартал, год), то в ИСУП управ­ленческая информация собирается, хранится и анализируется относительно степени достижения целей проекта (задач, этапов, вех).

Попытки создать систему информационного обеспечения управ­ления проектами лишь на основе существующих функциональных информационных систем наталкиваются на проблемы:

1) низкой оперативности получения и качества информации – вследствие избыточности данных;

2) низкой степени интеграции информации – вследствие разно­родности информационных систем, используемых разными отде­лами (и тем более, разными организациями), участвующими в проекте.

Базовые черты системы управления проектом являются следствием основных характеристик проекта:

1) поскольку проект представляет собой одноразовое предприятие, направленное на достижение уникальной цели (комплекса целей), то и информационная система управления создается для каждого проекта и является временной системой;

2) реализация проектов связана с выполнением уникального комп­лекса работ. Таким образом, календарные и финансовые планы базируются в большей степени на прогнозных и экспертных оценках, нежели на предыдущем опыте;

3) проект, как правило, направлен на достижение комплекса взаи­мосвязанных целей в условиях ограничений по времени и бюд­жету, при дефиците ресурсов. ИСУП должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований;

4) весь объем работ проекта разбивается на поддающиеся управлению пакеты работ и задачи, временные и ресурсные параметры которых могут быть оценены с высокой степенью точности. Таким образом, функции контроля над проектом основываются на оцен­ке результатов выполнения задач, а не на сравнении объемов работ, привязанных к календарным периодам;

5) реализация проекта предполагает объединение усилий и исполь­зование ресурсов различных отделов и организаций. ИСУП дол­жна обеспечить поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

6) проект имеет жизненный цикл, включающий такие стадии, как определение концепции проекта, анализ реализуемости и целесо­образности, запуск проекта, исполнение, завершение проекта. Различные стадии жизненного циела проекта требуют выполнения различных управленческих функций. Таким образом, ИСУП является дина­мической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

7) проекты не являются полностью независимыми от бизнес-окру­жения, включающего как другие проекты, осуществляемые орга­низацией, так и текущую производственную деятельность. Следовательно, ИСУП является открытой системой, имеющей интерфейсы к другим системам.