Порядок обслуживания торжеств

В ресторанах осуществляют обслуживание приемов, юбилеев, свадеб и других торжеств; организуются банкеты с полным и час­тичным обслуживанием официантами: банкет-фуршет, банкет-коктейль, банкет-чай.

Подготовительная работа к проведению банкета состоит из при­ема заказа, подготовки к проведению банкета, обслуживания.

Прием заказа. Правильное оформление заказа во многом зави­сит от того, насколько подробно и своевременно продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителем (заказчиком) и администрацией ресторана. Практика показывает, что организация банкета проходит наи­более успешно, если заявку на его проведение принимает мет­рдотель, т.е. тот, кто будет непосредственно руководить обслу­живанием.

Прежде чем принять заказ, метрдотель обязан ознакомить за­казчика с залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов. При этом оговариваются такие воп­росы, как места для почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности; уточняют, будет ли подан гос­тям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыкаль­ное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами ресторана, порядком обслуживания и воз­мещения возможных убытков. Администрация ресторана не имеет права устанавливать минимальную стоимость заказа, а также пред­лагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т.д.

При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания, место проведения торжества, число участников, при­мерное меню и предварительную стоимость заказа. Заказ регист­рируют в специальной книге заказов по установленной форме (рис. 14.1). Первоначально заполняют графы 1, 6, 12, 13. После предварительного согласования заказчик вносит в кассу аванс в размере не менее 50 % стоимости заказа на основании выписан­ного бухгалтерией приходного ордера и получает квитанцию.

В дальнейшем, не позднее чем за два дня до начала торжества, метрдотель совместно с заказчиком оформляет заказ-счет.

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается ру­ководителем ресторана и передается в кассу. Кассир принимает от заказчика доплату за заказ (на основании приходного весового ордера) заверяет заказ-счет своей подписью и ставит штамп «оплачено» Первый экземпляр заказа-счета передается заказчику, второй остается у кассира, а третий, четвертый и пятый направляются соответственно бригадиру официантов (который будет поводив обслуживание торжества), материально ответственным лицам кухни и буфета. Номер приходного ордера и суммы допла­та также итоговую сумму вносят в книгу учета заказов (графы 9-11 на рис. 14.1).

Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кас­совой машине чеки и передает их работнику, выполняющему за-

аз (бригадиру официантов или официанту). Бригадир официан­тов официант) подтверждает получение чека своей подписью на „экземпляре заказа-счета. Материально ответственные лица кухни и буфета отпускают продукцию согласно чекам и заказу

В случае уменьшения заказа на горячие блюда, напитки, кон­дитерские и другие изделия (по причинам, исходящим от заказчика) заказчику возвращают деньги. При этом составляют расходно - кассовый ордер на основании письменного заявления заказ­чика утвержденного директором и бухгалтером ресторана.

Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирова­ние некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания тор­жества, оформляет официант по счету, используя типовые бланки счетов

Исправления в заказе-счете не допускаются. Форма заказа-счета приведена на рис. 14.2. Изменения в заказе-счете по разным при­чинам (отсутствие сырья для приготовления отельных блюд, из­менение цен и т.п.) в день обслуживания отражают в соответ­ствующих графах на оборотной стороне заказа-счета (рис. 14.3) и согласовывают с заказчиком (необходима его подпись).

Если ресторан принял заказ, но по независящим от него при­чинам не может организовать обслуживание в назначенное вре­мя, то администрация обязана обеспечить возможность прове­дения торжества в другом ближайшем ресторане и сообщить об этом заказчику не позднее чем за 7 дней до назначенного торжества

Ресторан осуществляет музыкальное обслуживание торжеств в установленном порядке. Однако при проведении тематических вечеров администрация ресторана должна предусматривать в дого­воре с концертной организацией возможность изменения про граммы музыкальной части торжества.

Утверждаю:
директор _____

(наименование предприятия общественного питания)

Заказ-счет №

(служит расчетным документом)

на ________________ человек

Дата и часы обслуживания

С правами и обязанностями заказчика, ус­тановленными Рекомендациями о порядке приема и выполнения заказов на обслужи­вание торжеств на предприятиях обществен­ного питания, ознакомлен, с условием за­каза согласен

Заказчик

Цены и суммы проверены

Аванс №_ от__

Доплата № от _

В том числе за цветы

Получено всего

Чеки по заказу на

Получил____

кассир

Ответственный за обслуживание

к (подпись)

Рис. 14.3. Форма заказа-счета (оборотная сторона)

Рис. 14.2. Форма заказа-счета (лицевая сторона)

Права и обязанности заказчика. Заказчик имеет право отказаться от всего заказа не позднее чем за сутки до момента обслуживания.

Если не все участники банкета смогут явиться на торжество, то заказчику по его письменному заявлению, поданному не позднее чем за 4 ч до начала обслуживания, могут быть возвращены деньги в размере стоимости заказа, приходящейся в среднем на долю отсутствующих гостей.

При заявлении заказчика об уменьшении численности участ­ников торжества непосредственно перед началом обслуживания ему могут быть возвращены деньги в размере стоимости части заказа на горячие блюда, напитки и кондитерские изделия. Воз­врат денег осуществляется на основании письменного заявления по расходному кассовому ордеру. Однако в этом случае заказчик обязан возместить ресторану стоимость (по розничным ценам) приготовленной продукции, которая не может быть реализована.

На не подлежащую реализации продукцию составляют акт в трех экземплярах, который подписывают руководитель ресторана (заведующий производством), материально ответственное лицо, чья продукция актируется заказчиком. Второй экземпляр акта вру­чают заказчику.

Актированию не подлежат напитки, а также включенные в за­каз-счет, но не поданные на стол горячие и сладкие блюда, кон­дитерские изделия.

Заказчику предоставляется право поступать с продукцией, вклю­ченной в акт, по своему усмотрению. Стоимость не подлежащей и включенной в акт продукции покрывается из сум­мы, внесенной заказчиком в оплату за обслуживание торжества.

Заказчику не разрешается приносить в ресторан напитки и про­дукты, а также привлекать посторонних лиц для приготовления блюд.

Заказчик должен находиться на предприятии общественного питания до окончания торжества.

Заказчик обязан возместить бой и порчу посуды и приборов, происшедшие по вине участников банкета, на основании дей­ствующих прейскурантов. При этом выписывается счет и деньги приходуются кассой в установленном порядке.