Функціонування комунікацій в організації

Ефективна комунікація дуже важлива для успіху в управлінні. По-перше, вирішення багатьох управлінських задач будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглим, підлеглі один з одним) у рамках різних подій. По-друге, комунікація, можливо, є кращим засобом обговорення і вирішення питань, що характеризуються невизначеністю і двозначністю. Комунікація в управління розглядається як процес, що складається з таких етапів:

1. Формулювання ідеї або вибір інформації для передачі. Відправник має добре оцінити значущість ідеї (інформації) й продумати сутність її викладання.

2. Кодування і вибір каналу передачі інформації. Щоб передати ідею або інформацію, відправник кодує її за допомогою символів та обирає канал передачі, відповідний типу символів. Вибір засобу повідомлення не має бути обмежений єдиним каналом – необхідно використовувати поєднання різних каналів.

3. Передача інформації – безпосередньо передача конкретної інформації.

4. Декодування (розшифровка) – на цьому етапі здійснюється переклад інформації відправника в інформацію одержувача. За наявності зворотнього зв’язку відправник і одержувач міняються місцями.

5. Інтерпретація повідомлення та формування відповіді на нього.

6. Передача відповіді відправнику.

Знання ролі й змісту кожного з етапів дозволяє ефективніше управляти процесом в цілому. Процес комунікації можливо здійснювати за наявності наступних основних елементів:

а) відправник – особа, що прагне донести певні ідеї за допомогою інформації, яку вона передає;

б) повідомлення – інформація, що має певну форму і закодована за допомогою відповідних символів;

в) канал зв’язку – засіб передачі інформації;

г) одержувач – особа, якій відправник адресує своє повідомлення.

Іноді в процесі комунікації може виникнути «шум», джерелами якого є:

· мовлення (вербальне і невербальне);

· відмінності в сприйнятті інформації;

· відмінності в статусі.

Мета комунікації – забезпечити розуміння інформації (повідомлення), якою обмінюються відправник і одержувач. Комунікації можуть здійснюватися у виді:

1) монологу – інформації, що надходить від відправника до одержувача;

2) діалогу – інформації, що надходить від відправника до одержувача і від одержувача до відправника;

3) зворотніх зв’язків як реакції на отриману інформацію.

Для обміну інформацією використовують символи, до яких належать слова, жести, інтонація. Відправник кодує повідомлення за допомогою вербальних і невербальних символів.

Створення комунікаційних мереж, формування стійких комунікаційних каналів пов’язані з труднощами, які викликані як дефектами у каналах інформації, так і дефектним кодуванням або декодуванням одержуваних повідомлень. Проблеми, пов’язані зі створенням ефективно діючих комунікацій, можна поділити на дві основні групи: проблеми структурних комунікацій і проблеми, що виникають під час міжособового спілкування.

1. Проблеми структурних комунікацій. Основна проблема комунікацій між елементами організаційної структури обумовлена невизначеністю у відносинах між окремими структурними одиницями організації. При цьому розпорядження і директиви керівного органу організації можуть не відповідати ситуації, не розумітися підлеглими, дублюватися, подальше повідомлення може суперечити раніше надісланим. Крім того, у разі невизначеності ситуації горизонтальні зв’язки між окремими підрозділами або членами організації стають ненадійними, інформація до підрозділів надходить хаотично, що викликає інформаційний голод або, навпаки, надлишок суперечливої інформації.

В умовах невизначеності можуть посилюватися різні види бар’єрів у комунікаційних процесах. Так, спотворення у комунікаційних мережах призводять до значного уповільнення темпів робіт в організації. Ухвалення рішення і його реалізація мають починатися одночасно: зрозуміти, як слід виконувати роботу, не менше важливо, ніж ухвалити рішення про те, що слід робити. Але спотворення інформації не дозволяє приступати до негайної реалізації рішення, оскільки воно засноване на неправильних передумовах. У зв’язку із цим доводиться повертатися до даної ситуації, повторювати повідомлення.

Крім того, спотворення інформації приводять до неправильної постановки мети, що позначається на решті компонентів організації. Спотворення в організаційних комунікаціях дослідники звичайно поділяють на три групи:

1) ненавмисні спотворення, які виникають через брак інформації, невизначеність ситуації або ускладнення в міжособових контактах;

2) свідомі спотворення, що являють серйозну небезпеку при ухваленні рішень в організації та постановці мети: у даному випадку представник про­міжної ланки управління у комунікаційному ланцюжку не погоджуються зі змістом повідомлення (наприклад, не згодні з розпорядженням вищестоящого органу управління) і прагне змінити характер його дії;

3) фільтрація інформації в повідомленні, коли відсікається непотрібна у даний момент інформація. Ця операція в комунікаційному процесі може привести до втрати інформації, шкідливих спрощень, які перешкоджають ухваленню ефективних управлінських рішень. Негативний ефект фільтрації спостерігається, коли вищих керівників намагаються забезпечувати тільки інформацією позитивного змісту, не доводячи до їх відома найгостріші проблеми; коли існує страх перед покаранням; відчувається даремність інформації через її неправильну оцінку.

2. Проблеми, що виникають у ході міжособового спілкування. Комунікаціям часто перешкоджає взаємне нерозуміння між членами комунікаційного процесу. Причини виникнення проблем комунікації через нерозуміння наступні:

а) відмінності в сприйнятті повідомлення і його основної ідеї і концепції, що відбувається:

· через неправильне кодування повідомлення керівниками без урахування культури і настанов членів організації (повідомлення написане або передане на незрозумілій мові, містить багато слів, що належать іншій субкультурі, або спеціальних термінів, обрана галузь діяльності або знання, маловідома членам організації тощо);

· конфлікт між сферами компетенції, підґрунтями думок відправника і одержувача інформації;

· різних соціальних настанов членів організацій, різних структур цінностей;

б) семантичні бар’єри, що виникають через невдало сформульовані повідомлення, а це приводить до втрати інформації під час передачі;

в) невербальні міжособові перешкоди (жести, інтонації, внутрішнє значення і інші форми невербальної символічної комунікації);

г) незадовільний зворотний зв’язок (наприклад, через невміння слухати).

Для того, щоб уникнути втрат, що виникають через недоліки міжособового спілкування, можна використовувати такі прийоми:

1) попередня підготовка до передачі повідомлення; наприклад, роз’яснення основних положень, змісту повідомлення;

2) зняття семантичних бар’єрів шляхом виключення двозначності, багатозначності понять;

3) постійна увага до невербальної символічної комунікації – тону подачі повідомлення, жестам, міміці тощо;

4) встановлення зворотного зв’язку, для чого треба: задавати питання одержувачу інформації про зміст повідомлення і ступеня його сприйняття;

5) створювати атмосферу довіри, доброзичливості і готовності обговорити проблеми, що виникають з урахуванням інтересів і потреб одержувачів інформаційних повідомлень.

Слід зазначити, що найефективніше використання комунікацій залежить від таких чинників, як професіоналізм керівників, структура організації та її характеристики, наявність стійких міжособових відносин між членами організації, культура підлеглих, положення організації в зовнішньому середовищі (закритість або відкритість), компетентність працівників.

Змістовий модуль 5. Організаційна культура

5.1. Феномен організаційної культури. Підходи до вивчення організаційної культури

5.2. Компоненти та рівні організаційної культури

5.3. Зміна організаційної культури

5.4. Порівняльний аналіз західної та східної організаційної культури