Роль комунікації в системі управління у різних наукових концепціях

Формування комунікаційних мереж і створення умов для успішного функ­ціонування комунікацій в організації складають одну з найважливіших задач управління. Обмін інформацією включений як найважливіша ланка у всі основні види діяльності організації, отже, якщо комунікаційні зв’язки не існують або не діють, це негативно позначається на функціонуванні всієї організації. Це пояснюється низкою причин:

· керівникам підрозділів організації доводиться витрачати багато часу на пошук потрібної інформації та її обробку;

· відбувається дублювання інформації, оскільки одна і та ж інформація надходить у підрозділи організації та до її керівництва з різних джерел;

· в одних підрозділах і в одних керівників відчувається потреба в ін­формації, тоді як в інших підрозділах може відбутися інформаційне перевантаження;

· працівники організації мало обізнані про її діяльність, плани, орієнтації в зовнішньому середовищі, що негативно позначається на процесах інтеграції, точному виконанні розпоряджень керівництва й тощо.

У зв’язку із цим однією з головних цілей управління в організації є створення системи комунікації, її впровадження і контроль за нормальним функціонуванням.

Комунікаційні процеси в організації вивчали різні школи:

1) першими досліджували ці процеси представники школи наукового управління. Ф. Тейлор розробив достатньо жорстку організаційну структуру, що припускає чіткий взаємозв’язок між посадами і соціальними ролями. У цій структурі мають місце тільки вертикальні владні зв’язки (від керівників до підлеглих), тобто така організація базується на формальних, жорстких, вертикальних, ієрархічних комунікаційних зв’язках.

Інформація, яка передається по вертикалі, ділиться на два типи: 1) завдання і необхідні пояснення до нього (те, що Ф. Тейлор називав «урок»), 2) контроль за виконанням завдання. При цьому Тейлор вважав, що «денний урок» – деяке завдання, яке містить відомості про те, що, коли і як треба робити, задається адміністрацією організації та доводиться до підлеглих кожним керівником (у тому, що стосується його частини повноважень). За словами Тейлора, «кожний працівник, добрий і посередній, має щодня одержувати цілком певний урок, ні в якому випадку не має бути неточним або невизначеним, урок має бути ретельно й ясно описаний та не має бути легким». При цьому зворотний зв’язок при контролі зводиться лише до доповіді про виконання завдання. У цілому дана наукова школа не надавала великого значення комунікаціям в організації.

2) згідно з основною концепцією школи людських відносин, людина є унікальною соціальною твариною, тому з її діяльністю несумісні формалізація організаційних процесів, жорстка ієрархія підлеглості й відсутність горизонтальних зв’язків в організації. І, навпаки, горизонтальні організаційні зв’язки неформального характеру між членами організації мають велике значення. Вони мають сприяти функціонуванню формальної організації та забезпечувати згуртованість колективу та захист цілісності особи.

Наявність в організації одночасно вертикальних (владних) і горизонтальних (в основному неформальних) потоків інформації має сприяти задоволенню потреб працівників у спілкуванні й взаємному обміні поточною інформацією; забезпеченню залучення працівників у процес ухвалення управлінських рішень.

Проте представники школи людських відносин в основному надавали увагу неформальним комунікаціям між працівниками організації з рівним статусом і забували про їх взаємодії з адміністрацією, а також про потоки ділової інформації, необхідної для виконання працівниками своїх рольових обов’язків;

3) у школі системного підходу щодо комунікацій в організаціях стверджується, що зв’язки між різними системними одиницями організації – це головне в розумінні сутності її функціонування. Для ефективної дії цих зв’язків найважливіше значення мають створення і переробка інформації. Розглядаючи організацію як відкриту систему, системні теорії акцентують увагу на її взаємообміні із зовнішнім середовищем, вивченні потоків інформації, що надходять від інших організацій і від соціальних інститутів (владних, політичних, су­спільних тощо).

Порівняння основних положень трьох наукових шкіл, що відіграли най­більшу роль у розвитку теорії комунікацій в організаціях, дозволяє зробити наступний висновок. З розвитком уявлень про методи створення найефективніших організаційних структур, де поставлена мета досягається з якнайменшими витратами, змінювались і поняття про комунікації та необхідність їх дослідження – від майже повного ігнорування комунікаційних проблем до розуміння значущості їх вдосконалення для будь-якої складної організації та розуміння того, що надійні комунікації – запорука успіху всієї організації.