Какая документация необходима для обеспечения функционирования системы управления охраной труда в соответствии со стандартами СТБ 18001-2005, СТБ 18002-2005?

Национальными стандартами предусмотрено подразделение документов по охране труда на документацию и записи. При этом:

• к документации относятся те документы, которые нормируют, регламентируют, устанавливают соответствующие правила и нормы;

• к записям — документы, фиксирующие результаты проделанной работы или какие-либо факты.

Для обеспечения функционирования системы управления охраной труда необходима разнообразная информация.

Возможные виды информации:

• законодательные и иные обязательные требования;

• письма, приказы, решения, постановления;

• акты, предписания надзорно-контрольных органов;

• информация о производственных опасностях и связанных с ними рисках;

• информация о состоянии условий и охраны труда;

• результаты паспортизации санитарно-технического состояния условий и охраны труда, аттестации рабочих мест по условиям труда;

• критерии оценки и стимулирования деятельности по охране труда;

• декларации промышленной безопасности опасных производственных объектов;

• письма и запросы заинтересованных сторон;

• всевозможные отчеты;

• ответы на запросы;

• сведения о несчастных случаях, профессиональных заболеваниях, авариях и инцидентах на производственных объектах и материалы их расследований;

• рекламные материалы;

• публикации в средствах массовой информации.

Учитывая многообразие видов информации и ее различную значимость, организация должна определить необходимые виды информации и наиболее удобные ее носители, например бумажные или электронные.

Информация должна:

• описывать основные элементы системы управления и их взаимодействие;

• обеспечивать направление к смежной документации.

Документ — это информация и ее носитель.

Информация содержится в процедурах, стандартах, спецификациях, чертежах, схемах, рисунках, эскизах, отчетах, аудио- и видеозаписях, инструкциях и т.п.

Носители информации: бумажный, магнитный, электронный, фотографический, контрольный образец и т.п.

Документ предусматривает требования или то, как должна осуществляться деятельность.

Национальными стандартами по аналогии с системами управления другими видами деятельности предусмотрена следующая иерархия документации:

Руководство по системе управления охраной труда;

• операционные процедуры;

• рабочие инструкции;

• записи и другая сопутствующая документация.

В Руководстве по системе управления охраной труда описываются ключевые элементы и взаимодействие различных частей системы.

Руководство по системе управления охраной труда может:

• быть отличным по структуре от структуры стандарта;

• иметь общее ядро с приложениями;

• быть сборником процедур и других документов;

• быть частью документации по системе управления охраной труда;

• быть представленным более чем одним документом;

• быть отдельным документом или иначе.

Важным аспектом в построении Руководства является наличие перекрестных ссылок на документацию других уровней системы (процедуры, инструкции и т.п.).

Процедуры содержат письменно оформленную базу и определяют, как должны выполняться операции. Процедуры подразделяются на:

• общесистемные — единые для всех систем управления (обучение, информирование, управление документацией, операциями, мониторинг, аудиты, анализ со стороны высшего руководства и др.);

• специальные — рассматривают управление специфическими для данной системы операциями (идентификация опасностей, оценка риска, оценка деятельности по охране труда и ее стимулирование и др.).

Наряду с таким подразделением процедур существует и другой подход к их классификации. В отдельных литературных источниках применительно к системе управления охраной труда общесистемными процедурами считаются такие, которые описывают виды деятельности, определенные в стандарте (идентификация опасностей и анализ рисков, обучение, взаимодействие, внутренние аудиты и др.). В отличие от них специальные процедуры описывают управление операциями.

Процедура дает описание процесса, но не может свидетельствовать о его выполнении (данную роль выполняют записи).

Процедура должна быть максимально лаконичной по объему (практика показывает, что в большинстве случаев оптимальным является объем процедуры не более 3 листов).

Национальные стандарты не содержат требования об обязательной переработке действующих в организации документов по охране труда (порядок, положение, стандарт организации по безопасности труда, рекомендации, методика и др.) в процедуры.

Национальными стандартами предусмотрена разработка следующих процедур:

• идентификация законодательных и иных требований;

• идентификация опасностей и оценка рисков;

• планирование работы по охране труда;

• обучение, инструктажи, проверка знаний по охране труда;

• консультации, информирование, пропаганда охраны труда;

• управление документацией;

• управление записями;

• управление операциями;

• готовность к аварийным ситуациям;

• расследование аварий, инцидентов, несчастных случаев и профессиональных заболеваний;

• проведение аудитов функционирования системы;

• проведение мониторингов и измерение эффективности;

• анализ со стороны руководства;

• предупредительные и корректирующие действия;

• проектирование рабочих мест, технологических процессов;

•. калибровки и техническое обслуживание контрольно-измерительной аппаратуры, используемой для проведения мониторинга и измерений;

• идентификация возможных инцидентов и аварийных ситуаций и ответных действий;

• определение ответственности и полномочий за:

- устранение и расследование несчастных случаев, инцидентов, несоответствий;

- проведение действий по смягчению последствий несчастных случаев, инцидентов или несоответствий;

• идентификация, ведение и размещение записей по охране труда, а также результатов аудита и анализа.

Наряду с процедурами, предусмотренными стандартом, в организации целесообразно разработать и другие процедуры, регламентирующие различные аспекты работы по охране труда и порядок выполнения соответствующих работ, связанных с охраной труда:

• нормативное и ресурсное обеспечение управления охраной труда;

• создание новых рабочих мест;

• оценка состояния безопасности и гигиены труда;

• стимулирование за работу по охране труда;

• участие работников и их представительных органов в управлении охраной труда;

• отражение требований безопасности в конструкторской и технологической документации;

• прием на работу и профессиональный отбор работников по отдельным специальностям;

• медицинское освидетельствование работников;

• выполнение работ в командировках;

• использование личного транспорта работников в интересах организации;

• надзор за объектами повышенной опасности;

• выполнение работ с повышенной опасностью;

• перевозки опасных грузов;

• обеспечение работников средствами индивидуальной защиты и профилактики;

• санитарно-бытовое обеспечение работников и др.

Для работников, выполняющих конкретные задачи, предназначены рабочие инструкции: инструкции по охране труда, технологические инструкции и регламенты ведения технологического процесса, инструкции по безопасной эксплуатации оборудования, схема процесса, эскизы, рисунки, серии фотографий или других иллюстраций, таблицы, графики, программы обучения, планы локализации аварийных ситуаций и ликвидации последствий аварий и т.п.

Рабочие инструкции занимают подчиненное положение по отношению к процедурам.

3.31. Какие документы дополнительно должны быть заведены при внедрении СТБ 18001-2005, СТБ 18002-2005?

Национальными стандартами по управлению охраной труда предусмотрено ведение следующих документов и записей. Процедуры

1. Процедуры для идентификации, получения информации, содержащей законодательные и иные обязательные требования, и обеспечения доступа к законодательным и другим применяемым к организации требованиям в области охраны труда (п. 4.3.2 СТБ 18001-2005, СТБ 18002-2005).

2. Процедуры по идентификации опасностей, оценке рисков и внедрению мер управления рисками (п. 4.3.1 СТБ 18001-2005).

3. Процедура установления целей в области охраны труда (п. 4.3.3 СТБ 18002-2005).

4. Процедуры по определению компетентности, обеспечению обучения и осведомленности персонала в области охраны труда (п. 4.4.2 СТБ 18001-2005).

5. Процедура по консультированию и обмену информацией с работниками и заинтересованными сторонами в области охраны труда (п. 4.4.3 СТБ 18001-2005, п. 4.4.3 СТБ 18002-2005).

6. Процедура по обеспечению участия работников в управлении охраной труда (п. 4.4.3 СТБ 18001-2005, п. 4.4.3 СТБ 18002-2005).

7. Процедуры по управлению всеми видами документов и данными по охране труда, предусмотренными стандартом (п. 4.4.5 СТБ 18001-2005, п. 4.4.5 СТБ 18002-2005).

8. Процедуры для операций и действий, связанных с идентифицированными рисками, для которых необходимо применять меры управления:

• для продукции, оборудования и услуг, закупаемых и (или) используемых организацией;

• для проектирования рабочих мест, технологических процессов, механизмов, организации производства, включая их адаптацию к возможностям людей;

• для определения рабочих критериев, которым должны удовлетворять рабочие процедуры (п. 4.4.6 СТБ 18001-2005).

9. Процедуры по идентификации возможных инцидентов и аварийных ситуаций и по ответным действиям (п. 4.4.7 СТБ 18001-2005).

10.Процедуры для осуществления мониторинга и измерения результативности в области охраны труда (п. 4.5.1 СТБ 18001-2005, п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

11.Процедуры для калибровки и технического обслуживания контрольно-измерительной аппаратуры, используемой для проведения мониторинга и измерений (п. 4.5.1 СТБ 18001-2005).

12.Процедуры для определения ответственности и полномочий по:

• предупреждению и расследованию несчастных случаев, инцидентов, несоответствий;

• проведению действий по смягчению последствий несчастных случаев, инцидентов или несоответствий;

• инициированию и осуществлению корректирующих и предупреждающих действий;

• подтверждению результативности предпринятых корректирующих и предупреждающих действий (п. 4.5.2 СТБ 18001-2005).

13.Процедуры по управлению записями по охране труда, включая записи о результатах аудитов и анализов, предусматривающие их идентификацию, ведение, размещение (п. 4.5.3 СТБ 18001-2005).

14.Процедуры по проведению периодических аудитов функционирования системы управления охраной труда (п. 4.5.4 СТБ 18001-2005).

15.Процедуры для контроля отдельных работ, связанных с повышенной опасностью, записи по указанному контролю (п. 4.3.1 СТБ 18002-2005).

16.Процедуры проведения анализа со стороны руководства (п. 4.6 СТБ 18001-2005).

17.Процедуры по применению статистических и других методов, используемых для оценки состояния условий и охраны труда (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

Документы

1. Политика в области охраны труда (п. 4.2 СТБ 18001-2005).

2. Обзорный документ или руководство по документации системы управления охраной труда (п. 4.4.4 СТБ 18002-2005).

3. Методологии для идентификации опасностей, оценки рисков (п. 4.3.1 СТБ 18001-2005).

4. Контрольные листы собеседований об опасностях и связанных с ними рисках (п. 4.3.1 СТБ 18002-2005).

5. Документально оформленные цели в области охраны труда для каждой функции и уровня управления организации (п. 4.3.3 СТБ 18001-2005).

6. Документально оформленные роли, ответственность и полномочия персонала (в формах, целесообразных для организации):

• организационная структура (органиграмма);

• должностные инструкции работников;

• документация по инструктированию;

• описание процедур;

• программы управления по достижению целей охраны труда (п. 4.4.1 СТБ 18001-2005, п. 4.4.1 СТБ 18002-2005).

7. Документ о назначении высшим руководством своего представителя, на которого возлагается ответственность за разработку, внедрение и поддержание в рабочем состоянии системы управления охраной труда (п. 4.4.1 СТБ 18001-2005).

8. Документация по проведению обучения и оценке его эффективности (п. 4.4.2 СТБ 18002-2005).

9. Документация по несчастным случаям и происшествиям (п. 4.3.1 СТБ 18002-2005).

10.Документация по практическим учениям (п. 4.4.7 СТБ 18002-2005).

11.Схемы протекания производственных процессов (п. 4.3.1 СТБ 18002-2005).

12.Протоколы испытаний аварийного оснащения (п. 4.4.7 СТБ 18002-2005).

13.Показатели эффективности деятельности в области охраны труда (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

14.Схемы проведения мониторинга и контрольные листы для ведения соответствующих записей по результатам мониторинга и измерений (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

15.Документально оформленные методики выполнения измерений (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

16.Документально оформленные калибровочный план, мероприятия по обслуживанию измерительной аппаратуры и записи об их результатах, процедуры для проведения особо важных или сложных калибровок, протоколы калибровок (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

Примечание. Требования указанного пункта распространяются на подрядчиков (поставщиков).

17.Документально оформленные стандарты на условия на рабочих местах и контрольные листы проверок их соблюдения (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005). '

18.Протоколы совещаний по охране труда, документы по результатам анализа со стороны руководства (п. 4.6 СТБ 18002-2005).

Перечни, реестры, планы, программы, графики, отчеты

1. Реестры, перечни или указатели документов (п. 4.4.4 СТБ 18002-2005).

2. Реестр применяемых требований по охране труда и области их применения (п. 4.3.2 СТБ18002-2005).

3. Перечень источников информации, содержащих законодательные и иные обязательные требования (п. 4.3.2 СТБ 18002-2005).

4. Документированная информация по оценке рисков и результатам управления рисками (п. 4.3.1 СТБ 18001-2005).

5. Планы по идентификации возможных инцидентов и аварийных ситуаций и по ответным действиям (п. 4.4.7 СТБ 18001-2005).

6. Программа (ы) управления охраной труда, включающая (ие) документированные:

• распределение ответственности и полномочий по соответствующим функциям и уровням управления организации для достижения целей;

• средства и график достижения целей (п. 4.3.4 СТБ 18001-2005).

7. Программы обеспечения осведомленности и обучения работников по охране труда (п. 4.4.2 СТБ 18002-2005).

8. Программы обучения и обеспечения осведомленности подрядчиков, временных рабочих и посетителей с учетом уровня риска, которому они подвержены (п. 4.4.2 СТБ 18002-2005).

9. Программы (планы) обучения отдельных категорий работников (п. 4.4.2 СТБ 18002-2005).

10.Списки квалифицированного персонала (п. 4.4.1 СТБ 18002-2005).

11.Перечень обучающих курсов (программ), действующих в организации (п. 4.4.2 СТБ 18002-2005).

12.Программы и графики проведения периодических аудитов функционирования системы управления охраной труда (п. 4.5.4 СТБ 18001-2005).

13.Отчеты о результатах проведения периодических аудитов функционирования системы управления охраной труда (п. 4.5.4 СТБ 18001-2005).

14.Отчеты о несоответствиях и их реестр (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005, п. 4.5.4 СТБ 18002-2005).

15.Отчеты о функционировании системы управления охраной труда, представляемые высшему руководству для анализа и использования в целях совершенствования системы управления охраной труда (п. 4.4.1 СТБ 18001-2005).

16.Перечни оборудования и технических устройств, материалов (сырья, химических веществ, отходов, продуктов, полуфабрикатов), токсикологических, экологических сведений, относящихся к рабочим местам и представляющих повышенную опасность (п. 4.3.1 СТБ 18002-2005).

17.Информационные листки, доски объявлений, плакаты по охране труда (п. 4.4.3 СТБ 18002-2005).

18.Перечень управляемой документации с указанием мест ее хранения (п. 4.4.5 СТБ 18002-2005).

19.Перечень аварийного оснащения (п. 4.4.7 СТБ 18002-2005).

20.Документально оформленные списки измерительной аппаратуры (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

21. Графики проверок (осмотров, обходов) рабочих мест по охране труда и документально оформленные записи (протоколы) об их результатах (п. 4.5.1 СТБ 18002-2005).

Из перечня документов и записей видно, что ведение большей части документов предусматривалось ранее действовавшими законоположениями.