Что такое записи и другая сопутствующая документация по охране труда?

Организация должна установить процедуры для идентификации, поддержания и размещения записей по охране труда, включая результаты аудита и анализа.

Записи — особый вид документов, содержащих достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, а также фиксирующих юридически значимые факты.

Национальными стандартами предусматривается, чтобы записи по охране труда были:

• разборчивыми;

• опознаваемыми (идентифицируемыми);

• прослеживаемыми для соответствующих видов деятельности.

Записи по охране труда необходимо хранить и поддерживать таким образом, чтобы:

• обеспечить незатруднительный доступ к ним;

• обеспечить их защиту от повреждений, износа или утери.

Записи и сопутствующая документация включают:

• акты о несчастных случаях, профессиональных заболеваниях, авариях и инцидентах, несоответствиях и прилагаемые к ним материалы, другие акты;

• всевозможные журналы;

• протоколы проверки знаний, совещаний;

• результаты тестирования, резюме и интервью с работниками;

• карточки выдачи средств индивидуальной защиты и профилактики;

• удостоверения, личные карточки обучения и проверки знаний по охране труда;

• всевозможные отчеты (о травматизме и временной нетрудоспособности, о затратах на охрану труда, о техническом обслуживании оборудования, предусмотренные для направления в вышестоящие органы и органы надзора и др.);

• материалы по паспортизации санитарно-технического состояния условий и охраны труда, аттестации рабочих мест по условиям труда, идентификации опасностей и оценки рисков, проведению мониторингов и аудитов и др.;

• материалы по проведению анализа со стороны высшего руководства.

Ведение записей позволяет:

• создать механизм оперативного получения достоверной информации;

• оценивать эффективность функционирования системы управления охраной труда;

• выявлять Причины, проводить анализ несоответствий для разработки корректирующих и предупредительных действий;

• анализировать адекватность, результативность и эффективность функционирования системы управления для определения мер по ее совершенствованию.

В отличие от документов записи не могут быть изменены. Стандарт не устанавливает требований к формам ведения записей.

Записи ведутся для того, чтобы содержащаяся в них информация анализировалась соответствующими работниками, а также для подтверждения юридически значимых фактов.