Пусть первое же предложение работает на вас

Поскольку названия писем – не повсеместная практика, они могут показаться вам слишком резкими в ряде ситуаций. В таком случае первое предложение должно взять на себя функцию заголовка. Вашему читателю важно сразу понять, о чем письмо.

Билл Смит довел до нашего сведения, что вы обеспокоены ходом переговоров Джейн Джонс с банком.

Нет никакой необходимости создавать письменный эквивалент светской беседы. Самое вежливое – избавить читателя от необходимости разгадывать, что именно вы хотели сказать.

Уважаемый однокурсник,

Как вы знаете, мы замечательно отпраздновали 15‑ю годовщину выпуска в июне прошлого года. Мы все можем гордиться подарком, который подготовил наш курс. Теперь начался первый год кампании по празднованию столетия университета.

А вот более прямолинейно и по сути:

Уважаемый однокурсник,

Пришло время подготовить наш 16‑й ежегодный подарок для университета. Вы помните, какой отличный презент мы вручили на 15‑й встрече выпускников, но необходимо двигаться дальше.

Что же можно сказать о письмах с ответами на вопросы или о продолжающих тему прошлой переписки? Вы действительно считаете, что читатель узнает, о чем ваше письмо, самостоятельно вспомнив о содержании предыдущих?

Да, но до определенного момента; ниже мы привели примеры ответов на запрос о предоставлении информации:

Письмо справа оставляет слишком много недосказанного. Если г‑н Аллен (который, вероятно, пишет десятки писем в день) не вспомнит, что конкретно он написал этой компании, то первые два предложения ему вряд ли помогут. Здесь необходимо напомнить, какой именно запрос он отправлял: более конкретно, чем в первом письме, и не столь резко, как во втором.

Уважаемый г‑н Аллен,

Сожалею, но у нас разошлись все книги о борьбе с одуванчиками. Мы обязательно сообщим вам о новых поступлениях. Возможно, эта информация окажется для вас полезной.

Первое короткое предложение напоминает г‑ну Аллену о сути вопроса и сообщает ему важную вещь, которую он должен знать. Всегда обозначайте предмет вашего письма в первом предложении.