Придумайте ясный и убедительный заголовок

Все электронные письма в вашем ящике выглядят одинаково. Не существует внешних подсказок, по которым вы могли бы понять, какое из них важное, а какое нет: ни штемпелей авиапочты, ни сортов почтовой бумаги, ни конвертов, ни знакомого почерка. Единственный признак – личность отправителя и тема.

Вы не сможете о многом судить по первому критерию, чего не скажешь о втором – определении темы по заголовку[21]или названию. Как люди, много лет проработавшие в рекламном бизнесе, мы можем точно сказать, что заголовок – самая читаемая часть любого объявления. Именно заголовок побуждает людей читать дальше (приглядитесь к заголовкам газет, в частности The Wall Street Journal, и вы поймете, что обращает на себя взгляды читателей).

Вам необходима тема, которая привлекает внимание и передает суть вашего послания. Она может быть официальной или неофициальной, серьезной или цветистой, традиционной или необычной. Но ее не может не быть. Вспомните историю про авиапассажира, занимавшегося на борту чтением своей почты. Какой e‑mail он прочтет первым: Статус предложения или Как добиться одобрения клиента? Уверены, что он не открыл бы письмо без заголовка, даже если бы знал его автора или читал все остальные письма.

Зачастую руководители устанавливают в своей почте автоматические фильтры, чтобы сортировать входящие сообщения по степени важности или сканировать метки отправителя и тему письма. Терри Диал, управляющая Wells Fargo в Калифорнии, удаляет треть писем, даже не открывая их, а потому очень внимательно относится к своим собственным заголовкам, так что отправляемые ею письма всегда прочитываются. Она остерегается не пройти фильтрацию маркированных сообщений и никогда не помечает их как срочные.

Слишком много отправителей помечают свои письма флажком «Срочно». Это можно сравнить с историей про мальчика, который кричал: «Волк!» – только здесь таких «мальчиков» великое множество. Даже если вы используете метку СРОЧНО избирательно, далеко не все поступают точно так же.

Не забывайте: если вы будете слишком часто поднимать ложную тревогу, это заметят и с адресом вашей электронной почты быстро расправятся.

Важно помнить об особенностях тех электронных сообщений, которые отправлены группе лиц. Все последующие ветви такой переписки связывают этих людей друг с другом, и каждый получатель может определить, относится та или иная реплика к нему или нет. Вас бы очень раздосадовало, если бы вы, прочитав три абзаца, обнаружили, что содержание не имеет к вам отношения. Сразу уточните, кому предназначается ваше сообщение, к примеру: Расписание по запуску ракеты для команды.

Не сохраняйте старые названия ни в ответах, которые не имеют ничего общего с актуальной темой, ни в переписке, которая продолжается до бесконечности с одним и тем же названием. С другой стороны, если вы добавляете нечто существенное к прежнему сообщению, то не меняйте название до тех пор, пока оно не перестанет быть актуальным. Если вы отправляете несколько сообщений, тематически не связанных между собой, лучше отправить их по отдельности. Это не отнимет у вас много времени, а письмо будет удобнее читать, равно как и ссылаться на него.

Благодаря адресу электронной почты вы можете дать читателю представление о том, кем именно являетесь. Следовательно, адрес должен хоть каким‑то образом показывать на экране ваше имя. (Приведем в пример приятелей, с которыми мы выбираемся на рыбалку: мы сразу определим, кто такой troutsmith@emailserver, но никогда не вспомним, кто скрывается под именем dryflier@emailserver.)

Люди привыкли удалять спам, и если имя им ни о чем не говорит, то письмо отправляется в корзину. Нелишней бывает практика заканчивать сообщения стандартной подписью с номером телефона, адресом и должностью. Многие предложения, приходящие на наш e‑mail, подписывались по такому образцу:

С уважением,

Скотт Катлер

Директор по передовым технологиям, руководитель технологических служб

Корпорация Compaq Computer, PC Products Group

[номер телефона]

Современное программное обеспечение позволяет настраивать и автоматически добавлять подписи для исходящих сообщений.