Подчиненные: «добровольные» стратегии

Прежде чем говорить о «засеве ТМ-бациллы» в светлые головы ваших подчиненных, давайте четко различим не­сколько разных вещей:

— Личный тайм-менеджмент, «самоменеджмент», кото­рый человек применяет добровольно.

— Командный / корпоративный тайм-менеджмент — обязательные для всех сотрудников компании или подразделения стандарты управления временем.

— Обычный регулярный менеджмент — вопросы распреде­ления функций, обязанностей, проектов и заданий между сотрудниками, вопросы мотивации и контроля и т.п.

Мы сейчас говорим только о пунктах 1 и 2. Общие вопро­сы управления подчиненными в компетенцию тайм-менедж­мента не входят. Наша задача сейчас более узка: привить сотрудникам эффективные навыки самоорганизации.

На семинарах для топ-менеджеров самые активные дискус­сии обычно вызывает вопрос «заставлять или не заставлять?».

Менеджеры более жесткие настаивают: не нужно ждать, пока что-то «прорастет». Менеджеры более мягкие подчеркивают, что тайм-менеджмент — дело достаточно индивидуальное, и чем выше «творческая» и «человеческая» составляющие в работе сотрудника, тем труднее в приказном порядке на­вязать ему методы самоорганизации.

Я сторонник совместного применения обоих подходов. Сначала нужно с помощью «ТМ-бациллы» задействовать внутренние, добровольные ресурсы, и лишь затем — вне­шние, ресурсы принуждения.

Первый шаг в стратегии добровольности — покажите лич­ный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте, организованность, пункту­альность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Эффективность подчиненных в конечном итоге работает на ваши результаты и ваш успех, поэтому не считайте зазорным для себя как руководителя проявлять уважение к времени подчиненных. На одном корпоративном тренинге участник сказал: «Я, конечно, спрашиваю, «удобно ли Вам говорить?», при звонке шефу или клиенту, но не подчиненному, какая мне разница, удобно ему или нет». Я спросил: «Для вас важ­нее ваш личный комфорт или интересы дела?»

Если вы владелец компании и при этом решили, что ваш комфорт и свобода важнее, чем эффективность ваших под­чиненных, — нет проблем, звоните им в 2 часа ночи, вы­зывайте на неожиданные совещания с неизвестной продол­жительностью и т.д. Вы собственник — вы в своем праве. Только не удивляйтесь, если у подчиненных будет такое же отношение к времени клиентов, а клиенты отплатят пере­ходом к вашим более пунктуальным конкурентам.

Но если вы не владелец компании — рекомендую к вре­мени и комфорту подчиненных относиться не менее внима­тельно, чем к собственному. Предъявите уважение к чужому времени без двойных стандартов.

Второй шаг — создайте мотивацию на применение ТМ-техник. «Мотивацию» — не путать со «стимулированием», т.е. не систему наград и наказаний, а понимание в головах сотрудников, почему временем нужно и можно управлять.

Что ваши подчиненные ответят на вопрос «Если вы будете больше успевать, будете ли вы больше зарабатывать?» Если «нет» — ваша задача чуть сложнее, чем, например, у началь­ника отдела продаж, где эффективность напрямую связана с вознаграждением. Но даже если ваши подчиненные не полу­чают материальной выгоды от повышения эффективности, они могут прислушаться к следующим аргументам:

— Больше комфорта в выполнении работы, за счет более грамотной ее организации.

— Снижение рисков, связанных с несоблюдением поставленных руководством сроков.

— Возможность раньше уйти с работы, потратить часть высвобожденного времени на себя.

Даже если экономия времени не принесет подчиненному непосредственно денег, вы должны дать ему понять, что он выигрывает, повышая эффективность работы. Будьте готовы «платить» — большей гибкостью в рабочем графике, более ран­ним уходом сотрудника домой (имеется в виду не сокращение рабочего дня, предусмотренного Трудовым кодексом, а сокра­щение сверхурочных работ) и т.п.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia ГГ-директбр в ходе корпо­ративного ТМ-проекта хотел побудить подчиненных больше внима­ния уделять самоорганизации. Для этого он ежедневно отмечал ко­личество дел, выполнявшихся подразделением в авральном режи­ме. Их оказалось около 80%. Эти факты убедили сотрудников в не­обходимости заняться тайм-менеджментом, и через некоторое вре­мя они сами более точно распределили между собой обязанности, составили график профилактических работ, план закупок оргтехни­ки для подразделений и т.п.

Обратите внимание: все эти результаты могли быть достигнуты и «сверху», с помощью регулярного менеджмента. Но ценность «ТМ-бациллы», «засеянной» в сотрудников, состоит в том, что они сде­лали все это сами, без принуждения. Руководитель не тратил «адми­нистративный ресурс», а формы организации, рожденные «снизу», обычно оказываются проще и эффективнее навязанных «сверху».

Третий шаг — двигайтесь маленькими шагами, но рит­мично. Высочайшее качество японской продукции — во многом результат идеологии «кайдзен»: небольших, но не­прерывных, ежедневных улучшений. Как и в личной работе, в корпоративном внедрении тайм-менеджмента не нужно глобализировать задачу. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и «самопонятнее» эти техники будут — тем лучше.

Алексей Чернин, председатель правления ОАО «Омскбанк», послеТМ-тренинга ввел в заседания правления «15 минут на тайм-менедж­мент». В ходе этих мини-совещаний он делился личным опытом осво­ения очередного инструмента из учебного органайзера и предлагал топ-менеджерам делиться их опытом. Аналогичные мини-совещания один из заместителей проводил для менеджеров среднего звена.