Технические форс-мажоры

Компьютеры, факсы и автомобили — ломаются. Такого рода форс-мажоры могут отнимать достаточно большое количе­ство времени. Но это еще не повод опустить руки.

Первый шаг управления форс-мажорами — перестать спи­сывать на них что попало. Начальник неожиданно озадачил, и нужно менять план дня — форс-мажор. Клиент опоздал на встречу — опять форс-мажор. Это вовсе не форс-мажор, а всего лишь изменчивость жизни вокруг нас. Чтобы с ней работать, нужно всего лишь освоить гибкое планирование. Форс-мажор, по определению, — обстоятельства непреодо­лимой силы. Что делать с ними?

Поломка техники — прекрасная возможность разгрести завалы. Да, вы не можете сейчас обзванивать клиентов по базе, оформлять договор или делать презентацию в Power Point. Но разве для того, чтобы думать, вам необходимы компьютер и принтер? Или это не вы регулярно сетуете, что нет времени на долгосрочные серьезные задачи? Ну так и набросайте план вашего никак не рождающегося «важного, но не срочного» документа.

Думать будет не давать волнение — как же, договор-то не оформляется. Забудьте: все равно сейчас повлиять на сломан­ную технику не в ваших силах. Если же все-таки свербит — займитесь хотя бы простой разгребательной работой: в бума­гах, на рабочем столе, в шкафах. Сделайте телефонные звонки, особенно неприятные, откладываемые со дня на день.

Кстати, у техники есть такое «кармическое» свойство — на следующий день выполнять все то же самое без всяких про­блем. А еще, вы не замечали, что именно тот e-mail, который отправляли долго и с мучительными трудами, потом вызы­вает такие последствия, что «лучше бы я его и не отправлял вообще»?

Если без техники совсем невмоготу — поищите альтер­нативные возможности. Где-нибудь поблизости есть ин­тернет-кафе с принтером? Почтовое отделение с услугой отправки факсов? Уличный таксофон, с которого сейчас во все большем количестве городов России можно спокойно позвонить по межгороду?

Создавайте резервные копии информации. У технарей это называется «бэкап». В хорошо управляемых компаниях IT-департамент регулярно создает резервные копии всей кор­поративной информации. Но даже он не охватывает все. Например, как насчет контактов в мобильном телефоне? Давно ли вы синхронизировали их с Outlook? Один мой знакомый уронил в реку мобильный телефон, в котором было 300 контактов клиентов, нигде не сохраненных. Вос­станавливал потом полгода.

Или — бумажные визитки. Хорошо бы регулярно перено­сить информацию с них в электронное хранилище контак­тов. А то ведь именно в нужный момент визитка потеряется, а на ней от руки записаны мобильный телефон контрагента и его ценные мысли...

Наконец, ключевые текущие документы. Обязательно ре­зервируйте их на дискету или USB-флэшку, хранимую по­дальше от компьютера (на случай прорыва батареи отопле­ния). Контактную и справочную информацию желательно еще дублировать в бумажном виде — на случай проблем с компьютерами, читаемостью файлов и т.д.

Казалось бы, возникает дополнительная работа — как это вяжется с тайм-менеджментом? Но мы помним один из

основных принципов тайм-менеджмента в условиях россий­ского бездорожья и разгильдяйства: рассчитывать не на пла­ны, а на непредсказуемость обстановки. Военные, которые постоянно имеют дело с непредсказуемостью, давно освоили принцип дублирования значимой информации, каналов свя­зи, систем защиты. Не считайте себя умнее тысячелетнего опыта человечества, подстелите соломки заранее.