Определение бюджета времени на задачу

Высший пилотаж среднесрочного планирования — точно определять еженедельный бюджет времени на крупную за­дачу, чтобы гарантированно уложиться в сроки. Например: вам нужно написать большую статью, книгу, диссертацию, положение о подразделении, бизнес-план развития регио­на... Сколько времени нужно еженедельно или ежедневно выделять на задачу, чтобы не превратить ее из важной, но не срочной в горящую и авральную?

Вспомним простой подход, многим хорошо известный по подготовке к экзаменам. Примерно так: «На подготовку у меня есть 10 дней, нужно подготовить 40 билетов. На каж­дый билет нужно потратить минимум час. Таким образом, каждый день мне нужно выделять на подготовку 4 часа».

Алгоритм следующий:

— Определили общий объем работы в любом измерителе (40 билетов).

— Определили производительность труда (1 билет в час).

— Через производительность труда связали сроки и бюд­жет времени (нужно выделять 4 часа в день).

Аналогично вы можете поступить с любой крупной за­дачей, например: «Мне нужно подготовить документацию по 20 товарным позициям за 10 дней. На работу с одной товарной позицией уходит около часа. Значит, в день нужно выделять на эту работу 2 часа».

Таким образом, вместо абстрактного «к середине сентяб­ря» у вас появляется очень конкретное «нужно выделять 2 часа в день» или «8 часов в неделю». Это гораздо сильнее

Планирование: как укладываться в сроки 91

мотивирует и при этом дает возможность четко отслеживать, укладываетесь вы в плановые сроки или нет.

Связку сроков и бюджета времени можно автоматизиро­вать. Расскажу эту технику на примере книги, которую вы держите в руках.

Пройдем еще раз три шага алгоритма:

1. Определите общий объем задачи в каком-либо измери­теле — страницы, главки, пункты... Для книг и статей удоб­но применять количество знаков. Эта величина наверняка сначала будет приблизительной — ничего страшного, будете корректировать ее по ходу дела.

2. Определите производительность труда. Для этого фик­сируйте длительность и результативность каждой рабочей сессии. Рекомендую это делать в Excel либо в Outlook с пос­ледующим экспортом в Excel. Например, вот выдержка из моего реального хронометража проекта «П-книга» (т.е. «по­пулярная книга», в отличие от первой книги, написанной в более строгом жанре):

П-книга: «хронос» и «кайрос» СПб: кафе 5900 23.03.2005 15.45 1.15

П-книга: планирование: кейс самолет 3700 31.03.2005 8.15 1.00

В первой колонке — краткое обозначение части работы (в данном случае — главы). Далее — поля «Место», коли­чество знаков, время начала задачи, длительность. Данные экспортированы из Outlook, поэтому не пугайтесь слож­ности цифр: они формируются автоматически при экспорте

92 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

в Excel, я лишь фиксирую в календаре продолжительность работы над задачей.

— С помощью производительности труда свяжите сроки
с еженедельным бюджетом времени. Например, вот
реальная выдержка из excel-файла книги на момент
написания этой главы: