Как организовать его

В быстро меняющемся мире

Проза жизни: вчера — рано, завтра — поздно, сегодня — некогда.

Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей. Но между целями и результатами лежит большое количес­тво рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки?

Первое, что нужно для этого сделать, — избавиться от нашего традиционного русского самоуничижения на тему, «как мы, русские, не можем ничего планировать, как мы все решаем в последний момент, вечно живем в авралах, ах, ка­кая жалость, что мы не немцы». Полноте, друзья. Когда хо­тим — мы вполне способны планировать, иначе не победили бы в великой войне и не запустили бы первого человека в космос.

Посмотрите вокруг себя. Я уверен: вы найдете людей организованных, целеустремленных, грамотно и разумно планирующих работу — и при этом не превратившихся в роботов, открытых к спонтанности и эмоциям. Давайте ориентироваться на лучшие образцы, а не на худшие. Ук­ладываться в сроки нетрудно — достаточно перестать себя зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизован­ности. И — начать планировать, грамотно и вдумчиво. Пря­мо сейчас, именно в сегодняшний день. Не «с понедельника». Приступим!

58 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

План на день

Дорогой читатель, не в моем стиле предлагать вам непрелож­ные истины и «правильные» ответы, поскольку в менедж­менте правильных ответов не существует. Что для одного правильно и работоспособно, другому совершенно не подхо­дит. Но сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.

Плохие новости: «десять электронных писем во «Входя­щих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», — планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике — это не принципиально.

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для си­туаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете про­цесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в из­меняющихся обстоятельствах ориентироваться.

Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жесткие рамки, — мы сейчас об­судим. Необходимо учесть: план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Как гово­рил один полковник на моей военной кафедре, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Голова человека не способна держать слишком много информации одновремен­но. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст вам управляемость и подкон­трольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире 59

На открытом семинаре в Киеве один из участников, чаще всего при­диравшийся не по делу, вышел рассказывать результаты работы своей группы над кейсом. «На флипчарте я расписание рисовать не буду, я вам словами расскажу- в 9.00 мы делаем то-то, в 9.30 то-то, в 11.00 то-то...»Я прервал его и спросил: кто помнит, во сколько мы подписываем документы, а во сколько идем к шефу? Группа молчит. «Вот видите, мы целый день неоднократно вспоминали принцип материализованности, и именно тот, кто считал, что лучше всех все знает, демонстрирует полное отсутствие навыка материализовать значимую информацию». Группа согласилась: мозгом простые ве­щи понимаем, но делать - не умеем. Мораль: не спешите думать, что вы уже все умеете. Труднее всего даются самые простые и банальные вещи. Понаблюдайте за собой повнимательнее и не стесняйтесь оттачивать именно простые инструменты.

Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жестко настаивают — с вечера. На мой взгляд, в планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы:

— Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предсто­ящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

— Планировать день сутра — хорошо сочетается с реше­нием «уточняющих задач», т.е. согласованием (или под­тверждением) времени встреч с контрагентами, разда­чей поручений и уточняющей информации подчинен­ным и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

В любом случае, с вечера или с утра планировался день, — к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно корректироваться при изменении

60 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит гра­мотное планирование — часы, а иногда и недели, освобож­денные от лишней работы.

Если вы достаточно много перемещаетесь по офису или по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник либо рас­печатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного для вас формата.

Борис Дьяконов, исполнительный директор ОАО «Банк24.ру», пла­нировал на бланках А4 - он мало времени проводил на рабочем месте, и ему было очень удобно ходить по офису с планшеткой этого формата в руках. На бланк утром выписывались все задачи и встре­чи из ежедневника, в ходе дня делались пометки о выполнении, вписывались новые задачи и на половине листа велся хрономет­раж. Вечером все появившиеся за день задачи вносились в еже­дневник. После перевода личной системы планирования на Outlook план дня стал формироваться автоматически (в Outlook для этого много удобных представлений, включающих и календарь, и задачи, и место для заметок). Изменения с бумаги в Outlook переносились секретарем.

Date: 2015-11-14; view: 567; Нарушение авторских прав