Технология смены рабочих ТМ-решений

При развитии личной системы управления временем, в частности в ходе решения задач ее компьютеризации, часто возникает проблема перехода с одного носителя, одной системы, на другую. Казалось бы, ничего сложного: заводим электронный органайзер, выписываем в него все данные из бумажного, отправляем бумажный в архив.

Реально все несколько сложнее. Как правило системы самоуправления удобно строить описанным выше методом скользящего проектирования, то есть пробуя множество разных вариантов, уточняя структуру системы в ходе ее использования. Такое экспериментирование может быть чрезвычайно увлекательным, но его трудно сочетать с эффективным использованием системы. Например, если вы пробуете сразу несколько разных способов упорядочения задач в органайзере, высока вероятность, что какие-то из задач в этом беспорядке просто потеряются, и вы не вспомните о них в нужное время. Здесь можно вспомнить более общую закономерность: любая система качественно нового уровня (следующей S-кривой, в терминах ТРИЗ), как правило на раннем этапе развития хуже прежней системы, менее эффективно выполняет требуемые функции.

Таким образом возникает вопрос: как не снижать эффективность работы системы в ходе радикальных ее преобразований. Фигурально выражаясь, если вы едете на автомобиле и видите впереди пропасть, вам нужно вырастить автомобилю крылья и пропеллеры, не потеряв при этом в скорости. Ясно, что это достаточно общий вопрос, касающийся любых процессов развития. Мы сформулируем принципы его решения на примере развития личной системы управления задачами, но эти принципы применимы и к решению других задач, в том числе на корпоративном уровне.

Первым шагом в таком переходе может быть осознание необходимости преобразований, ощущение пределов развития, до которых дошла предыдущая система, и выработка понимания — что именно нужно менять, и в какую сторону. Причем такими вопросами стоит задаваться в момент, когда старая система вас полностью устраивает и работает прекрасно. Скорее всего, скоро в ней начнут ощущаться пределы, неадекватность усложняющимся задачам и ситуациям. Желательно чтобы к этому моменту у вас скопилось достаточно мыслей и наработок по новой системе, на которую нужно перейти.

Второй шаг — создание «области пилотного проекта». Например, если вы планируете переход с бумажного органайзера на электронный, можно в качестве такой области выделить те и только те задачи, которые выполняются за компьютером. Это позволит достаточно четко отделить новую систему от старой, ясно различать, что остается под управлением старой системы, а что переходит «в епархию» новой. Область пилотного проекта, естественно, является «местом хаоса» — зоной экспериментирования, апробирования различных возможностей. Таким образом «место хаоса» работает в режиме развития, кристаллизации новых решений из хаоса проб и идей. Старая же система является «местом порядка», работающим в режиме функционирования, обеспечивающего максимальную эффективность.

Третий шаг можно делать, когда в «месте хаоса» окончательно «созрело» новое решение, т.е. завершен или почти завершен этап скользящего проектирования. Например, вы точно определились, каким образом собираетесь управлять задачами в Outlook, апробировав несколько разных способов и на практике (а не в размышлениях) оценив их сравнительное удобство и эффективность. После этого нужно максимально коротким и решительным ударом упразднять старую систему, передавая все ее функции новой. В нашем примере — потрошить бумажный органайзер, переписывая все контакты, дела и заметки в соответствующие разделы Outlook’а.

Возвращаясь к аналогии с автомобилем: чтобы не сбавлять скорость при перестройках, мы запускаем рядом с собой второй автомобиль, над которым проводим эксперименты по выращиванию наилучшей формы крыльев и пропеллеров. В соседнем автомобиле сидит всего один человек и нет никакого груза, поэтому эксперименты осуществлять легче, чем со старым автомобилем. Когда новый автомобиль окончательно сформировался как самолет, и пилот-экспериментатор из него кричит «все готово», можно перепрыгивать в родившийся рядом самолет и перекладывать в него груз. Дальше остается запустить скорость, взлететь, и помахать ручкой безнадежно отставшему старому автомобилю.

Эту схему можно применять к любым процессам развития. Когда все прекрасно и замечательно, нужно выражать недовольство ситуацией и начинать готовиться к переходу с автомобиля на самолет. Ведь внешний мир непрерывно изменяется, и то решение, которое прекрасно сегодня, будет совершенно неадекватным завтра. Поэтому всегда стоит помнить: совершенству — нет пределов!

Файл – приложение - organizer.xls