Студенческий ТМ: 3 ч. 57 мин. на дорогу

Системное управление временем началось, как и у многих, с прочтения в среднестуденческие годы «Этой странной жизни» Даниила Гранина. Как человека математического и с некоторой бюрократической жилкой, сразу зацепила именно техническая сторона управления личным временем. «Мировоззренческая» пока скорее осталась за кадром, тем более что в потрепанной книге из университетской библиотеки не хватало последних нескольких страниц, где говорится об ответственности за время и необходимости «обучении времяпользованию» в школах.

График у меня тогда был достаточно плотный: университет, курсы английские, курсы водительские, курсы валаамских экскурсоводов. Кстати, случайность это или важнейшее отличие «родных» целей от «не родных»: водительские курсы были «потому что нужно и в жизни пригодится». До сих пор не пригодились, и, видимо, не пригодятся – если уж идти на такое тайм-менеджерское безумие, как езда на автомобиле в московских пробках, то только с шофером, чтобы самому тратить это время на что-то более полезное. А валаамские курсы совершенно не были связаны с социально-ожидаемыми «необходимостями» – просто с удовольствием читал книги И.С.Шмелева, в частности «Старый Валаам», и заочно влюбился в это замечательное место. В результате – месяц прекрасного северного курорта (за который мне же еще деньги платили), яркие воспоминания. Плюс полезнейший опыт работы с группами туристов от 30 до 110 человек на открытом воздухе, после которого вести тренинги в любой аудитории не составляет ни малейшего труда. Думаю (в порядке ТМ-гипозеы), что любые «родные» дела имеют больше шансов, чем «неродные», оказаться полезными и при взгляде на них через несколько лет, когда в жизни многое изменилось.

Но вернемся к хронометражу. Дел много, времени мало, хочется успевать. Первый хронометраж велся на бумаге (не помню уже в каком виде) с занесением результатов и их анализом в Excel. Сначала вручную составлялась обзорная табличка по дню и неделе, затем, также вручную, подсчитывалось количество времени по категориям. Впоследствии внесение данных было упрощено – рядом с «картинкой» появились столбцы с буквами-классификаторами, например, напротив лекции по дифференциальным уравнениям могло быть что-то типа «у», т.е. учебы в университете, несколько одинаковых букв «у» по вертикали (точность учета была 5 минут). Под портретом рабочей недели Excel автоматически формировал раскладку времени по категориям.

Первые результаты были не то чтобы шокирующими, все-таки время студента более крупно структурировано, чем менеджерское, но дающими полезный материал для размышления. Наиболее интересной оказалась цифра «в среднем на дорогу в рабочий день тратится 3 часа 57 минут» (см. левую картинку в таблице; категория «еда», кажется, подразумевала чтение во время еды, поэтому поглотителем времени не считалась; категория «универ» включала и собственно учебу, и общение).

Для того, чтобы время на дорогу оптимизировать, была построена его классификация (см. правый рис. в таблице; константы служили, кажется, для автоматического разнесения времени по категориям затрат). Классификация включала пешую ходьбу, несколько видов чтения и бесполезные расходы (сборы, и т.п.) Виды чтения различались по «качеству» – в спокойном транспорте самое лучшее и «умное», в переполненном транспорте более простое, и т.п.

Благодаря классификации были внесены достаточно серьезные изменения в логистику перемещений, повысившие полезность использования времени. Например, оказалось, что при поездках с одной учебы на другую лучше не заезжать домой. Вроде бы общее дорожное время увеличивается, но резко улучшается его качество – меньше ходьбы и одеваний-раздеваний (плюс всяких «до выхода из дома все равно всего полчаса, работать смысла нет»), больше – чтения высокого качества или основной работы (вместо заезда домой можно, например, засесть где-нибудь в универе и спокойно переписать пропущенную лекцию).

Главный результат этих изысканий – в голове сформировался «персональный отдел логистики», входящий в общую структуру личного ЗАО. С тех студенческих лет я ни разу не проводил глубокий хронометраж дорожного времени, но «отдел логистики» при планировании любых встреч и поездок автоматически просчитывает оптимальные маршруты, причем оптимальные не только по времени, но и по полезности его наполнения. Кстати, эти оптимальные маршруты часто не совпадают с «самоочевидными». Если вы читали «Банкир» Лесли Уоллера, то вспомните, как финансовый магнат от резиденции до конечной станции метро ехал на Роллс-Ройсе, а дальше до офиса – на метро. Действительно, живя в мегаполисе, «нелинейной логистикой» приходится заниматься постоянно. Например, в аэропорт Домодедово я еду 45 минут на аэроэкспрессе, а не 30 на такси, т.к. в экспрессе можно спокойно работать на ноутбуке и при этом нет риска попасть в пробку.

Еще один интересный результат первых студенческих хронометражей – более «проактивный» подход к планированию работы. Например, когда очень не хочется сдавать крайне неприятный кафедральный спецкурс, на который не счел приоритетным ходить, вместо двухнедельной зубрежки проводится разведка. Данные разведки показывают, что вместо кафедрального можно зачесть любой другой спецкурс, если твоя кафедра на это письменно согласна. Дальше дело за малым: убедиться в согласии заведующего кафедрой на замену, найти подходящий спецкурс у любого дружественного преподавателя, и потратить полчаса на подобающее бюрократическое оформление всей комбинации, экономящей массу времени и нервов. (Последователи некоторых современных интернет-движений заметят, что с точки зрения тайм-менеджмента еще лучше сразу бросить вуз, и будут отчасти правы. Но лишь отчасти: любая большая социальная система имеет массу неэффективностей и ненужностей, но это не повод от нее отказываться. Нужно просто эти неэффективности обходить).

Привязка к целям и анализ «напряженности»

Следующим шагом стала привязка к целям. Вместо «механической» классификации, использовавшейся ранее (универ – дорога – курсы – и т.п.) появилась классификация на несколько ключевых направлений, в каждом из которых было 4-5 поднаправлений.

Главными целями хронометража на этом этапе было снижение расходов на менее приоритетные категории (верхний график) и отслеживание / поддержание баланса по основным категориям. Что означают 5 часов на «перекуры» в понедельник – затрудняюсь объяснить (бумажные хронометражи не сохранились, только электронные обобщенные выжимки из них), возможно туда была отнесена сладкая полудрема на каком-нибудь университетском мероприятии. А может быть, Excel где-то ошибся.

После начала трудовой карьеры появились квартальные и годовые цели и подцели, т.е. расходы времени отслеживались уже не по ключевым направлениям, а по целям (фактически это было переходом от «функционального» учета времени к «проектному»). Тогда же, во время работы в банке, я познакомился с Balanced Scorecard (пришлось покупать книжку Нортона и Каплана на amazon.com, в России на тот момент она вроде бы еще не переводилась) и попробовал приложить эту методологию к управлению личным временем. Большого развития в моей личной работе эта идея не получила, хотя до сих пор представляется мне полезной и интересной. Вообще, тонкие и сложные формы классификации и разнесения затрат времени мне сейчас не близки («переболел» этим в первые два года хронометража), предпочитаю использовать более грубые и простые инструменты решения частных задач, а не универсальной и всеобъемлющей оптимизации личной работы.

Пример такого простого решения частных задач: появление показателя, любимого и активно применяемого до сих пор – распределения времени на категории по степени напряженности. Работа помощника Председателя Правления предполагала достаточно высокую свободу и ненормированный график, как и дальнейшая жизнь консультанта и бизнесмена. Поэтому важным элементом личной работы уже тогда стало нормирование и регулирование количества насилия над собой, без которого я не мыслю развития (см. рецензию на «Пандем» Дяченко).

На графике с неточным названием «по эффективности» виден пример отслеживания динамики напряженности времени. Обычно она отслеживалась за неделю; также иногда проводились сравнения с прошлым годом. В тогдашней системе к первой категории относилась вся работа (и профессиональная, и «культурная», и учеба), ко второй – все «обеспечение» (пешая ходьба, хозяйство, и т.п.). Сейчас (2004 г.) напряженность делится несколько по-другому, но суть осталась прежней: выжать из своего организма биологически и интеллектуально возможный максимум. А также, оптимизируя организацию работы и отдыха, повышать нормативное значение этого максимума.