Последовательность налаживания обзора

Однажды я консультировал председателя правления банка – весьма эмоционального и экстравертного человека, предпринимательски-хаотичного психотипа. Его время планировалось секретарями, в основном это были встречи с сотрудниками и клиентами. Не хватало обзора задач для себя, дающего картину приоритетных направлений деятельности.

Увидев, что клиенту нравится все разноцветное и бумажное, я порекомендовал повесить на стену большую белую магнитную доску, и закупить к ней цветных фломастеров и стикеров. «Любые мысли, задачи, темы «на контроль» пишите на разноцветных стикерах и лепите на доску, либо записывайте фломастером». Клиент сначала удивился – «Давайте сделаем какой-нибудь календарный график…» – «Нет, график пока не нужен, просто сваливайте все в одну кучу на доске».

Буквально в течение нескольких дней на доске стала вырисовываться некая структура: стратегические задачи в одном углу, делегированные в другом; появилось сознательное применение цветов стикеров (важное – красным, и т.п.). Важно, что этот обзор, оптимальный для клиента, был выращен постепенно, не придуман из головы. Поэтому он оказался и простым, и удобным.

Точно такой же подход стоит применять в налаживании обзора на Outlook:

1. Сначала привыкнуть «держать все в одном месте» – любую информацию и дела обязательно фиксировать в виде задач в Outlook;

2. По мере увеличения количества этих задач «выращивать» в них первоначальный порядок: разработать ключевые области, разделить задачи по МСВ-принципу на «близко-нужные», «средние» и «дальние», и т.п.

3. Освоившись с простыми формами обзора, внедрять «тонкие» – различные пользовательские представления и двухмерные графики.

Гибкое и жесткое планирование на Microsoft Outlook

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.

Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.

Гибкое планирование, как и многое новое - это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:

· Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения ­– «Пятница, 15.00».

· Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.

Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).

Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:

Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.

Как настроить отображение календаря с панелью задач:

1. Зайдите в раздел «Календарь».

2. В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … - по горизонтали дни, по вертикали часы.

3. В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.

Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».

Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» - все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.