Настройка пользовательских представлений

MS Outlook предоставляет достаточно удобные возможности для создания различных представлений списка задач. Каждое представление – это некая совокупность правил отбора задач и правил их отображения, удобных в разных ситуациях.

Чтобы настроить существующие представления, или создать новое, нужно в главном меню программы выбрать пункт «Вид», а выпавшем меню выбрать «Текущее представление». Выбирая одно из представлений, присутствующих в списке, вы определяете, каким вы хотите видеть список задач – например, все задачи, сгруппированные по категориям, или только завершенные задачи, и т.д.

Пункт «Определить представления» задает новые представления; «Изменить текущее представление» – позволяет донастраивать уже имеющиеся. При его выборе появится окно следующего вида:

Рассмотрим возможности этого меню:

Поля. Можно выбирать, какие поля задач будут отображаться в настраиваемом представлении. Проще говоря, какие столбцы будут присутствовать в списке задач.

Нужно просто выбрать поля из левого столбца и нажатием кнопки «Добавить ->» добавить их в список отображаемых полей справа. Это очень удобная возможность, поскольку в разных ситуациях нам важно видеть разные параметры задач. Например, можно убрать поле «Кем поручена» для представления собственных задач, и наоборот добавить его в представления для отображения задач делегированных.

Группировка. На примере группировки по категориям эта функция была описана выше. Группировать можно по любым полям. Например, в представлении «Делегированные задачи» логично настроить группировку по полю «Исполнитель».

Сортировка – можно сортировать задачи внутри групп по разным признакам. Например, по теме, по сроку исполнения, по степени важности и т.п. Причем сортировка, как и группировка, может быть вложенной. Например, сначала задачи могут сортироваться по теме, а потом по дате.

Отбор – позволяет отображать в представлении только задачи, удовлетворяющие определенному признаку. Например, это важно, когда мы хотим видеть одновременно только список задач, относящихся к одной и той же категории, или содержащие в теме только определенные символы, или только те, у которых в качестве срока исполнения установлена сегодняшняя дата (такой отбор удобен для представлений, связанных с оперативным планированием).

Другие настройки – позволяют настраивать внешний вид таблиц с задачами. Изменять шрифт, вид линий, включать поле просмотра задачи (когда не нужно два раза щелкать на задачу, чтобы увидеть ее содержимое, а достаточно просто выбрать задачу, нажав на нее мышкой).

Автоформат – позволяет задавать формат отображения текста для задач параметры которых отвечают определенным условиям. Например, можно сделать так, чтобы все важные задачи (имеющие соответствующую пометку) отображались полужирным шрифтом и красным цветом.

Теперь рассмотрим эти полезные возможности на примере. Предположим, мы хотим создать обзор стратегических задач, позволяющий «помедитировать» над долгосрочным планированием, не отвлекаясь на текущие мелочи. Для этого в представлении нужно осуществлять отображение задач только категории «Стратегия», сортируя их по важности. Также будет полезно отображать наиболее важные задачи красным полужирным шрифтом.

Чтобы отобразить только задачи, относящиеся к стратегическому горизонту планирования, т.е. относящиеся к категории «Стратегия», нужно задать в представлении отбор по категории.

Создадим новое представление. Для этого пункте меню «Вид» - «Текущее представление», нужно выбрать пункт «Определить представление».

Появится окно следующего вида –

Кнопки в правой части окна дают нам возможность производить манипуляции с уже существующими представлениями, либо создавать новые. Нажимаем на кнопку «Создать…». Начальное окно создания представления имеет вид –

Здесь нужно задать имя представления (в нашем случае «Стратегия», или «Только Стратегия», или как будет угодно читателю). В качестве типа представления мы в нашем примере выберем «Таблица». И поставим флажок рядом с «во всех папках «Задача»».

Дальше появляется окно, которые мы детально описывали выше – оно называется «Сведения о представлении». Здесь-то мы и реализуем представление с описанными выше параметрами. Итак, для реализации отбора по категории выберем пункт «Отбор» в меню «Сведения о представлении». Появляется новое для нас окно –

На открывшейся вкладке «Задачи» можно настроить отбор по некоторому тексту, который содержится либо в поле темы задачи, либо заметках этой задачи. Также здесь можно отбор по получателю и отправителю задачи, по ее состоянию (например, выполнена или нет) и срокам исполнения (например, можно сделать отбор задач со сроком до или после определенной даты).

Однако нам нужно сделать отбор по категории «Стратегия». Отбор по категориям реализуется на вкладке «Другие условия» --

Теперь можно выбрать одну или несколько категорий, которые будут отобраны и отображены в создаваемом нами представлении, нажав на кнопку «Категории».

Далее нужно задать сортировку задач по важности. Для этого в окне «Сведения о представлении» нужно нажать на кнопку «Сортировка» и выбрать в качестве первого признака для сортировки – важность –

Теперь в нашем представлении отбираются только задачи из категории «Стратегия», они сортируются по важности. Остается сделать так, чтобы важные задачи выделялись красным полужирным шрифтом.

Для этого в «сведениях о представлении» нажимаем на кнопку «Автоформат». Появляется еще одно новое для нас окно, уже содержащее несколько стандартных правил автоформатирования задач –

Здесь мы можем либо создавать новые правила автоформатирования для нашего представления, либо удалять старые и редактировать их. Добавим новое правило (кнопка «Добавить»).

Здесь зададим имя для нашего правила и выберем шрифт, которым будет отображаться задача, отвечающая условиям, которые нам также предстоит задать. Окно задания параметров шрифта стандартное и его мы приводить не будем. Условие автоформатирования задается в уже знакомом нам окне:

Нужно отобрать задачи по важности, значит нужно поставить галочку около «Важность элементов» и выбрать из списка высокую важность. Теперь наше представление отвечает заданным для примера условиям.

Теперь если мы хотим подвергнуть анализу наши стратегические задачи нужно просто активировать это представление в меню «Вид / Текущее представление». Полученный обзор стратегических задач будет выглядеть так:

Date: 2015-11-15; view: 381; Нарушение авторских прав